BOGOTA, 7 DE MAYO DE 2015 - PowerPoint Presentation

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BOGOTA, 7 DE MAYO DE 2015

ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MECI

MINISTERIO DEL INTERIOR

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MECI

AGENDAPresentación Oficina Asesora de Planeación y del equipo de trabajoPrincipales cambios del MECIPlan de trabajo para la actualización y fortalecimiento del MECITallerCierre

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PRESENTACIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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¿QUÉ ES UN SISTEMA?

Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.

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¿QUÉ ES GESTIÓN?

Actividades coordinadas para planificar, ejecutar, evaluar y asegurar el mejoramiento continuo de una organización o entidad

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¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN?

Conjunto de elementos, recursos y acciones interrelacionadas que interactúan y que operadas como un proceso continuo permiten el logro organizado y ordenado de los objetivos y metas planificados por una organización o entidad.

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

SISTEMA DE CONTROL INTERNO - MECI

OTROS SISTEMAS

SIG

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¿QUE HACE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN?

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¿PARA QUE SIRVE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN?

Sirve para lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio.

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Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

El Cliente incluye a los Destinatarios, usuarios o beneficiarios. Puede ser Interno o Externo

Seguimiento y Control

PROCESOS DE EVALUACIÓN

C

L

I

E

N

T

E

C

L

I

E

N

T

E

Gestión de Recursos Administrativos y Financieros

Gestión

Contractual

Gestión de Asuntos Disciplinarios

Gestión de Asuntos Jurídicos

Gestión Documental

PROCESOS DE APOYO

Gestión del Talento Humano

Gestión de Tecnologías de Comunicación e Información

Planeación y Direccionamiento

PROCESOS ESTRATÉGICOS

DISEÑO DE PROYECTO DE NORMAS

VIGILANCIA Y CONTROL

FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS

APLICACIÓN Y EJECUCIÓN DE NORMAS

PROCESOS MISIONALES

Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional

MAPA DE PROCESOS

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ORGANIGRAMA

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PROYECTOS DE INVERSIÓN

PROGRAMAS MISIONALES DE FUNCIONAMIENTO

PROGRAMAS

PLANES

PROYECTOS

PND COMO REFERENTE

PLAN ESTRATEGICO SECTORIAL

PLAN DE ACCION

PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MINISTERIO DEL INTERIOR-FPFP

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MISIÓN

VISIÓN

PRINCIPIOS Y VALORES

POLÍTICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD

Ser el Ministerio de los derechos, la participación y la convivencia, y liderar, en un país de regiones un diálogo incluyente que fortalezca el ejercicio de la buena política para consolidar la democracia.

Consolidar un Estado democrático que garantice a sus ciudadanos el respeto de sus derechos en la diversidad, y a las regiones, verdadera autonomía y liderazgo local en un contexto de reconciliación, convivencia y paz.

“

En el compromiso de satisfacer a plenitud a nuestros Clientes y ofrecer un mejor bienestar a la población, nosotros el Ministerio del Interior en acatamiento de su misión y los deberes consagrados en la constitución, suministramos productos y servicios de calidad como reto permanente, mediante una gerencia pública mucho más visible, responsable, confiable y de mayor credibilidad para la ciudadanía, con servidores públicos, íntegros, éticos, competentes y comprometidos con la mejora continua”. 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MINISTERIO DEL INTERIOR-FPFP

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PRESENTACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

CLARA LOPEZ AREVALO

Economista

Asesor de Gobierno

Auditora especializada en auditoría fiscales y de calidad en gobierno

Especialista en metodologías y sistemas de evaluación de Control Interno

DIEGO OSSA GUEVARA

Ingeniero industrial

Especialista en gestión de la Calidad y el

c

omportamiento Humano

Magíster en Gestión de Organizaciones

Auditor líder en sistemas de gestión

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PRINCIPALES CAMBIOS DEL MECI

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ESTRUCTURA

- CICLO DE LA GESTION

Subsistema de Control Estratégico

1.

PLANEAR

2.

HACER

3.

VERIFICAR

4.

