11 MEI 2016 BAHAGIAN AUDIT DALAM 1 ASET ALIH Aset kerajaan merupakan barangbarang awam yang dibeli dengan wang kerajaan atau dalam bentuk sumbangan ID: 588327
Download Presentation The PPT/PDF document "TAKLIMAT PENGURUSAN ASET" is the property of its rightful owner. Permission is granted to download and print the materials on this web site for personal, non-commercial use only, and to display it on your personal computer provided you do not modify the materials and that you retain all copyright notices contained in the materials. By downloading content from our website, you accept the terms of this agreement.
Slide1
TAKLIMAT PENGURUSAN ASET
11 MEI 2016
BAHAGIAN AUDIT DALAM
1Slide2
ASET ALIH
Aset
kerajaan
merupakan
barang-barang awam yang dibeli dengan wang kerajaan atau dalam bentuk sumbangan dari agensi luar. Jenis aset :Aset tak alih (tanah, bangunan, infra)Aset alih (harta modal, inventori)Aset hidup (ikan, haiwan, tumbuhan)Aset Alih:-Harta modal – barang tidak luak yang bernilai RM3,000.00 dan ke atas seunit dan jangka hayat melebihi setahunInventori – barang tidak luak yang bernilai kurang daripada RM3,000.00 seunit dan jangka hayat melebihi setahun
2Slide3
Peraturan
Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan,
Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 tahun 2007; dan Pekelililing Bendahari Bil. 1 Tahun 2008: Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Putra MalaysiaTatacara Penjagaan Aset, Pengurusan Kehilangan Dan Tindakan Yang Boleh Dikenakan Apabila Berlaku Kehilangan
3Slide4
Tatacara
menguruskan
Harta Modal
dan
Inventori meliputi: Bab A : Penerimaan Bab B : Pendaftaran Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Bab D : Penyelenggaraan Bab E : Pelupusan Bab F : Kehilangan dan Hapus kiraPROSES PENGURUSAN ASET ALIH4Slide5
PELANTIKAN PEGAWAI ASET
Setiap
ketua PTJ
hendaklah melantik sekurang-kurangnya seorang pegawai aset di PTJ
masing-masing
dan mengemukakan maklumat tersebut kepada Pejabat Bursar untuk rekodSebarang perubahan hendaklah dimaklumkan ke Pejabat Bursar dari semasa ke semasa.5Slide6
Tatacara Pengurusan Aset Alih
UPM
Memastikan
/melantik :Pegawai aset dilantik
diperingkat
PTJ oleh Ketua PTJ;Bahagian Audit Dalam menjalankan pemeriksaan ke atas aset mengikut jadual yang telah ditetapkan (lapor ke JPU, JKA dan PTJ);Pegawai aset PTJ yang dilantik perlu membuat pemeriksaan ke atas aset sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun (lapor ke Pejabat Bursar untuk perekodan);Ahli J/kuasa pemeriksa pelupusan dilantik; danJawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset.6Slide7
Menubuhkan
J/
kuasa Pengurusan Aset
Kerajaan peringkat UPMMengemukakan laporan tahunan
di
dalam
JKPAK, JPKA dan KPT setiap suku tahun oleh Pejabat Bursar iaitu :Laporan tahunan harta modal dan inventoriLaporan pemeriksaan harta modal dan inventori (dikemukakan oleh Bahagian Audit Dalam dan PTJ)Laporan tahunan pelupusan asetLaporan tahunan tindakan seurcaj/tatatertib7Tatacara Pengurusan Aset Alih UPM (samb)Slide8
Tatacara Penjagaan Aset, Pengurusan Kehilangan Dan Tindakan Yang Boleh Dikenakan Apabila Berlaku
Kehilangan
Bahagian 1: Kaedah Penjagaan Aset dan Inventori;
Bahagian 2: Pengurusan kehilangan; danBahagian 3: Tindakan yang boleh dikenakan apabila berlaku kehilangan.
8Slide9
A - PENERIMAAN
9Slide10
PENERIMAAN
Objektif
:
Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi
yang
ditetapkan
Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesananMemastikan aset diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk digunakan10Slide11
Penerimaan
/pengesahan
Garis Panduan Penerimaan dan Pengesahan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja
(SOK/KEW/GP009/BUY) menyatakan bahawa:-Penerima peralatan perlu dibuat oleh pengguna sendiri sekiranya barang yang dibeli agak rumit. Lantikan Jawatankuasa Teknikal atau individu mahir untuk membuat pemeriksaan dan pengesahan terimaan bagi peralatan yang perlukan kepakaran.Penerima perlu memastikan perolehan diterima mengikut kuantiti mencukupi, tidak rosak dan memenuhi spesifikasi ditetapkan.
