CHE VORREI AMBITO AMMINISTRATIVO WHAT NEXT TTA Bologna 08 Aprile 2019 Paola Fabbri FE WNTTA AMBITO AMMINISTRATIVO FASE I un po di ID: 797438
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What Next TTA L’ENTE CHE VORREIAMBITO AMMINISTRATIVO
WHAT NEXT TTA - Bologna, 08 Aprile 2019 Paola Fabbri (FE)
Slide2WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE Iun po’ di datiInizio lavori: Marzo 2018 Gen
2019Partecipanti : 24 (di 10 sedi)Riunioni plenarie: 5 (MAR-LUG 2018)
Suddivisione in GdL per lo sviluppo di 3 progettiPresentazione 3 Progetti (PAD-COAST-GLASS) + 1 (PAM)Unito all’ambito amministrativo, l’ambito direzione con mantenimento del moderatore (Rita
Bertelli_LNF)
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Slide3WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE I3 + 1 Proposte elaborate in GdL autonomiPresentazione Proposte al PT INFN (Bologna-ottobre 2018):PAD
– Procedure A
mministrative Digitalizzate): Abstract 3, 36, 39 e 42 (Rel. Claudio Ciamei – RM1)
COAST – Contatti AC-Strutture: Abstract 2 e 34 (Rel
. Simona
Bortot
- TO)
GLASS
– Gruppo di Lavoro AmminiStrativo
S
pecializzato:
Abstract 24 e 25 (Rel. Anna Favaro e Alberto Moni – LNL)PAM – Procedure Ambito Amministrativo: Abstract 7, 20, 39, 42, 45, 54, 60 e 61) (Rel. Angelo Borrani – FI)
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Slide4WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE IPADSCOPO: Rendere piu’ efficienti le procedure amministrative anche in ottemperanza alla normativa vigente in materia di digitalizzazioneSemplificare le procedure amministrative
Armonizzare le procedure amministrative tra le diverse sedi
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ATTIVITA’ DA SVILUPPARE
1a)
Fac-simili
documenti
9a) Comunicazioni
AC
2c) Missioni
10c) Codice Fiscale
3b) Ordini
11a) Alfresco
4b) Mandati e Reversali
12) Migliorie
Gestionali
5c) Scadenziario Nazionale
13c)
Workflow
e
tracking
6a) Condivisione Documenti
14) Personale informatico
(call)
7b) Albo Fornitori
15) Conservazione
8b) Programmazione Acquisti
Slide5WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE ICOASTSCOPO: Migliorare la comunicazione e gli scambi tra Strutture-AC/PresidenzaAgevolare lo scambio e la condivisione delle informazioni-> rendere
piu’ efficiente l’organizzazione del lavoro e l’espletamento delle pratiche amministrative
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COME
a-b)
Personale di riferimento noto (AC/STRUTTURE/PRESIDENZA)
c) Siti
WEB fruibili e con info utili immediate
d) Manuali
operativi
e) Piattaforma per scambio documentale
f) Feedback alle mail
g) Interrogazione dati
h) Ticketing/FAQ
Slide6WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE IGLASSSCOPO: Costituzione di gruppi di lavoro specializzati in determinate materieFavorire il coinvolgimento di personale competente in diverse aree amministrative e distribuite sul territorio
Armonizzare le procedure amministrative tra le diverse sedi
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AREE DI ATTIVITA’
Contratti
Pubblici
Patrimonio
Missioni
Ragioneria
COME
GdL
: DB competenze/
call e dinamico
Coordinamento
GdL
:
Responsabile divisione di AC (o delegato)
Attività
del
GdL
:
Supervisione e coordinamento delle attività di competenza
Supporto e formazione continua
Aiuto operativo
Raccolta normativa, manuali, linee guida
Aggiornamento documentazione
Slide7WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE IPAMRaccolta di argomenti di tipo amministrativo inizialmente ricompresi in altri ambiti di WNTTAUniformità di interpretazione normativaConoscere AC
Manuali operativiPromuovere la digitalizzazione
Condivisione documentiCreazione Albo FornitoriCreare un magazzino centralizzato INFNConsiderare il personale amministrativo nelle afferenze degli esperimenti (es. fondi esterni)
Attivare accordi centralizzati per semplificare acquisti (es. RS)Costituire un fondo TFS volontario
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Slide8WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE IIInizio lavori: Febb/Marzo 2019 Giu
2019Scopo c.d. «concretizzazione»: modalità,tempistiche
, personale coinvolto, costiPersonale di riferimento: Relatori delle propostePAD: Claudio Ciamei (RM1)COAST
: Simona Bortot (TO)GLASS: Anna Favaro (LNL)PAM: Angelo Borrani (FI)
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Slide9WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE IIPAD(Claudio Ciamei -> Antonella Mancuso)Partecipanti circa 11 – coinvolgimento di Simona Fiori
Prima riunione plenariaSuddivisione in 3 GdL che svilupperanno le aree di attività in autonomia e già riuniti
(ampie discussioni su albo fornitori, codici fiscali, fac-simili documenti, missioni)
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Slide10WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE IICOAST(Simona Bortot)Partecipanti circa 4 Unito al progetto «Assieme»
Alcune riunioni plenarieElaborazione iniziale delle iniziative (assieme e coast
) in modo autonomo due aspetti della stessa medaglia
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Slide11WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE IIGLASS(Anna Favaro)Partecipanti circa 4 Coinvolgimento dei Direttori delle Direzioni/Divisioni di AC interessare (Renato Carletti, Simona Fiori, Alessandro Del Bove)
Alcune riunioni plenarieElaborazione delle diverse aree di attività in termini di ”concretizzazione”
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Slide12WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOFASE IIPAM(Angelo Borrani)Partecipanti circa 6 Coinvolgimento di Simona Fiori
Proposta di estendere il progetto al di fuori di WNTTA
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Slide13WNTTA – AMBITO AMMINISTRATIVOL’ENTE CHE VORREI GRAZIE PER L’ATTENZIONE
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