5 . PROJECT SCOPE MANAGEMENT - PowerPoint Presentation

Slide1

5

.

PROJECT SCOPE MANAGEMENTSlide2

Project Scope Management ?

Proses

yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan.

Berhubungan

dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak

.

proses yang

diperlukan

untuk

memastikan

apakah

proyek

sudah

berisi

kegiatan-kegiatan

yang

perlu

dilakukan

supaya

proyek

sukses

.Slide3

Bahasan Project Scope

Product Scope :

Fungsi

dan

fitur

yang

menjadikan

ciri

sebuah

produk

Project Scope :

Apa

saja

yang

harus

dilakukan

untuk

menciptakan

produk

yang

memiliki

fungsi

dan

fitur

yang

spesifikSlide4

Project Scope Management

Define Scope

Control Scope

Create WBS

Plan Scope

Management

Validate Scope

Collect

RequirementsSlide5

5.1 Plan Scope Management

Proses Menciptakan rencana ruang lingkup proyek

Ruang lingkup proyek Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.Slide6

5.1.1 Plan Scope

Management:

Inputs

5.1.1.1

Project management plan

Digunakan untuk membuat Scope management plan dan mempengaruhi pendekatan yang dilakukan untuk perencanaan ruang lingkup proyek

5.1.1.2Project Charter

Digunakan untuk menyediakan informasi context untuk membuat ruang lingkup proyek yang akan di kerjakanSlide7

5.1.1 Plan Scope Management: Inputs

5.1.1.3

Enterprise environmental

Faktor-faktor lingkungan baik internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi ruang lingkup proyek

5.1.1.4

Organizational process assets

Asset- Asset yang dimiliki oleh organisasi yang telah dikumpulkan sejak lama dan dapat mempengaruhi proses pembuatan plan Scope anagementSlide8

5.1.2 Plan Scope

Management: Tools and

Techniques

5.1.2.1

Expert judgement

Ahli dalam bidang masing-masing yang dapat dimintai keterangan , masukan , pengetahuan , skill , pengalaman , untuk membantu dalam pembuatan project Scope management

5.1.2.2

MeetingsTim proyek dapat membuatan suatu meeting untuk mengembangkan project Scope managementSlide9

5.1.3 Plan

Scope Management:

Outputs

5.1.3.1

Scope management plan

Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan di kerjakan , diawasi, dikontrol, dan diverifikasi ,

Slide10

5.1.3 Plan Scope Management: Outputs

5.1.3.2

Requirements management plan

Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan sumber daya di analisa, didokumentasikan, dan diatur . Slide11

5.2 Collect Requirement

Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyekSlide12

5.2.1

Collect requirements:

Inputs

5.2.1.1

Scope Management plan

Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan dikerjakan , ditingkatkan , diawasi , dikontrol , dan diverifikasi . Slide13

5.2.1 Collect requirements: Inputs

5.2.1.2

Requirement management plan

Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan dianalisa, didokumentasikan , dan dikontrol.Slide14

5.2.1 Collect requirements: Inputs

5.2.1.3

Stakeholder Management Plan

Digunakan untuk memahami kebutuhan Stakeholder, cara berkomunikasinya , tingkat keterlibatanya, dan tingkat partisipasinya dalam kegiatan proyek Slide15

5.2.1 Collect requirements: Inputs

5.2.1.4

Project Charter

Digunakan untuk memberikan gambaran detail dari produk , layanan, atau hasil proyek sehingga bisa di tentukan requirement yang di butuhkanya.Slide16

5.2.1 Collect requirements: Inputs

5.2.1.5

Stakeholder register

Digunakan untuk mengidentifikasi Stakeholder dan harapanya terhadap proyek tersebutSlide17

5.2.2

Collect

Requirements

: Tools And

Techniques

5.2.2.1

InterviewWawancara baik secara formal atau informal.Berguna untuk mendapatkan informasi dari para stakeholder dengan berbicara dan menanyakan pertanyaan-pertanyaan secara langsung.Dapat terjadi secara “one-on-one” atau langsung bertanya kepada kelompok orang.Slide18

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.2

Focus Group

Mangajak Stakeholder dan para ahli untuk berkumpul bersama agar mengetahui bagaimana harapan mereka terhadap produk, servis atau hasil proyek.Slide19

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.3

Facilited Workshop

Digunakan untuk menyamakan pendapat antar Stakeholder , yang berbeda pendapat tentang kebutuhan proyek itu sendiriSlide20

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.4

Group Creavity Techniques

Kegiatan Group dapat berupa:

Brainstorming : Untuk mengumpulkan ide-ide terkait dengan proyek.