Latihan
jika berkaitan telah disempurnakanSlide12
PENERIMAAN
Semak
butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan
aset
yang diterima adalah betulAset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannyaSekiranya pengesahan tidak dapat dibuat dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian”12Slide13
PENERIMAAN
Dokumen
yang telah
disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan
hendaklah
dihantar dengan serta merta kepada pembekalPegawai penerima hendaklah memastikan aset diterima beserta dengan surat jaminan dan manual penggunaan. 13Slide14
PENERIMAAN
Senarai
semak dokumen sokongan bagi pembayaran melalui PO
a)
Dokumen
Asas :Daftar format perakuan penerimaan dokumen tuntutan drpd pembekal melalui POPesanan belian(PO) asalInvois asalDO asal yang telah disahkan terimaan & perakuan pembayaranBorang ROSebutharga pembekalLaporan penilaian prestasi pembekal PTJb) Dokumen tambahan :Laporan FAMS yang telah disahkan oleh pegawai yang diberikuasa 14Slide15
B - PENDAFTARAN
15Slide16
PENDAFTARAN
Objektif
:
Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini
Memudahkan
pengesanan dan pemantauanMembolehkan keadaan aset diketahuiMemudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset16Slide17
PENDAFTARAN
Setiap
aset perlu
didaftar serta-merta dari tarikh pengesahan
penerimaan
Aset
yang diterima secara hadiah hendaklah didaftar dengan nilai nominal RM1.00Rekod pendaftaran – Sistem FAMSCetakan daftar individu dibuat untuk pembelian mulai tahun 2008 dan ditandatangani oleh pegawai aset17Slide18
PENDAFTARAN
Semua
aset
hendaklah didaftarkan oleh Pegawai aset PTJ melalui
sistem
FAMSDaftar aset hendaklah dikemaskini sekiranya terdapat:Penambahan/penggantian/naiktarafPemeriksaan asetPelupusanhapuskira18Slide19
Pendaftaran
Baharu
FAMS – No. Barkod
(mengikut klasifikasi)Jenis Aset (asset product)Lokasi
Am
sebenarPenggunaAmsebenar19Slide20
PROSES PENDAFTARAN ASET DLM FAMS
Rujuk
Arahan
Kerja Pendaftaran Aset UPM/SOK/KEW/AK004/AST
20Slide21
Pendaftaran
– aset
dipindah/bertukar
pemilikFAMS – Lokasi AmsebenarPengguna
Am
sebenar
Kod PTJ – Seksyen Aset untuk tukarkan21Slide22
PENDAFTARAN
Senarai
aset di lokasiMengunapakai borang
KEW.PA-7
dan senarai hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi, atau PYB 22Slide23
Barkod
dan ID
Aset
Pelabelan Setiap aset diberikan nombor pendaftaran
secara
berturutan melalui sistem FAMS dan kod bar untuk tujuan verifikasiBarkodPerlu ditampal di atas asetJika tidak sesuai- tampal di dalam buku log (daftar aset yang difailkan)ID Aset- ID aset hendaklah ditulis pada aset menggunakan pen dakwat kekal.23Slide24
ID
Aset
Barcode
ID
dan
BarcodeSlide25
C- PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
25Slide26
PENGGUNAAN
Aset
hendaklah
digunakan bagi tujuan rasmi, dikendalikan dengan
cekap
, mahir dan teratur bagi tujuan:-Mengelakkan pembaziran;Menjimatkan kos;Mencapai jangka hayat;Mencegah penyalahgunaan;Mengelakkan kehilangan.26Slide27
TANGGUNGJAWAB
Setiap
pegawai
adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakkan atau
kehilangan
aset dan inventori dibawah tanggungjawabnya.Pegawai yang telah diberi kemudahan menggunakan aset universiti adalah dipertanggungjawabkan supaya memastikan keselamatan aset diberi perhatian dan penjagaan keselamatan secara sama atau lebih daripada milik persendirian.27Slide28
Pendaftaran
aset
penyelidikan
Dalam tempoh
projek
Selepas
tempoh projekPenyelidik bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pengurusan aset penyelidikanPenyelidik bertanggungjawab menyediakan senarai aset penyelidikan yang dibeliPenyelidik bertangungjawab menyerahkan aset penyelidikan kepada PTJ bagi memudahkan PTJ merancang tahap penggunaan secara gunasama atau
penyediaan
perkhidmatan yang bersesuaian.
