Apprendre à utiliser QuickBooks en ligne - PowerPoint Presentation

Apprendre à utiliser QuickBooks en ligne Cours donné par : Votre nom ici

Leçon 1 – Configuration d’une nouvelle entreprise

Leçon 1 – Objectifs d’apprentissage S’abonner à QuickBooks en tant qu’étudiant http://education.intuit.ca/education-program/students.jsp Les étudiants s’inscrivent deux jours avant la première leçon sur QuickBooks Comment configurer un fichier d’entreprise dans QuickBooks Importer des listes Activer la taxe de vente Configurer les utilisateurs

Démonstration de la configuration d’un fichier dans QuickBooks

Leçon 2 – Se familiariser avec le logiciel QuickBooks en ligne

Leçon 2 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : L’ouverture d’une session dans QuickBooks Le tableau de bord de QuickBooks Les trois façons de naviguer dans le logiciel La structure de QuickBooksLa saisie d’opérations

Introduction à QuickBooks Il est recommandé d’utiliser le navigateur Google Chrome  : Intuit a conçu QuickBooks pour une utilisation dans Chrome On peut utiliser Chrome dans les environnements Mac et WindowsChrome est le navigateur le plus utiliséOuvrez QuickBooks dans plusieurs onglets pour une navigation aiséeNote : Vous pouvez utiliser Mozilla Firefox. Les navigateurs Internet Explorer et Safari ne sont pas pleinement pris en charge (on peut les utiliser quand même, mais certaines fonctions ne sont pas prises en charge)

L’ouverture d’une session dans QuickBooks Connectez-vous à QuickBooks en accédant au site Web suivant : ca.qbo.intuit.com Conseil : Marquez cette page d’un signet dans votre navigateur afin de pouvoir accéder facilement à la page d’ouverture de session dans QuickBooks

C’est à vous n o  1... Leçon 2 Allez à tinyurl.com/canadasample Vous pouvez utiliser cet exemple de fichier comme outil d’enseignement, mais assurez-vous que vos étudiants utilisent le fichier d’entreprise qu’ils reçoivent du « Programme d’éducation d’Intuit pour le Canada » afin qu’ils puissent enregistrer leur travail http://education.intuit.ca/education-program/students.jsp 2. Saisissez le Code pour accéder au compte de l’entreprise ou sélectionnez... « Je ne suis pas un robot »

C’est à vous n o  2... Leçon 2 Vous devez ajouter un compte au plan comptable. Ouvrez le Plan comptable... Il est inutile pour l’instant d’ajouter le compte. Vous voulez exécuter un rapport Grand livre général. Trouvez le rapport, puis exécutez-le. C’est le temps de payer des factures. Ouvrez la fenêtre Payer les factures.Vous désirez faire le suivi d’un budget pour l’année à venir. Trouvez le lien approprié pour amorcer le processus.Vous voulez créer un devis pour un client. Trouvez l’opération Devis.

C’est à vous n o  3... Leçon 2 Vous devez activer une fonction pour éviter la duplication des numéros de factures. Trouvez le paramètre permettant d’activer cette fonction. Vous voulez ouvrir une deuxième fenêtre dans QuickBooks. Ouvrez le Centre rapports dans un deuxième onglet. Vous demandez l’aide d’un ami qui connaît QuickBooks. Trouvez l’endroit où l’ajouter comme utilisateur de QuickBooks. Il vous faut une liste des factures. Trouvez la liste Factures.Vous cherchez la facture no 1009. Cherchez-la au moyen de la fonction Rechercher.

Le tableau de bord Vous y trouverez l’information suivante : État des résultats de base Revenus et dépenses récents Informations bancaires (du côté droit) Note : Sélectionnez Vie privée pour masquer des renseignements financiers du Tableau de bord

Trois façons de naviguer Menu Créer (+) Saisie d’opérations courantes Toutes les opérations figurent dans ce menu Barre de navigation Recherche d’opérations par nomRecherche d’opérations par type Icône de la roue dentée/menu EntrepriseTâches et listes importantes qui ne servent pas tous les jours

Démonstration de la navigation dans QuickBooks en ligne

La structure de QuickBooks Listes Ajouter à QuickBooks des renseignements tirés de listes Exemples de listes : Plan comptable, Clients, Fournisseurs Formulaires d’opération Remplissez des formulaires afin de produire des écritures comptablesQuickBooks enregistre les débits et les crédits en arrière-planAutres fonctionsExemples de fonctions offertes : Production de rapports, Rapprocher, Budgets