Nominal Group Techniques : Brainstorming dengan mengambil voting atas ide-ide yang telah ada untuk mengambil yang terbaik / untuk menentukan prioritas

The Delphi Techniques : Sekelompok ahli diberikan pertanyaan oleh para peserta, dan juga memberikan feedback atas respon-respon yang diajukan.

Idea / Mind Mapping : Mengumpulkan dan menyatukan ide pribadi dalam 1 maindmap untuk menghindari kesalahpahaman dan mencari ide baru.Affinity Diagram : Beberapa ide si bagi ke dalam beberapa grup untuk review dan analisisSlide21

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.5

Group Decision making techniques

Untuk memutuskan kebutuhan proyek, mengklasifikasikannya dan memprioritaskannya.

Ada

beberapa cara untuk memutuskan :

Unanimity : Semua setuju dengan 1 keputusan mutlakMajority : 50% lebih setuju dengan 1 keputusanPlurality : mengambil suara terbanyak (walaupun <50%)

Dictatorship : 1 orang yang memutuskanSlide22

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.6

Questionary and Surveys

Menyebar kuisioner dan melakukan survey kepada responden.Sangat cocok untuk audiens dalam jumlah besar saat membutuhkan perubahan keputusan yang cepat dalam analisis statistik.Slide23

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.7

Observation

Pengamatan secara langsung untuk melihat keadaan nyata , dan langkah kedepanya dalam menyelesaikan proyekSlide24

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.8

Prototype

Metode untuk mendapakan feedback yang cepat dengan cara membuat rancangan kerja dari produk yang akan dibuat sebelum benar-benar membangunnyaSlide25

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.9

Benchmarking

Untuk membandingkan akttual atau perencanaan seperti proses dan operasi yang dapat dibandingkan dari organisasi lain untuk meningkatkan kualitas proyek.Slide26

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.10

Context Diagram

Contoh dari model scope management yang menggambarkan ruang lingkuo produk dengan memunculkan sistem bisnis tersebut. Slide27

5.2.2 Collect Requirements: Tools And Techniques

5.2.2.11

Document Analysis

Digunakan untuk memperoleh kebutuhan dengan cara menganalisa dan mengidentifikasi dokumen serta informasi yang relevan dengan kebutuhan proyek tersebut. Contoh : Persetujuan, permintaan proposal, perencanaan bisnis dll.Slide28

5.2.3 Collect Requirement:

Outputs

5.2.3.1

Requirement Documentation

Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu disatukan dengan kebutuhan bisnis dari proyek Slide29

5.2.3 Collect Requirement: Outputs

5.2.3.2

Requirement Tracebility Matrix

Menunjukkan

bagaimana

kebutuhan akan di analisis, di dokumentasikan

dan di atur selama proyek berlangsung. Isi dari

RMP dapat meliputi :Bagaimana aktivistas persyaratan

dilakukan dan dilaporkanMengatur aktivitas dalam

mengganti kebutuhan, menganalisa

dampaknya dan bagaimana cara

melaporkannyaProses prioritas kebutuhanSlide30

5.2.3 Collect Requirement: OutputsSlide31

5.3 Define Scope

Adalah

proses

untuk

membuat

deskripsi detail dari proyek dan

produkSelama perencanaan, project scope mendefinisikan dan mendeskripsikan

proyek dengan spesifikasi yang sangat detil melebihi

infomasi yang telah diketahui dari proyek tersebut.

