Interkommunale Zusammenarbeit in der Region Westmecklenburg Neue Kooperation beim ITService 8 Rostocker eGovernmentForum 09 Dezember 2013 Themenschwerpunkte Ausgangslage ID: 795666
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Slide1
Der LandkreisLudwigslust-Parchim
Interkommunale Zusammenarbeit in der Region WestmecklenburgNeue Kooperation beim IT-Service
8. Rostocker eGovernment-Forum 09. Dezember 2013
Slide2Themenschwerpunkte
AusgangslageDurchführung (WiBe, Gründung, Rollout)Aktueller StandWas kommt bis 2020? 2
Slide3Der
Landkreis Ludwigslust-Parchim4.751 km² Fläche,Einwohner: 217.000,46 Einwohner pro km²,
16 Städte und
161 Gemeinden
Maximalausdehnung Nord-Süd: 75 km
Maximalausdehnung West-Ost:118 km
3
Slide4Ausgangslage
Kreisgebietsreform 20112 StandorteLWL – externe IT-DienstleisterPCH – eigene SG IT mit 5 StellenZiel: 2014 einheitlicher standardisierter IT-Service (ITIL)
4
Slide5Ausgangslage
Belastbare UntersuchungEinbindung Controlling, FD Finanzen und politische GremienAuftrag des Verwaltungsvorstandes zur Erstellung einer WiBe durch externen DienstleisterVOL Ausschreibung für externe BegleitungProblem: Welche Dienstleister haben Erfahrung?Beauftragung KGSt
Anlehnung an
WiBe
4.0
5
Slide6WiBe
zum künftigen IT-ServiceSeite 6
Vorhandene Dokumente oder
Dateien?
Zweck und Organisation
Relevante Beschlüsse, Beschluss- und Informationsvorlagen
Strategische Ziele der IT
Relevante Dienstanweisungen
Beschreibungen einzelner Prozesse und Abläufe
Geschäfts-/Aufgabenverteilungspläne
Arbeitsplatz-/Stellenbeschreibungen sämtlicher mit IuK-Aufgaben befasster Mitarbeite/innen
Projekte (erwartetes/erreichtes Ergebnis, Laufzeit/ Status, Verantwortliche/Beteiligte, Aufwand...)
Technik und Sicherheit Übersichten der IuK-Infrastruktur (Infrastruktur-Skizze) Netzwerk der Standorte (Zeichnungen, Skizzen, Dokumentationen, ...) WAN / VPN Dokumentation (Diagramme, Schaubilder, Dokumentationen, ...) Inventarliste aller Server aller Standorte mit Funktionen und Aufgaben, Ausstattungsmerkmalen, installierter Software.. Risiko- bzw. Kritikalitätsmatrix mit Einstufung der Server nach Ausfallgefährdung Übersicht über PC- bzw. Client-Infrastruktur (Ausstattungsmerkmale, installierte Software) Notfallpläne und -konzepte, Wiederanlaufpläne Dokumentationen zur IuK-Katastrophenvorsorge
Ressourceneinsatz und Kosten
Stellen(anteile), Qualifikationen, Eingruppierungen, Personalausgaben für IT-Mitarbeiter/innen
Hardware-Inventar mit Beschaffungsdatum, Kosten für Kauf, Leasing, Miete, Wartung ...
Software-Inventar (Name, Hersteller, Zweck, Anzahlder Lizenzen/ Nutzer, Laufzeit, Kosten...)
Wartungsverträge und SLAs (Hardware, Software, WAN, VPN, ...)
Übersicht zu bezogenen IuK-Leistungen mit Vertragsdaten z.B. Laufzeit, Kosten...
Slide7Aufbau der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Seite 7Teil 1:
Erwartete
Kosten
(KBSt: Monetäre
Wirtschaftlichkeit
Allgemein:
Mitteleinsatz)
Teil 2:
Qualitativ-
strategische
Kriterien
(
KBSt
: Erweiterte
Wirtschaftlichkeit
Allgemein:
Erfolg/
Nutzenerwartung
)
Slide8Qualitativ-strategische Kriterien
Seite 8
Slide9Ergebnis der WiBe Kreis LUP
9
Voraussichtliche, jährliche Kosten
X
Euro
bei
Fremdausführung
Y
Euro
bei
Eigenausführung
Qualitativ-strategische Vorteile eines IT-Outsourcings
termin- und bedarfsgerechte Verfügbarkeit
Größenvorteile bei speziellen Kompetenzen und Mitarbeitern
Für Eigenausführung im Haushaltsjahr 2013
ca
.