Fonctionnement de QuickBooks en ligne  – Flux de travail Autres fonctions Listes Formulaires d’opération Rapports Les listes comprennent : Plan comptable Clients Fournisseurs Produits et services Les fonctions comprennent : Rapprochement de comptes Production de déclarations de taxe de vente Budgets Coût du projet Les opérations comprennent : Factures Factures à payer Chèques Reçus de vente Écritures de journal

Aperçu des formulaires d’opération Qui Choisissez le nom de la personne ou de l’entreprise avec laquelle vous faites affaire (clients, fournisseurs ou autres) Quand Date de l’opération La date du service s’affiche dans un autre champ de dateQuoiCe que vous vendez ou la dépense que vous engagezCombienLe montant (peut également comprendre le montant des taxes de vente)

Démonstration de l’ajout d’éléments à une liste

C’est à vous n o  3... Leçon 2 Des collègues viennent continuellement à votre bureau, et vous tenez à protéger les renseignements de l’entreprise? Activez la fonction Vie privée. Vous voulez ouvrir la page Rapports dans un onglet distinct. Ouvrez le nouvel onglet. Vous devez consulter une liste de factures de vente. Trouvez une liste de factures.Vous aimeriez voir un aperçu des résultats du mois dernier. Trouvez le Coup d’œil sur l’entreprise pour votre compagnie.

Leçon 3 – Ventes et clients, partie 1

Leçon 3 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : L’ajout de clients L’ajout de produits et de services Les flux de travail liés aux ventes La « vente au comptant » – lorsque les clients paient au moment de la venteLes comptes clients – lorsque les clients paient plus tard

Démonstration de l’ajout d’un client

C’est à vous n o  1... Leçon 3 Ajoutez un nouveau client : Les merveilleux mariages de Marie La propriétaire s’appelle Marie MorinL’adresse de l’entreprise est le 400, avenue du Mont-Royal, Montréal (Québec) H2T 2S6Le client préfère que le paiement se fasse par chèque Ses factures sont payables dans les 30 joursAjoutez un nouveau client : Événements du tonnerreL’adresse de l’entreprise est le 6, rue Sherbrooke Est, Montréal (Québec) H1W 1E4Le client préfère que le paiement se fasse par carte de créditSes factures sont payables dans les 30 jours Il veut que ses factures soient envoyées « plus tard »

C’est à vous n o  2... Leçon 3 Ajoutez un nouveau client : Stéphane Richer Son adresse est le 3722, avenue Coloniale, Montréal (Québec) H2X 2Y6Le client préfère que le paiement se fasse par chèque Ses factures sont payables dans les 30 joursAjoutez un nouveau client : Du bon manger Inc.L’adresse de l’entreprise est le 385, boulevard Saint-Joseph Ouest, Montréal (Québec)H2V 2P1Le client préfère que le paiement se fasse par chèqueSes factures sont payables dans les 30 joursIl veut que ses factures soient envoyées « plus tard »

Avantages de la liste Produits et services Facilite la préparation de formulaires lorsqu’on ajoute une liste détaillée des produits ou services qu’on propose aux clients. Contient des liens vers les comptes dans QuickBooks en ligne. Crée l’écriture de journal en fonction du type de formulaire et des comptes liés aux éléments figurant sur le formulaire. Contribue à la comptabilité en arrière-plan. Facilite la production de rapports sur les produits et services. Permet de faire le suivi des quantités achetées et vendues lorsqu’on utilise la gestion des stocks (entreprises ayant des stocks à gérer).

Types de produits et services Service : les services que vous fournissez à des clients (p. ex. : services-conseils). Pièce hors stock : fournitures ou matériaux utilisés dans le cadre de la prestation de services (p. ex. : aliments utilisés par un traiteur). Pièce en stock : pièces qu’on achète, qu’on suit et qu’on vend. Sert au suivi des articles en stock.Offres groupées : ensemble de produits et services.

Démonstration d’ajout à la liste Produits et services

C’est à vous n o  3... Leçon 3 Ajoutez un nouveau service appelé Services de DJ professionnels Il est associé au compte Ventes dans le rapport État des résultats.Prix fixe de 3 000 $, taxable (TVH).La description suivante doit figurer sur la facture :« Services de DJ professionnels dispensés par C & C Music Factory » Ajoutez un nouveau service appelé Service de voiturierIl est associé au compte Ventes dans le rapport État des résultats.Le prix du service est fonction du chiffre d’affaires du client, mais il est taxable (TVH).La description figurant sur la facture est unique et adaptée à l’objet de la vente :

C’est à vous n o  4... Leçon 3 Ajoutez un nouveau service appelé Préparation d’aliments Il est associé au compte Ventes dans le rapport État des résultats.Pas de prix fixe, mais le service est taxable (TVH).La Description à inclure sur la facture sera ajoutée au besoin sur les factures des clients.2. Ajoutez un nouveau service appelé Organisation d’événementsIl est associé au compte Ventes dans le rapport État des résultats.Le prix du service est fonction du chiffre d’affaires du client, mais il est taxable (TVH).La description suivante figurera sur la facture : Organisation d’événements.