Resiko dan asumsi yang ada di

analisa sedetil mungkin dan menambahkan

resiko dan asumsi tambahan

bila diperlukan.Slide32

5.3.1 Define Scope: Inputs

5.3.1.1

Scope Management plan

Digunakan untuk mengembangkan, mengawasi, dan mengontrol dari Project ScopeSlide33

5.3.1 Define Scope: Inputs

5.3.1.2

Project Charter

Menyediakan

informasi context untuk membuat ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan. Slide34

5.3.1 Define Scope: Inputs

5.3.1.3

Requirement Documentation

Mendeskripsikan

bagaimana

kebutuhan individu disatukan dengan kebutuhan

bisnis dari proyek.Tidak boleh ambigu harus

jelas dan lengkap, serta dapat diterima

oeh para stakeholder .Slide35

5.3.1 Define Scope: Inputs

5.3.1.4

Organizational process Assets

Asset – asset yang dimiliki oleh organisasi yang sangat dibutuhkan dalam proses Define ScopeSlide36

5.3.2 Define Scope: Tools and T

echniques

5.3.2.1

Expert judgement

Menganilisis

informasi yang diperlukan untuk membuat project scope management karena

biasanya para ahli memiliki detil

teknik yang baikSlide37

5.3.2 Define Scope: Tools and Techniques

5.3.2.2

Product Analysis

Terdiri

dari

pembagian proyek, analisis sistem, analisis

kebutuhan, analisis nilai, rekayasa sistem,

rekayasa nilai, dan rekayasa sistem.Setiap bagian

dari proyek memiliki 1 atau lebih metode spesifik

dalam mendeskripsikan produk dari proyek

itu sendiri.Slide38

5.3.2 Define Scope: Tools and Techniques

5.3.2.3

Alternative Generation

Teknik yang digunakan untuk mengembangkan berbagi banyak pilihan yang potensial dalam rangka untuk mengidentifikasi pendekatan yang berbeda untuk mengeksekusi dan melakukan pekerjaan proyek.Slide39

5.3.2 Define Scope: Tools and Techniques

5.3.2.4

Facilitated Woekshop

bertujuan

untuk

meyamakan pendapat antara para stakeholder yang

saling berbeda pendapat tentang segala macam

kebutuhan proyek.Slide40

5.3.3 Define Scope:

Outputs

5.3.3.1

Project Scope Statement

Mendeskripsikan

secara detail kapan proyek dianggap selesai

dan bagaimana kinerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

proyek itu, termasuk memberikan pemahaman

umum tentang project scope kepada para stakeholder, serta membantu

tim proyek dalam melakukan planning yang lebih

detil.Slide41

5.3.3 Define Scope: Outputs

5.3.3.2

Project Document Updates

Yang mungkin di update

Stakeholder register

Requirement documentation

Requirement tracebility matrixSlide42

5.4 Create WBS

WBS (Work Breakdown Structure):

adalah

penguraian

pekerjaan secara hirarki oleh tim

proyek untuk mencapai tujuan proyek dan

menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing

level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.Slide43

5.4.1 Create WBS:

Inputs

5.4.1.1

Scope Management plan

M

enggambarkan

pekerjaan yang akan dilakukan dan pekerjaan

yang tidak perlu dilakukan. Slide44

5.4.1 Create WBS: Inputs

5.4.1.2

Project Scope Statement

Project scope statement

menjelaskan

pekerjaan yang diperlukan, juga memberikan pemahaman

umum dari ruang lingkup proyek antara

pemangku (investor) dengan kepentingan proyek. Slide45

5.4.1 Create WBS: Inputs

5.4.1.3

Requirement Documentation

mendeskripsikan

apa

saja syarat yang dapat memenuhi kebutuhan

bisnis untuk proyek tersebut. Persyaratan harus

jelas (terukur dan dapat diuji), dapat

dilacak, lengkap, konsisten dan diterima oleh

para stakeholder i.Slide46

5.4.1 Create WBS: Inputs

5.4.1.4

Enterprise Enveronmental Factors

Enterprise Environmental Factors

relevan

dengan sifat proyek, dapat berfungsi

sebagai sumber referensi eksternal untuk pembuatan

WBS.Slide47

5.4.1 Create WBS: Inputs

5.4.1.5

Organizational process asset

Asset-asset organisasi yang dapat mempengaruhi proses pembuatan WBSSlide48

5.4.2 Create WBS: Tools and

Techniques

5.4.2.1

Decomposition

teknik

yang

digunakan untuk membagi dan

membagi ruang lingkup proyek dan deliverable proyek

kelebih kecil , bagian-bagian yang lebih mudah dikelola .

