Projektarbete – tips och idéer - PowerPoint Presentation

Slide1

Projektarbete – tips och idéerSlide2

2

Definition

Ett projekt är en

avgränsad

uppgift som

ska färdigställas under en

begränsad tid

,

med en

tydlig början

och

slut

, av en

tillfällig organisation

,

med

en

viss,

budgeterad kostnad

och ett

förutbestämt mål

och

förväntat

resultat

.

Slide3

3

Definitioner,

forts.

En kraftsamling utöver den vanliga verksamheten som syftar till att föreslå och genomföra:

Förändringar

Förbättringar

Förnyelse

Utveckling

En

arbetsform

, en

organisationsform

, en

läroform

samt en

ledningsform

.

Från latinets ”projicere” = kasta fram.Slide4

4

Varför projekt?

En avgränsad uppgift ska lösas

Fokusering på uppgiften

Förenklar besluts- och informationsvägar

Effektivare genomfört

Pröva nya arbetssätt och metoder

Etablera nya samarbeten

Korsbefruktning av olika kompetenser

Olika kompetensområden behövs

Resurskrävande uppgift som kräver styrning

Behov av samordning

Tids- kostnads- och resursramar skall hållas

Förutbestämt resultat skall uppnås

Vad är viktigast hos er?Slide5

5

Olika typer av projekt

Förändringsprojekt

IT-projekt

Informationsprojekt

Utbildningsprojekt

Utredningsprojekt

Produktutvecklingsprojekt

Administrativa projekt

Anläggningsprojekt/byggen

Forskningsprojekt

Andra sätt att definiera:

Öppna projekt

Konkreta

t.ex. tekniska projekt

Synligt

(byggnader/produkter)

eller dolt

Externt el. interntSlide6

6

Förändring och utveckling

Projekt startar i regel p.g.a. nya idéer och otillfredsställda behov

Projektformen ger kraft och energi

Kräver förankring och bra processledning

Förutsätter också ett medvetet arbete med alla intressenter

Implementeringen i fokus!Slide7

7

Initiering

Vad

är anledningen?

Otillfredsställda behov

Aktiviteter hos andra aktörer

Beställningar uppifrån

Ny teknik

Utveckling av befintlig verksamhet

Innovationer

Egna exempel?

Vem

initierar?

UTOMSTÅENDE:

Regering och riksdag

Koncernledning

Samarbetspartners

Medlemmar

Annan

INTERN BESTÄLLARE:

Ledningen

Linjechef

ProjektledarenSlide8

8

Test av projektidén

Angelägenhet

Vilket behov ligger bakom?

Hur prioriterad är idén?

Genomförbarhet

Behövs ett projekt?

Finns det tillräckligt med tid, kompetens och personal?

Vilka kan hjälpa till?

Hur ska finansieringen gå till?

Vilket motstånd kan väntas?

Nyttan

Står nyttan i proportion till insatsen?

Möjlighet till samordning med andra projekt?

Är det rätt tid att starta?

Starta inte innan du har svaret på dessa frågor!Slide9

9

Projektets olika faser

Idéfasen

Idékläckning - initiering

Analys av behov & förutsättningar

Ev. förstudie?

Projektdirektiv från beställaren alt.

Projektplan för ansökningar

Projektstart

Utse/samla de berörda i projektorganisationen

Gör en

operativ budget

för

rörliga kostnader

Planeringsfasen

Tidplan/metoder/aktiviteter

Planeringsverktyg

Riskanalys

Genomförandefasen

Arbetsfördelning tydliggörs

Aktiviteter påbörjas o. genomförs

Infoplan

& dokumentation

Administration

Uppföljning och avstämning

Marknadsföring – spridning

Spridningskonferens

Avslutning

Slutgranskning

Överlämnande av resultatet

Implementering

Projektutvärdering – godkännande

Revision och avrapportering

Uppföljning

(om det finns resurser)Slide10

10

Planering av projekt

Underlag för

styrning

,

arbetsfördelning

,

samordning, beslutsfattande

och

uppföljning

Utgår från projektmålen och milstolparnaAnger vilka aktiviteter som ska utförasPreciserar tids- och kostnadsramarnaKlargör vilka resurser som kan tas i anspråkResulterar i en projektplan el. projektkontraktSlide11

11

Checklista projektplan

Beslutsunderlag

,

vilka resurser behövs för att nå ett visst mål, när?

Projektidén,

beskriv

Bakgrund

. –förståelse, sammanhang. Varifrån kom idén varför?

Mål

–vad

ska åstadkommas?