PTJ bertanggungjawab
sepenuhnya
dalam
pengurusan
aset
penyelidikan
•
Didaftarkan
di
dalam
Sistem
FAMS
dan
direkodkan
kod
projek
atau
nombor
vot
peruntukan
projek
•
Didaftarkan
mengikut
pusat
kos
PTJ
peralatan
ditempatkan
atau
mengikut
pusat
kos
perolehan
•
Dikemaskini
secara
berkala
makluman
pengguna
dan
lokasi
semasa
aset
di
dalam
Sistem
FAMSSlide29
PENGGUNAAN
aset
penyelidikan
PTJ menentukan
hala
tuju penggunaan asetkawalan penyelidik Tempoh projekProjek TamatSlide30
PEMANTAUAN
aset
penyelidikanSlide31
PERGERAKAN ASET
Pergerakkan
aset
bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara
hendaklah
direkod pada buku daftar pergerakkan harta modal/Inventori (KEW. PA 6)31Slide32
PENYIMPANAN
Aset
dan inventori hendaklah disimpan di tempat selamat
dan
sentiasa dibawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.Aset-aset menarik – bernilai tinggi – risiko kehilanganTempat simpanan yang digunakan perlu mempunyai ciri keselamatan yang baik serta mempunyai kunci yang kukuh32Slide33
PENYIMPANAN
Bilik
yang
menyimpan barang berharga hendaklah dipasang kunci
tambahan
(dead lock) bagi menghalang atau melambatkan percubaan untuk membukanya.Pegawai tidak boleh meninggalkan aset yang berharga didalam kenderaan kerana risiko kehilangan yang tinggi.33Slide34
Tempat
Simpanan
Aset
34Slide35
Tempat
Simpanan
Aset
35Slide36
PENYIMPANAN KUNCI
Kunci
yang dipertanggungjawabkan kepada pegawai hendaklah sentiasa berada dalam kawalan pegawai.
Bagi kunci tempat penyimpanan yang menggunakan dua kunci yang berbeza seperti nombor kombinasi dan anak kunci, maka nombor kombinasi dan anak kunci tersebut hendaklah dipegang oleh 2 orang pegawai yang berbeza (Arahan Perbendaharaan)Nombor kombinasi hendaklah ditukar setiap kali terdapat pertukaran pegawai atau bila-bila masa disyaki bahawa nombor kombinasi tersebut telah diketahui oleh orang-orang yang tidak
dibenarkan
(Arahan Perbendaharaan)36Slide37
PENYIMPANAN KUNCI
Anak
kunci pendua perlu disimpan di dalam kotak/tempat simpanan yang sentiasa berkunci dan anak kunci kotak/tempat simpanan tersebut hendaklah sentiasa berada dalam kawalan pegawai yang bertanggungjawab.
37Slide38
PEMERIKSAAN ASET
Objektif
Verifikasi
dijalankan bagi memastikan aset universiti wujud seperti mana rekod, rekod FAMS dikemaskini dengan teratur, aset digunakan dan aset di dalam keadaan baik.
38Slide39
Verifikasi
kendiri : 18.3(b) pekeliling
2008Bahagian Audit Dalam menjalankan pemeriksaan ke
atas
aset mengikut jadual yang telah ditetapkan dan berdasarkan sample yang dipilih;Pegawai aset PTJ yang dilantik perlu membuat pemeriksaan ke atas aset sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun (lapor ke Pejabat Bursar untuk perekodan)39Slide40
Verifikasi
Bil
Area
Kriteria
1.