Paket pekerjaan adalah pekerjaan yang ditetapkan pada tingkat

terendah dari WBS yangbiaya dan

durasi dapat diperkirakan dan dikelola

. Tingkat dekomposisi sering dipandu oleh

tingkatkontrol yang diperlukan untuk secara

efektif mengelola proyekSlide49

5.4.2 Create WBS: Tools and Techniques

5.4.2.2

Expert Judgement

Penilaian

ahli

sering digunakan untuk menganalisis

informasi yang dibutuhkan untuk menguraikan deliverable proyek

menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dalam rangka

untuk menciptakan WBS yang efektif.Slide50

5.4.3 Create WBS:

Outputs

5.4.3.1

Scope Baseline

versi

yang

disetujui dari Project Scope Statement, struktur rincian

kerja (WBS), dan yang terkait WBS Dictionary, yang dapat diubah hanya

melalui prosedur pengendalian perubahan formal dan

digunakan sebagai dasar untuk perbandinganSlide51

5.4.3 Create WBS: Outputs

5.4.3.2

Project Document Update

Dokumen

proyek

yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak

terbatas pada, persyaratan dokumentasi, yang mungkin

perlu diperbarui untuk menyertakan perubahan yang disetujui.

Jika permintaan perubahan disetujui hasil dari Create WBS proses, maka

persyaratan dokumentasi mungkin perlu

diperbarui untuk menyertakan perubahan yang disetujui

.Slide52

5.5 Validate Scope

Validate

Scope

ini

merupakan

tahap dimana final project diserahkan kepada stakeholder untuk

diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar

yang telah di tentukan atau tidak.Slide53

5.5.1 Validate Scope:

Inputs

5.5.1.1

Project Management plan

Project management plan berisi Scope baseline yang di dalamnya terdapat project scope statement , WBS , dan WBS dictionarySlide54

5.5.1 Validate Scope: Inputs

5.5.1.2

Requirement Documentation

Requirements documentation

berisi informasi

tentang project, produk, kebutuhan teknis yang

harus disediakan di dalam project, sesuai dengan kriteria

penerimaan resmi pada verifikasiSlide55

5.5.1 Validate Scope: Inputs

5.5.1.3

Requirement tracebility matrix

menghubungkan

antara

persyaratan yang dibutuhkan dengan kebutuhan awal

, dan menganalisanya.Slide56

5.5.1 Validate Scope: Inputs

5.5.1.4

Verified Deliverable

Produk

dari

proyek yang telah selesai dan dicek

kebenarannya melalui Perform Quality Contol processSlide57

5.5.1 Validate Scope: Inputs

5.5.1.5

Work performance Data

dapat

mencakup tingkat kepatuhan dengan

persyaratan,jumlah

ketidaksesuaian, keparahan dari ketidaksesuaian, atau jumlah siklus validasi dilakukan dalam periode waktu.Slide58

5.5.2 Validate Scope: Tools and

Techniques

5.5.2.1

Inspection

meliputi

kegiatan seperti mengukur, memeriksa, dan

verifikasi untuk menentukan apakah pekerjaan memenuhi

persyaratan kriteria yang dapat diterima.Slide59

5.5.2 Validate Scope: Tools and Techniques

5.5.2.2

Group Decision Making Technique

Digunakan untuk mencapai konklusi ketika memvalidasi proyek oleh project team atau para stakeholderSlide60

