Informatique Entretien Le déroulement Lévolution des outils Les outils manuels Le système informatique de base Le logiciel de GMVAO Le pouvoir Les comparatifs Les coûts et la productivité ID: 382034
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Le mariage entre l’entretien et l’informatique, est-ce souhaitable?
Informatique
Entretien Slide2
Le déroulement
L’évolution des outils
Les outils manuels
Le système informatique de base
Le logiciel de GMVAO
Le pouvoir
Les comparatifs
Les coûts et la productivitéLes gainsLe retour sur investissementLa rentabilitéSlide3
L’entretien et ses besoinsIdentifier les inspections
et les entretiens à faire selon la demande des clientsPlanifier les tâches de la semaineIdentifier les
pièces à commanderRechercher les # de pièce et les fournisseursCommander les piècesVérifier les commandes reçuesInscrire le travail , les pièces et le temps sur les bons de travailValider et fermer les bons de travail
Préparer la
facture du clientTenir à jour le registre des prochains entretiensSuivre les
garanties et les réclamations
Mettre à jour la fiche des véhicules
Tenir à jour le registre des fournisseursPrendre l’inventaireMettre à jour la fiche des clientsSlide4
Outils manuels
L’évolution des outils de travail
La mémoire
Le tableau
Le logiciel spécialisé
Le système informatique
de baseSlide5
La mémoire…La mémoire est limitée.
Se souvenir de tout dans un garage : Mission impossible.Impossible de maintenir un
historique des réparations, de la sous-traitance et de l’achat de pièces.Le mandataire et le gestionnaire garderont uniquement l’information essentielle et négligeront les tâches administratives complexes (statistiques, analyses demandées par la direction, analyse des garanties à échéance…)Ils n’auront pas de vision à moyen et long terme
puisqu’ils n’ont pas d’outils pour analyser leurs données. Ils sont en réaction plutôt qu’en pro action. Le gestionnaire
devra s’aider des moyens du bord: papier, tableau, crayon…Slide6
Les outils manuels Le tableau et les post-it
Définition : Bricolage qui consiste à planifier les entretiens (clients internes et externes) et à facturer, à l’aide du crayon, de la gomme à effacer, de la calculatrice, de papiers pêle-mêle, de classeurs, de post-it, du tableau blanc, d’huile de bras et d’une bonne mémoire.Slide7
Le système manuel
Avantages
DésavantagesPeu couteux
Réactif plutôt que proactif
Utilisation simple
Danger d’oublier
des rendez-vous
Pas besoin de formation particulièrePeu d’information sur le véhicule à réparerSystème simple qui consiste à attendre les demandes du client ou du chauffeurDanger d’oublier d
e commander des pièces ou de commander les mauvaisesPas de possibilité de relancer le client pour son prochain entretien
Travail long et fastidieux pour obtenir des statistiques et des rapports
Suivi des garanties
et des réclamations difficilesSlide8
Le système manuel…Peut bien fonctionner quand on a
un nombre limité de clientsNe tient pas la route si on veut prendre de l’expansion
Demande d’être très organisé et méticuleux.Nécessite un ou des employés dédiés pour assurer le bon fonctionnement d’un tel système.Slide9
Le système informatisé de baseDéfinition : Logiciel commercial tel Excel pour répertorier les véhicules, les pièces d’inventaire, les entretiens à faire et tout autre information susceptible d’aider la mémoire du mandataire ou du gestionnaire de flotte.
L’utilisation du logiciel comptable est aussi une pratique courante pour repousser l’échéance de l’achat du logiciel de GMVAO.Slide10
Le système informatisé de base
Avantages
DésavantagesMeilleur contrôle pour la saisie des données.
Nécessite une formation adaptée.
Informations
centralisées
et organisées.
Doit avoir une personne dédiée pour l’utilisation du logiciel, demande plus de personnel.Facilité pour retrouver les informations. Doit avoir une bonne maîtrise du logiciel pour créer les tableaux et les formules nécessaires.Possibilité de construire un tableau pour suivre les entretiens à faire, les achats, les garanties, les réclamations,
le travail fait et à faire sur un véhicule.Doit être un expert pour sortir les statistiques.
Saisie des données non validées donc fiabilité des données questionnable.
Possibilité de bâtir des rapports et de sortir
des
statistiques
.
Utilisation simple usager
.Slide11
Le système informatisé de base…Peut faire le travail pour un
certain temps et pour un volume limité.Excel ne permet pas l’utilisation multi-usagers ce qui freine la croissance.