Fizikal
AsetAset adaAset digunakanAda barkod/aset ID2.Rekod AsetMaklumat lokasi pada rekod sama dengan lokasi sebenar asetMaklumat pengguna pada rekod sama dengan pengguna sebenar pada asetKeterangan aset yang direkodkan sama dengan aset sebenar aset (nama aset/model)Barkod dikemaskini3.Pegawai AsetPegawai Aset ada dilantikLantikan dibuat secara bertulis4.Senarai daftar aset dilokasi (KEW PA 7)KEW PA 7 ada disediakan KEW PA 7 dikemaskini40Slide41
D-PENYELENGGARAAN
41Slide42
PENYELENGGARAAN
Objektif
:
Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara
berterusan
dan selamat digunakanMemelihara dan memanjangkan jangka hayatMeningkatkan keupayaanMengurangkan kerosakanMenjimatkan perbelanjaan kerajaanMenjamin keselamatan penggunaMewujudkan suasana yang kondusifMemelihara imej kerajaan42Slide43
JENIS PENYELENGGARAAN
43Slide44
PANDUAN PENYELENGGARAAN
44Slide45
E- PELUPUSAN
45Slide46
PELUPUSAN
Pelupusan
aset bertujuan untuk :-
Memastikan agensi Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan;Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat; dan
Memastikan
pelupusan boleh menjana hasil
kepada Kerajaan.46Slide47
47Slide48
KUASA PELUPUSAN
Bil
Kuasa
Had
kuasa
1.
Ketua PTJInventori bernilai sehingga RM50 ribu2.BursarAset dan Inventori bernilai sehingga RM300 ribu3. Naib CanselorAset dan Inventori bernilai sehingga RM500 ribu4.PerbendaharaanAset dan Inventori bernilai melebihi RM500 ribu48Slide49
49Slide50
PROSES
PELUPUSAN
Kenalpasti
aset yang hendak
dilupus
dan isi Daftar Format Permohonan Pelupusan AsetLengkapkan Borang Perakuan Pelupusan Aset Alih UPM dan dapatkan pengesahan daripada pegawai yang pakarPermohonan lengkap didaftarkan dalam Daftar PelupusanAJKPP hendaklah melakukan pemeriksaan dan memberi syor pelupusanDapatkan kelulusan pelupusan mengikut kuasa melulusMaklumkan kelulusan permohonan pelupusan
kepada PTJ
untuk tindakan pelupusan
Kemukakan Sijil Pelupusan
Aset
Alih
UPM
beserta
dokumen
sokongan
50Slide51
F- KEHILANGAN & HAPUSKIRA
51Slide52
KEHILANGAN ASET
Kehilangan
- aset yang
tiada lagi dalam simpanan disebabkan kecurian
,
kemalangan
, kebakaran, bencana alam, penipuan atau kecuaian pegawai awam52Slide53
HAPUSKIRA
Hapuskira
– satu proses
untuk membatalkan rekod aset yang hilang#
Hapuskira
bertujuan untuk :Menyelaras rekod aset53Slide54
Kehilangan
Aset
Tindakan
sekiranya berlaku kehilangan (PTJ)Membuat laporan
polis (24 jam);
Menyediakan
laporan awal kehilangan mengikut format KEW PA 28 (2 hari bekerja);Mengemukakan laporan awal dan laporan polis kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Universiti.54Slide55
Kehilangan
Aset
Proses kehilangan
Laporan awal kehilangan (KEW PA 28)Penubuhan J/K
Penyiasat
–
dilantik oleh VC dalam tempoh 2 minggu dari tarikh laporan awal ditandatanganiLaporan akhir kehilangan (KEW PA 30) – dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikanTindakan selepas kelulusan55Slide56
Punca
Kehilangan
Antara
Punca KehilanganKelemahan Sistem Keselamatan
Tempat
simpanan tidak kukuh, penggunaan kunci tombol, almari tidak berkunci, LCD projektor digantung di tempat yang mudah dicapai, akses bangunan tidak dikawalb) KecuaianMeninggalkan notebook dalam kereta, tidak mengunci bilik, meninggalkan aset dibilik seminar, aset tercicirc) Kelemahan kawalan DalamanPinjaman tidak direkod, daftar aset tidak dikemaskini, nombor kombinasi tidak ditukar, kunci dipegang oleh ramai pelajar dan tidak dikawal56Slide57
Tindakan
Yang Boleh
Dikenakan
Antara tindakan yang boleh dikenakan sekiranya berlaku