ACTUAR

Subsistema de Control de Gestión

Subsistema de Control de Evaluación

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ESTRUCTURA DEL MODELO – MECI INICIAL Y MECI ACTUALIZADO

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ESTRUCTURA DEL NUEVO MECI

MÓDULOS

Control de Planeación y Gestión

Control de Evaluación y Seguimiento

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ESTRUCTURA DEL MECI

Elemento que busca establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad publica, manteniendo coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la finalidad social del Estado.

Requiere que su formulación sea un parámetro del comportamiento que oriente la actuación de todos los servidores, genere transparencia en la toma de decisiones y propicie un clima de confianza para el logro de los objetivos de la entidad y de los fines del estado.

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Acuerdos, compromisos y Protocolos Éticos

Talento Humano

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Elemento que permite controlar el compromiso de la entidad publica con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de políticas y practicas de gestión humana que debe aplicar.

Deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado.

ESTRUCTURA DEL MECI

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Desarrollo del Talento Humano

Talento Humano

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ESTRUCTURA DEL MECI

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Planes, Programas y Proyectos

Direccionamiento Estratégico

Elemento considera la planeación como un procesos dinámico y sistemático que le permite a las entidades publicas proyectarse a largo, mediano y corto plazo.

Se plantean una serie de programas, proyectos y actividades con la respectiva asignación de responsabilidades para su ejecución, que le sirvan para cumplir con su misión, visión y objetivos institucionales.

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Las entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.

Define las interacciones o acciones secuenciales, mediante las cuales se logra la transformación de unos insumos hasta obtener un producto o servicio con las características previamente especificadas.

ESTRUCTURA DEL MECI

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Modelo Operación por Procesos

Direccionamiento Estratégico

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Configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad publica, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal.

Se compone por su organización interna, por su planta de personal y por el manual de funciones y competencias laborales.

ESTRUCTURA DEL MECI

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Estructura Organizacional

Direccionamiento Estratégico

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Conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda la entidad publica. Se definen como un conjunto de variables cuantitativas / cualitativas sujetas a medición, que permiten observar la situación y tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de objetivos y metas previstos

Permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes, programas, proyectos y de los procesos de la entidad.

ESTRUCTURA DEL MECI

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Indicadores de Gestión

Direccionamiento Estratégico

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Fundamental ya que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad publica.

Define los limites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Políticas de Operación

Direccionamiento Estratégico

ESTRUCTURA DEL MECI

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Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Políticas de Administración del Riesgo

Administración del Riesgo

ESTRUCTURA DEL MECI

Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias.

La política señala qué debe hacerse para efectuar el control y su seguimiento, basándose en los planes y objetivos institucionales o por procesos.

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La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratégico, identificando las causas con base en los factores interno o externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos.

Implica hacer un inventario de los riesgos, definiendo en primera instancia sus causas con base en los factores de riesgo interno o externos presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias).

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Identificación del Riesgo

Administración del Riesgo

ESTRUCTURA DEL MECI

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El análisis del Riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus consecuencias; éste último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. Probabilidad e Impacto.

La Valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas.

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

Elemento

Análisis y valoración del Riesgo

Administración del Riesgo

ESTRUCTURA DEL MECI

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ESTRUCTURA DEL MECI

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Elemento

Autoevaluación de Control y Gestión

Autoevaluación Institucional

Le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar medidas correctivas para el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Comprende el monitoreo que se debe realizar a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos. Los planes de mejoramiento, entre otros.

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ESTRUCTURA DEL MECI

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Elemento

Auditoria

Interna

Auditoria Interna

Es la herramienta que se emplea para el seguimiento al Sistema de Control Interno en este modelo, es la auditoria interna.

Es la herramienta que se emplea para el seguimiento al Sistema de Control Interno en este modelo, es la auditoria interna.

Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad

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ESTRUCTURA DEL MECI

Componentes

MODULO

:

CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Elemento

Plan de Mejoramiento

Planes de Mejoramiento

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ESTRUCTURA DEL MECI

EJE

:

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Para su desarrollo se deben diseñar políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos al interior y en el entorno de cada entidad, que satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa a la ciudadanía y partes interesadas.