5.5.3 Validate Scope:

Outputs

5.5.3.1

Accepted Deliverables

Deliverables yang

memenuhi

kriteria penerimaan secara resmi

ditandatangani dan disetujui oleh pelanggan atau sponsor

dan dilanjutkan ke tahap Close Project atau Phase Process.Slide61

5.5.3 Validate Scope: Outputs

5.5.3.2

Change Requests

Completed deliverables

tersebut

mungkin ada permintaan perubahan untuk

perbaikan bagian yang cacat/rusak.Slide62

5.5.3 Validate Scope: Outputs

5.5.3.3

Work performance Information

Berisi informasi bagaimana progres proyek dikerjakan, deliverables, bagaimana deliverables diselesaikan dan diterima.Slide63

5.5.3 Validate Scope: Outputs

5.5.3.4

Project Document Update

Project documents yang

harus

diperbarui sebagai hasil dari proses Verifying Scope termasuk

setiap dokumentasi yang menjelaskan produk atau laporan

tentang status produk Slide64

5.6 Control Scope

proses

pemantauan

status

proyek

dan ruang lingkup produk dan mengelola

perubahan berdasarkan lingkupnyaSlide65

5.6.1 Control Scope:

Inputs

5.6.1.1

Project Management Plan

Informasi yang dibutuhkan dalam proses Control Scope , Di dalam nya terdapat informasi mengenai Scope baseline , Scope Management plan, Change management plan , Configuration management plan , requirement management planSlide66

5.6.1 Control Scope: Inputs

5.6.1.2

Requirement Documentation

Requirements documentation

berisi informasi

tentang project, produk, kebutuhan teknis yang harus

disediakan di dalam project, sesuai dengan kriteria penerimaan

resmi pada verifikasiSlide67

5.6.1 Control Scope: Inputs

5.6.1.3

Requirement Tracebility Matrix

membantu

untuk

mendeteksi dampak perubahan atau penyimpangan

dari dasar lingkup pada tujuan proyekSlide68

5.6.1 Control Scope: Inputs

5.6.1.4

Work Performance Data

dapat

mencakup

jumlah permintaan perubahan diterima, jumlah

permintaan diterima atau jumlah kiriman selesai

, dllSlide69

5.6.1 Control Scope: Inputs

5.6.1.5

Organization Process Assets

Asset- asset yang dimiliki oleh organisasi yang membanntu proses Control ScopeSlide70

5.6.2 Control Scope: Tools And

Techniques

5.6.2.1

Variance Analisis

adalah

teknik untuk menentukan penyebab dan

derajat perbedaan antara baseline dan kinerja aktual

. Pengukuran kinerja proyek yang digunakan untuk

menilai besarnya variasi dari original lingkup dasarSlide71

5.6.3 Control Scope:

Outputs

5.6.3.1

Work Performance Information

Informasi

kinerja yang dihasilkan mencakup informasi berkorelasi

dan kontekstual tentang bagaimana proyek lingkup

adalah melakukan dibandingkan dengan scopeSlide72

5.6.3 Control Scope: Outputs

5.6.3.2

Change Request

Analisis

scope

dapat mengakibatkan permintaan perubahan ke

dasar lingkup atau komponen lain dari rencana

manajemen proyek. Perubahan permintaan dapat

mencakup tindakan preventif atau korektif, perbaikan cacat,

atau permintaan tambahan. Perubahan permintaan

diproses untuk diperiksa dan

disposisi sesuai dengan lakukan prosesSlide73

5.6.3 Control Scope: Outputs

5.6.3.3

Project Management Plan Update

Pembaharuan dari project Manajemen setiap elemen-elemennyaSlide74

5.6.3 Control Scope: Outputs

5.6.3.4

Project Document Update

Dokumen

proyek

yang dapat diperbarui termasuk, namun

tidak terbatas pada:Persyaratan

dokumentasi, danPersyaratan ketertelusuran matriks

.Slide75

5.6.3 Control Scope: Outputs

5.6.3.5

Organizational Process Assets Updates

Aset

proses

organisasi

yang dapat diperbaharui meliputi, tetapi

tidak terbatas pada:Penyebab varians,

Tindakan korektif dipilih dan alasan, dan

Jenis lain dari pelajaran yang dipetik dari proyek pengendalian

lingkup.Slide76

Lampiran Slide77
Slide78
Slide79
Slide80

TERIMA KASIH