kehilangan
:-
Tidakan surcaj dan tatatertib; dan/atauBayaran balik nilai setara; dan/atauSurat peringatan pentadbiran.57Slide58
VERIFIKASI ASET
TAHUN 2015
58Slide59
SKOP VERIFIKASI ASET TAHUN 2012 & 2013
TAHUN
SKOP
KETERANGAN SKOP
2012
Skop 1
Perolehan Aset A34000 dan A35000 berharga melebihi RM 50 ribu bagi perolehan tahun 2001 dan ke atas.Skop 2Perolehan Aset A34000 dan A35000 berharga melebihi RM 100 ribu bagi perolehan sebelum tahun 2001.Skop 3Aset yang belum diverifikasi semasa verifikasi tahun 2011Skop 4Aset yang termasuk di dalam senarai lain-lain semasa verifikasi tahun 2011 (Hantar baiki, aset dipinjam dan aset digunakan oleh pegawai/pelajar semasa verifikasi dijalankan)Skop 5Inventori (P27801) yang bernilai melebihi RM 1,500 yang dipilih secara rawakSkop 6Aset A34000 dan A35000 bagi tahun 2007-2011 yang dipilih secara rawak.TAHUNSKOPKETERANGAN SKOP2013Skop 1Aset A34000 dan A35000 perolehan tahun 2008-2012 yang tidak termasuk skop verifikasi 2011 dan 2012 (keseluruhan)Skop 2Aset A34000 dan A35000 perolehan sebelum tahun 2008 yang tidak termasuk skop verifikasi 2011 dan 2012 bernilai lebih RM50 ribu (keseluruhan)
Skop 3
Inventori lebih RM3 ribu yang tidak termasuk senarai verifikasi 2011 dan 2012 (keseluruhan)
Skop 4
Inventori berharga antara RM2 ribu hingga RM3 ribu bagi tahun 2011 dan 2012 (sampel)
Skop 5
Aset A34000 dan A35000 bagi tahun sebelum tahun 2008 berharga kurang dari RM50 ribu (sampel)Slide60
SKOP VERIFIKASI TAHUN 2015
TAHUN
SKOP
KETERANGAN SKOP
2015
Skop 1
Aset perolehan Tahun 2009 hingga 2014Skop 2Aset Perolehan Tahun 2003 hingga 2008Skop 3Aset Perolehan Tahun 1993 hingga 2002Skop 4Aset Perolehan Tahun 1978 hingga 1992Verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam dilaksanakan seperti berikut:-
Verifikasi 100% dibuat ke atas PTJ yang mempunyai jumlah aset kurang daripada 200 unit; dan
Verifikasi 50% dibuat ke atas PTJ (dipilih secara rawak) yang mempunyai jumlah aset melebihi 200 unit.Slide61
Bilangan
aset yang
diverifikasi
Bilangan
aset
di PTJPeratuskolejbahagianfakultiinstitutpusatJumlahKurang 200 unit100%176231139200 unit100%0556218Lebih 200 unit50%03100114
Jumlah
1714
179
14
71
Bil
Keterangan
Jumlah Keseluruhan Aset Aktif
Jumlah Skop Verifikasi 2015
% Liputan
Unit
Jumlah (RM)
Unit
Jumlah (RM)
1
Aset Perolehan tahun 2009 hingga 2014
12,856
188,026,552.48
3,142
40,039,425.89
24.4%
2
Aset Perolehan tahun 2003 hingga 2008
20,755
227,805,272.57
3,994
46,178,665.19
19.24%
3
Aset perolehan tahun 1993 hingga 2002
14,547
169,456,884.47
1,769
21,537,688.12
12.16%
4
Aset perolehan tahun 1978 hingga 1992
1,821
17,926,481.23
1,761
17,638,914.51
96.7%
5
Aset yang tiada tarikh perolehan
8,030
62,163.00
--
--
--
Keseluruhan
58,009
603,277,353.75
10,666
125,394,693.71
--Slide62
Kenapa
Aset
tidak
dapat diverifikasi?Aset tidak dapat dikesan (tidak dapat kenalpasti lokasi dan pengguna);Aset tidak ditulis ID asetTiada Barcode ditampal atau barcode rosakButiran aset tidak dikemaskini dalam sistem FAMS dengan tepat (cth: kesilapan barcode, lokasi dan pengguna sebenar);Aset hilang;Aset dihantar baiki keluar;Aset diserahkan atau dipindah ke PTJ lain tanpa rekod;Aset tidak diterima daripada pembekal tetapi telah dibayar;Bilik pegawai dan makmal
berkunci semasa
tempoh verifikasi dan susulan; dan
Pegawai aset tiada dan tiada
pengganti
semasa
tempoh
verifikasi
62Slide63
Salah
Caj akaun
RFID Tag
bernilai RM 1jutaColor filter bernilai RM7 ribu
63Slide64
Contoh
kelemahan
pengurusan