Z Euro
erforderlich
Empfehlung: europaweite Ausschreibung-> Gründung einer Anstalt öffentlichen Rechts
Slide10Zielsetzung und Lösungsansatz
10 Zielsetzung
Organisationsform
Zusammenführung der IT-Kompetenzen
Bündelung aller IT-Dienstleistungen und Ausbau des kommunalen
RZ´s
in Schwerin zu einem kommunalen Gebietsrechenzentrum
AöR als geeignete Organisationsform für die Zusammenarbeit beider Partner
Rechtsgrundlage sind die neuen § 70 – 70b der Kommunalverfassung in der Fassung vom 13.07.2011 in Verbindung mit den § 167a – 167 c
Überführung der Dienstleistungsverträge an die AöR
Übergang der IT-Mitarbeiter in die AöR
Zusammenführung der kommunalen Rechentechnik Technik und der Fachapplikationen
Serviceerbringung durch AöR
Slide11Vorteile
11 Text
Personal
IT-Management
Beschaffung
Regionale Wirkungen
Bewahrung des kommunalen Anwendungs-
Know-Hows
Verbesserung der Vertretbarkeit/ Ersetzbarkeit
Spezialisierung und Teamarbeit
Reduzierung der IT-Kosten je Arbeitsplatz
Verbesserung des Services für Mitarbeiter und Bürger
leistungsfähige
IT-
Infrastruktur
z.B
.
eGov
.-
Daten
-und Diensteplattform Konsolidierung der FachverfahrenHochqualifizierte Arbeitsplätze in der RegionKommunaler Komplettdienstleister für Kreise, Kommunen und ÄmterGemeinsame eGovernment-InfrastrukturVerbesserte Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Unternehmen eines gemeinsamen kommunalen IT-Unternehmens als AöR
Rechtsform
Übertragung hoheitlicher Aufgaben möglich (z. B. Familienkasse oder Aufgaben der Vollstreckung)
Aufgabenübertragung an die AöR unterliegt nicht dem Vergaberecht
Nutzung eines größeren Beschaffungsvolumens
Bessere Konditionen bei der Finanzierung
Leistungen der AöR sind aktuell von der Umsatzbesteuerung befreit
Umlagefinanzierung daher nur „echten Kosten“ keine Gewinnmargen und Aufschläge
Slide12Zeitschiene
12
Weiter-
entwicklung
Optimierter
IT-Betreib
Konsolidierung
der IT
Übernahme
Betrieb
Überführung
Personal
sachliche Mittel
Gründung
der
AöR
Start des Projektes zur Vorbereitung der Übernahme des IT-Betriebes
Aufbau der Projekt-
organisation
22.04.2013
Mai 2013
Aufnahme der Ausgangssituation
Workshops und Gespräche in Parchim und Ludwigslust
29.08.2013
Abschluss der Konzeptionsphase
Migrationskonzept liegt vor
Januar 2013
Grobkonzept
Erarbeitung Präsentation für Gremien
Februar/ März 2013
Grundsatz-
entscheidung
durch Kreistag
durch Stadtvertretung
Gründung KSM (
AöR
)
26.08.2013
Januar 2013
Satzung
AöR
Überarbeitung
Aufnahme zu übertragenden Aufgaben
Endabstimmung
15.03 –
15.06.2013
Beschluss-
durchlauf
Stadtvertretung
Kreistag
Anzeige
AöR
-Gründung an IM
07.06.2013
Abschluss der Ist-Analyse
Vorstellung und Bestätigung der Ergebnisse in der Lenkungsgruppe
Juni– Aug 2013
Konzeption und Dokumentation der Zielkonfiguration
Vorstellung und Bestätigung der Ergebnisse in der Lenkungsgruppe
März 2013
Slide13Struktur
13
Beistandsleistungen
Dienstleistungs-
vertrag
Slide14Aktueller Stand
14 Februar2013
Betriebsübergang und Übernahme des IT-Betriebes durch die AöR
Weiter-
entwicklung
Optimierter
IT-Betrieb
Konsolidierung
der IT
Übernahme
Betrieb
Überführung
Personal
sachliche Mittel
Gründung
der AöR
politische Entscheidung
rechtliche Voraussetzung
organisatorische Umsetzung
Übernahme des Betriebes
Überführung der DL-Verträge
Wechsel der Verantwortung Konsolidierung der IT-Systeme Sicherstellung des lfd. Betriebes Sicherstellung der lfd. Services Erweiterung des UmfangesJuni2013Dezember2013Juni2014Dezember2014Juni2015
Übernahme
Betrieb
Slide15Weitere Planung
15
Weiter-
entwicklung
Optimierter
IT-Betrieb
Konsolidierung
der IT
Übernahme
Betrieb
Überführung
Personal
sachliche Mittel
Gründung
der
AöR
Text
Konsolidierung der Fachverfahren
Reduzierung der Server & Optimierung Speicherplatz
Standardisierung und Servicemanagement
Reduzierung Lizenzkosten& Optimierung EinkaufskonditionenReduzierung der benötigten HardwareVerringerung des Betreuungsaufwandes für ServerGereingere Kosten für SpeicherbedarfTransparenz in der ServicequalitätVerbesserung der Austauschbarkeit, Erhöhung der FlexibilitätVerringerung der Abhängigkeiten und der externen KostenDefinierte Vorgehensweise mit eindeutigen Verantwortlichkeiten
Transparentes Lizenzmanagement
Erzielung von Mengen- und Großkundenrabatten
Auswahl gemeinsam genutzter Fachverfahren
Reduzierung der Anzahl der eingesetzten Fachverfahren
Verringerung der Lizenzkosten und Schnittstellenkosten
geringerer Personalaufwand, bessere Vertretbarkeit
Slide16Wie entwickelt sich die KSM weiter?
IT-Service für viele Kommunen in MecklenburgLohn- und GehaltsabrechnungVollstreckungOrdnungswidrigkeiten…Die KSM unterstütz die Kommunen bei der bestmöglichen Erbringung von Verwaltungsleistungen für die Bürgerinnen und Bürger
16
Slide1717
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Andreas Schreiber
Informationsmanager