APOYO METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS* - PowerPoint Presentation

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APOYO METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS*

Diciembre del 2018

SECRETARIA GENERALPROYECTO FORTALECIMIENTO DE LA POLÍTICA DE GOBIERNO DIGITAL (GODI)

*Basado en la circular 002 del 2018

Contenido

Objetivos y Alcance

Fases de la Gestión de proyectosGeneración de la iniciativaPlaneación del proyecto

Ejecución del proyecto

Seguimiento del proyecto

Cierre del proyecto

ESTRATEGIA DE TI

Objetivos

Alcance

Apoyar la implementación de la metodología de gestión de proyectos dentro de la UAERMV.

Proponer instrumentos para la gestión de proyectos.

Incluir prácticas de Gestión del Cambio Organizacional dentro de los proyectos de TI.

La propuesta presentada, está enfocada en la gestión de proyectos de

TI

.

El apoyo a la metodología está basado en la circular 002 de agosto del 2018 que generó la OAP.

Los artefactos presentados están basados en lo propuesto por la Arquitectura Empresarial para Uso y Apropiación y en la Gestión de Proyectos que actualmente maneja el grupo de TI.

Fases de la gestión de Proyectos

Generación de Iniciativas

Planeación del proyecto

Ejecución del proyecto

Seguimiento del proyecto

Cierre del proyecto

ESTRATEGIA DE TI

Generación de Iniciativas

Instrumentos Propuestos

1.Reporte de iniciativas

2.Modelo de concepto de iniciativas de TI

Matriz seguimiento a iniciativas

Define las políticas organizacionales que permiten alinear los procesos de la institución con los del sector.

1

2

3

4

5

6

1.Crear la idea y generar Iniciativa.

Proceso de la UAERMV

2.Radicar la iniciativa en la OAP

Proceso de la UAERMV

3.Revisar la iniciativa

OAP

4.Revisar, generar concepto de la Iniciativa y remitir a la OAP.

Líder de Tecnología

5.Presentar la iniciativa ante los directivos y tomar decisión.

OAP/Líder de Tecnología

6.Emitir concepto de rechazo

OAP

7.Ajustar documento

Proceso de la UAERMV

Fase Planeación del proyecto

TI

OAP

SI

NO

Rechaza?

7

Sol.

Complem.

fin

F.Planeación

Aprueba

NO

SI

ESTRATEGIA DE TI

Planeación del proyecto

Instrumentos Propuestos

3.Acta de constitución del proyecto

4.EDT

5.Matriz RACI

6.Matriz de Riesgos

7.Cronograma

8.Plan de comunicaciones

9.Organigrama

10.Plan del Proyecto

11.Estructura del repositorio

Matriz seguimiento proyectos

Define las políticas organizacionales que permiten alinear los procesos de la institución con los del sector.

1

2

3

5

6

1.Asignar gerente del proyecto y generar acta de constitución del proyecto.

Líder Técnico de TI

2.Generar documentos de planeación

Gerente del Proyecto/Líder del proceso

3.Revisar documentos de la planeación

Líder Técnico de TI/OAP

4.Ajustar documentos de la planeación.

Gerente del Proyecto/Líder del proceso

5.Revisar documentos

líder estratégico del proceso y a la Secretaría General

6.Firmar los documentos de planeación del proyecto

líder estratégico del proceso y a la Secretaría General

7.Cargar documentos aprobados en el repositorio

Gerente del Proyecto

Fase Planeación del proyecto

SI

NO

Aprueba?

7

F.Ejecución

Aprueba

NO

SI

Ok?

4

Practicas GCO

.Definición del patrocinador

12.Kick off

13.Entrevista patrocinador

14.Matriz de

Stakeholders

15.Matriz de GI

16.Estrategia de GCO

ESTRATEGIA DE TI

Ejecución del proyecto

Instrumentos Propuestos

Repositorio

Define las políticas organizacionales que permiten alinear los procesos de la institución con los del sector.

1

2

4

5

1.Desarrollar productos.

Responsables proyecto

2.Revisar productos

Gerente del Proyecto/Líder del proceso

3.Ajustar productos.

Responsables Proyecto

4. Cargar productos o evidencia en el repositorio

Responsables Proyecto

5.Reportar avance en el proyecto

Responsables Proyecto

Fase Seguimiento del proyecto

NO

F.Seguimiento

3

Practicas GCO

-Definición logo del proyecto

-Generar análisis de impactos.

-Revisión competencias frente a los cambios.

-Análisis cultura organizacional.

-Revisión de posibles incentivos.

-Talleres de mejora continua

-Desarrollo plan de comunicaciones.

ESTRATEGIA DE TI

Seguimiento del proyecto

Instrumentos Propuestos

I17-Informe Semanal

Informe Mensual

Define las políticas organizacionales que permiten alinear los procesos de la institución con los del sector.

1

2

4

1.Generar informe.

Gerente de proyecto

2. Presentar y revisar informe.

Mesa de trabajo Proyecto

3. Generar planes de acción.

Mesa de trabajo Proyecto

4. Cargar seguimiento en el repositorio

Gerente de proyecto

5.Reportar avance en el proyecto

Responsables Proyecto

Fase Cierre proyecto

NO

F. Cierre

3

Practicas GCO

Indicadores

-Nivel de conocimiento del proyecto.

-Nivel de utilidad percibido por parte de los grupos de interés.

Ok?

Fin?

SI

SI

NO

ESTRATEGIA DE TI

Cierre del proyecto

Instrumentos Propuestos

18. Informe final

Acta de cierre proyecto

1

2

4

1.Elaborar

info

. final

Gerente de proyecto

2. Elaborar doc. Lecciones aprendidas

Gerente de Proyecto

3. Cierre de adquisiciones

Gerente del Proyecto/Líder del proceso

4. Entrega formal de productos

Responsables proyecto

5.Entrega formal del repositorio

Gerente Proyecto

6.Liberación y/o entrega de los

recursos de la entidad

Gerente Proyecto

3

Practicas GCO

-Reunión de cierre del proyecto.

19-Mapa de lecciones aprendidas.

5

6

fin