Même si ça semble intéressant, il est peut-être préférable d’étirer l’utilisation du système manuel et de passer directement au système spécialisé car les efforts investis sont trop grands et non récupérables.Slide12
Le système de GMVAODéfinition : Logiciel conçu
spécifiquement pour assister le gestionnaire du garage dans toutes ses tâches mécaniques et administratives et lui fournir en temps réel les analyses nécessaires pour faciliter sa prise de décision et la gestion de ses opérations quotidiennes
. Cycle completGestion de la Maintenance de Véhicules Assistée par OrdinateurSlide13
Cycle d’affaires soutenu par un logiciel de GMVAOSlide14
L’informatique et ses possibilitésConserver des tonnes de donnéesRestituer rapidement les informations enregistrées
Traiter rapidement une grande quantité d’informationsEffectuer les tâches selon des processus logiques
Effectuer indéfiniment des tâches répétitivesProduire rapidement des rapportsCompiler des statistiques instantanémentÉchanger des informations via InternetSlide15
Le système de GMVAO
Avantages
Désavantages
Planification des entretiens et liste automatique des pièces à commander.
Utilisation de fiches d’inspection électroniques
Coûts élevés pour l’acquisition du logiciel et de ses droits d’utilisation.
Tâches automatisées
, accomplies toujours selon le même cycle de travail.Besoin de spécialistes informatiques pour le démarrage.Production de rapports et statistiques pour faciliter la gestion et la prise de décision.
Nécessite une formation adaptée.
Outils automatisé pour passer les commandes et maintenir l’inventaire.Implantation
et formation
sur plusieurs jours.
Suivi des garantie et des réclamations.
Peut
d
emander une réingénierie des processus internes.
Historique
des activités.
Facturation facile des bons de travail.Portrait global des activités courantes.Intégration avec les autres outils informatiques de l’entreprise.Slide16
Le système de GMVAO…
Développé spécifiquement pour la gestion de la maintenance de véhicules.Évolue en fonction des besoins des spécialistes en entretien de véhiculesRespecte les normes de l’industrie (VMRS, SAAQ, MTO…)
Extrait des données pour alimenter des systèmes expertsPermet des liens avec des produits connexes reliés au domaine (logiciels comptables, catalogue de pièces informatisé…) Vous donne toute l’information utile à votre croissanceSlide17
« Celui qui détient l’information détient le pouvoir »Vous aurez du pouvoir si vous êtes capable….
D’acquérir l’information facilement et sans erreurDe l’enregistrer pour la réutiliserDe la trier et la classer pour la retrouver facilement
De l’analyser, la synthétiser à travers des rapports statistiques complexesDe l’interpréter pour prendre les meilleurs décisions d’affaires (Tableau de bord, indicateurs de performance)Slide18
Comparatif…
Manuel
Système informatisé
de baseLogiciel de GMVAO
Prévision des entretiens à venir
Difficile
Faisable
FacileSuivi des coûtsDifficileFaisableInstantanéPlanification du travailFaisablePas appropriéFacile
Suivi des garantiesDifficile
Pas appropriéFacile
Disponibilité
des informations
Lente
Moyenne
Immédiate
Approvisionnement
Difficile
Pas approprié
FacileFacturationFacileFaisableFacileSlide19
Les coûts pour faire fonctionner les différents outils
Manuel
Logiciel
de base
Logiciel de GMVAOAcquisition
Négligeable
Moyenne
ÉlevéEntretien annuelNulFaibleFaibleMO interne
ImportantImportant
Moyenne
MO externe
Nul
Moyen
FaibleSlide20
Les coûts d’utilisation vs la productivité
Manuel
Logiciel de base
Logiciel de GMVAO
Coûts
Productivité
Coûts
ProductivitéCoûtsProductivitéImplantation
Faible
DécroissanteFaible
Moyenne
Élevé
En croissance
Après 1 an
Faible
Stable
Faible
Élevée
Après 5 ansFaible
StableFaibleÉlevéeSlide21
Gains apportés par l’utilisation d’un logiciel de GMVAOTâches effectuées avec plus
d’efficacité5 minutes épargnées / personne /
jour, à un taux horaire moyen de 35$ peut représenté ± 1000$ d’économie annuelle.Suivi plus serré du temps et des dépensesMeilleur
service client (plus de disponibilité) Chiffre Aff. ++
Fidélisation de la clientèleCompétitivité dans les appels d’offre
pour supplanter
la
compétitionÉchange de données informatisées (catalogue électronique)Flotte moins coûteuse à entretenirMotivation et mobilisation des employésSlide22
Retour sur investissement
Exemple #1 : Utilisation d’une puce pour l’accès au logicielSlide23
Retour sur investissement
Exemple #2 : Création automatique des bons de travail Slide24
La Rentabilité…
Parce que les prix de vente sont dictés par le marché, la compétition, la localisation…
Parce que les prix de vente on veut les garder à la hauteur du marché...
Parce que chaque minute compte et se traduit en $ en bout de ligne.
Pour les réduire, il faut les connaître et la seule façon de les connaître précisément est d’utiliser un logiciel de GMVAO.
Le
vrai profit est dans la diminution des
coûtsSlide25
Merci!