A Través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por medio de la rendición de cuentas a la comunidad por medio de la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de las obligaciones frente a las necesidades de los usuarios.

Información y Comunicación Externa

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ESTRUCTURA DEL MECI

EJE

:

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Información y Comunicación Externa

Hace referencia a todos los datos que previenen o son generados por el cliente y/o usuario. Es a través de la cual la organización esta en contacto directo con la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos.

Es a través de este mecanismo que se garantiza la difusión de información de la entidad publica sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés.

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ESTRUCTURA DEL MECI

EJE

:

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Es el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia las cuales se enfoca el accionar de la entidad.

Debe garantizarse su registro y/o divulgación oportuna, exacta y confiable, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir a los funcionarios un conocimiento mas preciso y exacto de la entidad.

Información y Comunicación Interna

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ESTRUCTURA DEL MECI

EJE

:

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Conformado por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos (humanos y tecnológicos) e instrumentos utilizados por la entidad publica, para garantizar tanto la generación y recopilación de información, como de su divulgación y circulación hacia los diferentes grupos de interés, con el fin de hacer mas eficiente la gestión de operaciones en la entidad publica.

Para que la ejecución de estos sistemas se desarrolle de manera eficaz, eficiente y efectiva, deben nutrirse de un componente físico (hardware), de programas de información y conocimiento (software), de recurso humano y de datos a procesar o difundir.

Sistemas de Información y Comunicación

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PLAN DE TRABAJO PARA LA ACTUALIZACIÓN

Y FORTALECIMIENTO DEL MECI

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ACTIVIDADES A REALIZAR

DURACIÓNCRONOGRAMA

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

→ Elaborar presentación en PowerPoint

→ Ejecutar la capacitación

2 días

4 horas

 

 

 

29 - 30 Abril

7. mayo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

→ Reunión previa de concertación de instrumentos para el diagnóstico

→ Elaborar herramienta de diagnóstico

→ Presentar para aprobación

1 día

3 días

1 día

 

 

 

 

4-8 mayo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

→ Aplicar herramienta de diagnóstico aprobada, en las áreas y procesos responsables según componente.

→ Elaborar Diagnóstico e identificar brechas

3 semanas

 

 

 

 

 

11-15 mayo

19-22 mayo

25-29 mayo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

→ Proponer plan de actualización del MECI.

→ Aprobación del plan de actualización del MECI

2 días

1 día

 

 

 

 

 

 

 

 

1-3 junio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

→ Ejecutar el plan de actualización del MECI de las acciones aprobadas

16 semanas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9-12 junio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21-25 sept

 

 

 

 

→ Elaborar informes mensuales

1 día

 

 

 

30-abr

 

 

 

29. mayo

 

 

 

30-jun

 

 

 

31-jul

 

 

 

28. Ago

 

 

 

30. Sept

 

 

 

 

→ Elaborar y entregar informe final de acciones realizadas

1 día

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21-oct

 

→ Realizar los ajustes que se requieran en el MECI

1 semana

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

28-30 sept

1-2 oct

 

 

 

→ Elaborar informe comparativo del antes y después de la actualización del MECI

2 semanas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5-16 oct

 

 

→ Elaborar propuesta de acto administrativo

1 semana

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5-9 oct

 

 

 

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¿QUÉ ES

DIAGNÓSTICO?

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¿QUÉ ES

DIAGNÓSTICO?

Según el diccionario de la Real Academia Española, la palabra diagnóstico proviene del griego "Diagnosis", que significa "Conocimiento". En el mundo de las empresas, cuando se habla de diagnóstico se hace referencia a aquellas actividades tendientes a conocer el estado actual de una empresa y los obstáculos que impiden obtener los resultados deseados.Existe una gran diversidad de metodologías y tipologías para realizar estudios diagnósticos en empresas, y cada una de ellas se enfoca en algún aspecto particular de la vida empresarial. Algunos hacen énfasis en los procesos productivos, otros en aspectos relativos al mercado y los consumidores.

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¿QUÉ ES

DIAGNÓSTICO?

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TALLER

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GRACIAS