Avgränsningar

– vad ska inte behandlas

Syfte

–

varför

göra detta, nu som projekt?

Risker/osäkra faktorer,

vilka är de och hur beaktas de?

Strategi, metod och aktiviteter

–

hur

och

vad

?

Tidsram

–

när

starta och sluta?

Samarbetspartners

– vilka kan bidra

Budget

. – resursförbrukning och finansieringSlide12

12

Projektplan,

forts.

Personella resurser

– vad behövs och vad kostar det

Organisation och bemanning

– anpassa efter behovet

Förankring/marknadsföring

– plan för implementering

Uppföljning

– regelbundna avstämningar

Dokumentation –

beslutsunderlag, kontrakt, kravspecifikationer etc.

Planeringsverktyg

– vilka ska användas

Information

– till vem och på vilket sätt

Avrapportering

– hur ska styrgrupp/uppdragsgivare följa projektet

Utvärdering

– Varför? Vad? För vem? Av vem? När? Hur? Slide13

Metoder och aktiviteter , exempel

Litteratur/omvärldsstudier

Enkäter och intervjuerWorkshops, fokusgrupperUtbildningar, seminarier och konferenserSkapande aktiviteterInformationsmötenUppsökeriStödgrupperINFORMATION:StudiematerialArtiklar i olika kanalerTrycksaker och böckerFilmerWebbSociala medierMer?

www.attention-riks.se

13Slide14

14

Projektledaren hanterar

Intressenterna;

uppåt & utåt

Få accept

Marknadsföra

Bygga upp trovärdighet

Livscykeln;

framåt & bakåt

Planera & kontrollera

Informera & kommuniceraFölja upp och utvärdera

Prestationerna;

inåt & nedåt

Hålla ihop arbetetBygga ett bra klimat

Bevaka kvalitén

Ta tag i problem och

svårigheter

Utveckla framgångskriterier

Leverera resultatSlide15

15

Projektledarens checklista

Varje fas i projektet – från idé till utvärdering kräver avstämning.

Utgå från checklistan och fundera hur den skulle kunna hjälpa dig i ditt arbete?

Analys av projekt och hur problem kan förebyggas i de olika fasernaSlide16

16

Resursinventering - prioritering

För att lyckas med projektet måste det råda balans mellan:

Målen

Tiden

Budgeten

Övriga resurser

Att undersöka:

Har ditt projekt den nödvändiga balansen?

Om inte hur ska du åtgärda det?

Testa ballongmetoden på din projektidéSlide17

17

SMARTA mål

Projektmål skall vara:

Specifika

Mätbara

Avgränsade

Realistiska

Tidsbestämda

Accepterade

Dela gärna upp i:

Huvudmål

Delmål

De senare anges i milstolparnaSlide18

18

Planeringsverktyg

Skapar struktur och underlättar uppföljning

Ger överblick

Underlag för prioritering & justering

Mest använda är:

GANTT-schema

(se Microsoft Projekt)

Milstolpeplanering

WBS – bra för komplicerade projektSlide19

19

Milstolpeplan

Beskriver VAD som ska vara GJORT etappvis

Ger överblick över viktiga händelser

Styr mot målet

Logisk följd från projektstart till avslutning

Tar upp kontroll-, besluts- och kritiska punkter

Tas fram av hela projektgruppen

Formuleras från målet och bakåt

Viktigt redskap för kontinuerlig uppföljningSlide20

20

Projektorganisationen

Tillfällig organisation för ett tillfälligt uppdrag

Olika intressen och kompetenser samlas

Kompletterar annan organisation (linje)

Anpassas till projektets karaktär

Kräver tydlig rollfördelning mellan

Uppdragsgivare

Styrgrupp

Referensgrupp

Projektledare

Projektgrupp

Övriga intressenterSlide21

21

De olika rollerna,

forts.

Uppdragsgivare

Styrgrupp

Projektledare

Projektgrupp

Referensgrupp

Styrande funktion

Uppdragsgivare

Styrgrupp

Verkställande funktion

Projektledaren

Projektgruppen

Rådgivande funktion

Referensgrupp

Intressenter

IntressenterSlide22

22

Övriga intressenter

Viktigaste intressenterna är de fem kategorierna

Definiera vilka de övriga är, t ex:

Projektets målgrupper

Specialister

Samarbetspartners

Beslutsfattare

Opinionsbildare

Slutanvändare

eller annan mottagareSlide23

23

Intressentanalys

Vilka är just dina intressenter?

Vilka förväntningar tror du att de har?

Vilken erfarenhet har de?

Hur engagerade kan de tänkas vilja vara?