asetAset tidak disimpan di tempat yang sepatutnya (cth: digital kamera disimpan di dalam laci tidak berkunci)Aset yang hilang tetapi tidak dilaporkan atau lewat dilaporkan;Bagi aset yang rosak /usang dibiarkan tanpa membuat permohonan perlupusan;Penyerahan atau pemindahan aset PTJ kepada PTJ lain atau pihak luar tidak mengikut prosedur; danTiada permohonan perlarasan dibuat bagi aset yang tersalah caj atau pengkelasan kategori.Aset digunakan bukan untuk tujuan rasmi/kerja;Tiada rekod (borang/buku log/surat) dibuat
bagi aset
yang dipinjam atau dibawa keluar PTJ;Tiada
rekod(borang/surat pengesahan) bagi aset yang
dihantar
baiki
di
luar
;
Aset
universiti
tidak
dijaga
dengan
baik
dan
rosak
sebelum
jangka
hayat
yang
sepatutnya
;
64Slide65
SYOR AUDIT
65Slide66
Syor Audit
1.Setiap PTJ hendaklah melantik pegawai yang khusus untuk menguruskan aset di PTJ dan jika boleh adalah yang bertaraf tetap
(kemukakan maklumat perlantikan Peg. Aset kepada Pejabat Bendahari);
2.PTJ perlu memastikan butiran aset telah diisi dengan lengkap dan dikemaskini ke dalam sistem FAMS
(terutamanya no.barcode yang tepat, lokasi sebenar dan pengguna sebenar)
*nama aset hendaklah tepat, tidak perlu ayat membekal , menghantar, memasang dan menugas semula-nama aset…..66Slide67
Syor Audit
3. Barcode yang betul berdasarkan harga aset hendaklah ditampal dan menulis ID Aset selepas aset diterima
(Aset-barcode merah dan Inventori-barcode biru)
;
4. Borang pergerakan aset (KEW.PA-6) hendaklah digunapakai apabila aset dipinjam dan dibawa keluar
(supaya pergerakan aset dapat dipantau);67Slide68
Syor Audit
5. Aset hendaklah disimpan di tempat yang sesuai dan selamat dan sentiasa di bawah jagaan pegawai yang dipertanggungjawabkan
(kawalan maksima terhadap aset-aset menarik kerana risiko kehilangan adalah tinggi)
Perkara 146 Tatacara Pengurusan Stor menyatakan :-
“Seberapa boleh, barang-barang yang berharga dan menarik yang senang dicuri hendaklah disimpan di dalam almari atau tempat yang berkunci”
Perkara 1Lampiran F Arahan Keselamatan oleh Jemaah Menteri :-
“ …….. tetapi kunci yang bermutu dapat menghalang atau melambatkan sebarang percubaan untuk membukanya.” 68Slide69
Syor Audit
6. PTJ
perlu
membuat
persediaan awal dengan melakukan pemeriksaan kendiri setiap tahun (supaya proses verifikasi aset mengikut jadual berjalan dengan lancar) ;7. Aset rosak dan dihantar baiki- PTJ perlu membuat perekodan berdasarkan Pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2008-Bab D- Penyelenggaraan (kemukakan salinan surat atau rekod aset dihantar baiki yang diisi dengan lengkap dan telah disahkan kepada staf audit semasa tempoh verifikasi) ;
69Slide70
SYOR AUDIT
8. PTJ perlu memaklumkan Pejabat Bendahari bagi tindakan selanjutnya jika :-
Terdapat pemindahan atau penyerahan aset kepada PTJ lain atau pihak luar,
Pertukaran model atau jenama aset/inventori,
Aset penyelidikan dibawah peruntukan/tajaan luar yang telah dibawa pulang oleh penyelidik/pensyarah
70Slide71
Syor Audit
9.Perlupusan hendaklah dilakukan sekiranya aset didapati rosak tidak ekonomik untuk dibaiki,luput tempoh penggunaan, usang, dan perubahan teknologi berdasarkan
Pekeliling Bendahari Tahun 2008 Bil 1-Bab E-Perlupusan
; dan
10. Jika berlaku kehilangan aset/inventori, PTJ perlu membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan disedari dan laporan awal oleh ketua jabatan dalam tempoh 2 hari bekerja berdasarkan
Pekeliling Bendahari Tahun 2008 Bil 1 –Bab F- Kehilangan dan Hapuskira71Slide72
Terima
Kasih
Bahagian Audit Dalam Pejabat Naib Canselor
72