Dirección de Extensión Universitaria Objetivos Mejorar la efectividad y logística de los eventos a través del trabajo coordinado de las áreas Ahorrar recursos papelería y gestión al eliminar el uso de MEMORANDUM a diversas áreas ID: 806785
Download The PPT/PDF document "Organización de eventos" is the property of its rightful owner. Permission is granted to download and print the materials on this web site for personal, non-commercial use only, and to display it on your personal computer provided you do not modify the materials and that you retain all copyright notices contained in the materials. By downloading content from our website, you accept the terms of this agreement.
Slide1
Organización de eventos
Dirección de Extensión Universitaria
Slide2Objetivos:
Mejorar
la efectividad y
logística de
los eventos a través del trabajo coordinado de las áreas.Ahorrar recursos: papelería y gestión, al eliminar el uso de MEMORANDUM a diversas áreas.Concentrar requerimientos y optimizar el tiempo.
Slide3coordinación
Verónica Valencia
eventos@uthermosillo.edu.mxsoporte
Recursos Materiales
Mantenimiento e Instalaciones
Dirección de Sistemas Informáticos
Todo evento debe tener un
Responsable Operativo
por
parte del área organizadora
.
Slide4PROCEDIMIENTOS
Slide5El área que organiza:
Confirma
la agenda del Rector con el Secretario Particular, mínimo cinco días antes.Designa Responsable Operativo para logística, previa, durante y después del evento. Captura datos en Formato Único de Programación, mínimo cinco días antes.
Disponible en drive.Elabora Tarjeta Informativa para Rector
c.c.p. al correo: eventos@uthermosillo.edu.mxEnvía información para elaborar boletín de prensa, antes del evento,
al correo:
eventos@uthermosillo.edu.mx
Garantiza
la asistencia puntual de los convocados,
mínimo 15 minutos antes del inicio del evento.Evento interno /externo asiste Rector
Slide6Evento
externo
asiste SECEl área que organiza:Confirma la agenda del Rector con el Secretario Particular, mínimo cinco días antes.Designa
Responsable Operativo para logística, previa, durante y después del evento.
Captura datos en Formato Único de Programación, mínimo cinco días antes. D
isponible
en drive.
Elabora
Tarjeta Informativa para Rector
c.c.p. al correo: eventos@uthermosillo.edu.mxElabora Ficha Técnica para SEC
c.c.p
. al correo:
eventos@uthermosillo.edu.mx
6. Envía
información para elaborar boletín de prensa, antes del
evento,
al correo:
eventos@uthermosillo.edu.mx
7.
Garantiza
la asistencia puntual de los convocados,
mínimo
15 minutos antes del inicio del evento
.
Slide7Evento interno
no
asiste Rector El área organizadora: Captura en el Formato Único de Programación, disponible en Drive, mínimo cinco días antes.
Designa Responsable Operativo para logística, previa, durante y después del evento.
Envía al correo eventos@uthermosillo.edu.mxa) Programa con presidium
b) Información para boletín de prensa
Garantizar la asistencia puntual de los convocados,
mínimo
15 minutos antes del inicio del evento.
Slide8Después de capturar la información en el
Formato Único de Programación
, disponible en Drive, recibirá respuesta vía correo electrónico, una vez que se confirme con las áreas involucradas la disponibilidad.En todos los casos, las adquisiciones se realizan a través del procedimiento ya establecido, en tiempo y forma. NOTAS
Slide9INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Slide10Impresión y firma de reconocimientos
A través de MEMORAMDUM, el titular del área solicita al Director de Administración y Finanzas un paquete de plantillas para disponer de los reconocimientos necesarios durante el cuatrimestre.El responsable del evento se encarga de redactar e imprimir formato de reconocimiento, que enviará como borrador a Rectoría para VoBo y posterior firma, cinco a días antes del evento
.
Slide11Formato de
OFICIO
CAMBIOS:LEYENDA OFICIAL:“2017: Centenario de la Constitución, Pacto Social Supremo de los Mexicanos”Se elimina el logo del XXV Aniversario del SUT.Ubicación:http://www.uthermosillo.edu.mx/index.php/download/formatos-uth/
Slide12Formato de
PPT
Ubicación: (Nosotros)http://www.uthermosillo.edu.mx/index.php/download/formatos-uth/
Slide13Normatividad para el
Uso
de Espacios y Mobiliario Disponible en Drive
Slide14Gracias