Vilken ställning och inflytande har de?

Hur uppfattar de sin roll?

Kommer de att vilja vara med och påverka?

Hur mycket information vill de ha?

I vilken form?

Vilka kan du ha mest nytta av?Slide24

24

Nu startar vi!

Lär känna varandra

Gå igenom vad som motiverat projektet

Tolka ansökan (direktiven) tillsammans

Diskutera, metoder, aktiviteter & spelregler

Klargör roller, arbetsfördelning, ansvar



”Vem gör vad”

Granska projektbudgeten

Gör en gemensam riskanalysGör en detaljerad tids- och aktivitetsplanSlide25

25

Riskanalys =

att ha beredskap

Riskhantering = Berörda personer värderar riskerna och väger samman sannolikhet – påverkan för att finna projektets akilleshälar :

Lista alla tänkbara risker

Ge dem ett värde för S = sannolikhet resp. I = inverkan på projektet

Rita in dem på en fyrfälts-karta med variablerna

sannolikhet – konsekvenser

Gör en reservplan för högriskfaktorerSlide26

26

Projektfällor -

exempel

STYRNING

Arbetet startar utan analys och planering

Brister i styrdokument Oklar beställare

Orealistisk tidplan

För lite resurser

Oklar roll- och ansvarsfördelning

Olika förväntningar

(internt och externt)

LEDNING

Oförståelse från linjen

Dålig kommunikation

Oklara spelregler

Svårigheter att hantera nya förutsättningar

Bristfällig uppföljning

Dålig kontakt med kund/beställare

Bristande ledningSlide27

Framgångsfaktorer

Rätt avgränsning och prioritering

Mål- och resultatorienteringTydlig planering - överblickEngagerade partners - starka kontaktnätKunskaper inom projektets sakområdenEngagerande aktiviteterKreativitet - idérikedom www.attention-riks.se

27Slide28

28

Vanliga konfliktorsaker

Otydliga mål

Orealistiska förväntningar

Bristande ledning

Bristande förståelse för olikheter

Resursbrist

Oklar roll- och ansvarsfördelning

Dålig kommunikation

Konkurrens

Missförstånd

Sätter egna regler

RevirstriderSlide29

29

Att avsluta

Utvärdera erfarenheter från projektarbetet för framtida projekt

Avveckla projektorganisationen

Avsluta alla projektkonton

Göra

efterkalkyl

Tacka alla som bidragit

Skriva projektrapportSlide30

30

Avslutande aktiviteter

Lika viktigt att sluta rätt som att börja rätt

Hela projektets livscykel och alla processer ska nu granskas

Vad har gjorts bra?

Vad blev mindre bra?

Vad lär vi av det?

Vad återstår att göra?

Många saker att tänka på, se checklista

Viktigt tillfälle för alla att läraSlide31

31

Eftergranskning

Framgångskriterier?

Fanns de formulerade?

Kunde de tillämpas?

Projektets livscykel?

Var arbetade man effektivt?

Var uppstod problem?

Styrmedel?

Fungerade planerings- och styrinstrument?

Ev. svårigheter?

Ändringshantering?

Höll alla förutsättningar?

Vad justerades?

Projektorganisation?Fungerade den enligt plan?

Ev. svaga länkar?

Informationen?

Blev alla informerade på rätt sätt?

Togs synpunkter till vara?Slide32

32

Två begrepp

UPPFÖLJNING

Då

redovisas

vad som hänt – vilka aktiviteter har genomförts, kostnader, tidsåtgång & prestationer.

UTVÄRDERING

Då försöker man b

edöma och förklara

varför det blev som det blev. Slide33

33

Handlingsplan för framtiden

Vår modell och rutiner för projektarbete

Vilka förbättringar behövs när det gäller:

Dokumenthantering

Förmåga att planera, styra, följa upp

Beställarkompetens

Utvärdering

Projektledarkompetens

Projektkunskaper hos medarbetarnaSlide34

Pågående Attentionprojekt

ATTENTIONS EGNA

Min skolaADHD på jobbetBarns röstIdrott för allaSAMVERKANSPROJEKTNätkoll (Attention Hisingen Kungälv

www.attention-riks.se

34Slide35

Pågående Attention-projekt

Min skola

– elevinflytande och anpassningarADHD på jobbet - stärka våra gruppers position på arbetsmarknadenBarns röst – ungas delaktighet i vård och stödIdrott för alla – bredda och öppna idrotten för fler grupperNätkoll – om unga på nätet, i samverkan med Attention Hisingen-Kungälv, som driver projektet