Flux de travail liés aux rentrées d’argent Reçu de vente Faire un dépôt Facture Dépôt bancaire Le client paie au moment de la vente Le client a XX jours pour payer Recevoir le paiement

Démonstration des flux de travail liés aux reçus de vente

Flux de travail liés aux rentrées d’argent Reçu de vente Faire un dépôt Le client paie au moment de la vente

Fonds non déposés dans QuickBooks en ligne Dépenses Reçu de vente Payer les factures Fonds non déposés Dépôt bancaire Dépôt bancaire But des fonds non déposés : Retient les fonds jusqu’à leur dépôt Facilite le rapprochement bancaire pour veiller à ce que les paiements groupés dans QuickBooks concordent avec les dépôts indiqués dans le relevé de compte

C’est à vous n o  5... Leçon 3 (4 minutes) Créez un reçu de vente pour Les merveilleux mariages de Marie L’entreprise a acheté des Services de DJ professionnelsLe prix était de 6 500 $ + TVHPaiement effectué au moyen du chèque no 5733 (déposé seulement au moment de la prochaine visite à la banque)Créez un reçu de vente pour Événements du tonnerreL’entreprise a fait appel à un Service de voiturierLe prix était de 2 305 $ + TVHDescription : « Service de voiturier lors d’une activité caritative » Paiement effectué au moyen du chèque n o  839033 (déposé seulement au moment de la prochaine visite à la banque)

C’est à vous n o  5... Leçon 3 (4 minutes) Créez un reçu de vente pour Stéphane Richer Il a acheté des Services de DJ professionnelsLe prix était de 8 500 $ + TVHIl a réglé son achat au moyen d’une carte de crédit (à déposer directement à la banque)Créez un reçu de vente pour Du bon manger Inc.L’entreprise a acheté des Services de traiteurLe prix était de 4 300 $ + TVHDescription : « Services de traiteur pour une activité caritative »Paiement effectué au moyen du chèque n o  9453 (déposé seulement au moment de la prochaine visite à la banque)

Démonstration du flux de travail Facture – Comptes clients

Flux de travail lié aux rentrées d’argent – Factures (Comptes clients) Facture Dépôt bancaire Le client a XX jours pour payer Recevoir le paiement

C’est à vous n o  6... Leçon 3 Créez la facture suivante : La Facture est destinée à Alba FayElle concerne l’achat de Services de traiteur pour 7 763 $ + TVHDescription : « Réception pour la finale de la Coupe Grey (150 invités) »Créez une facture pour Adwin KoElle concerne l’achat de services de Préparation d’aliments pour 9 000 $ + TVHDescription : « Préparation d’aliments »

C’est à vous n o  7... Leçon 3 Ajoutez un nouveau client : Sylvain Lejeune Le propriétaire s’appelle Sylvain LejeuneSon adresse : 50, avenue du Parc, Montréal (Québec) H2V 4G8Créez l’opération suivante :Créez une Facture datée du 1er septembre 2017Elle concerne l’achat de services de traiteur pour 9 488 $ + TVHDescription : « Lancement de la saison de hockey — 300 invités »Recevez le paiement de Stéphane Richer aujourd’hui. Paiement au moyen du chèque nº 109. Le chèque n’a pas encore été déposé.

C’est à vous n o  8... Leçon 3 Préparez le dépôt des chèques suivants : Date : Vendredi de la semaine en cours.Chèques à déposer : numéros 5733, 839033 et 109. Recevez le paiement de Stéphane Richer aujourd’hui. Paiement au moyen du chèque nº 109. Le chèque n’a pas encore été déposé.

C’est à vous n o  9... Leçon 3 Créez un rapport Détails des ventes par client Créez un Sommaire du classement chronologique des CC

Leçon 4 – Fournisseurs et dépenses, partie 1

Leçon 4 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : L’ajout de fournisseurs Le flux de travail lié aux comptes fournisseurs Factures  Payer les facturesFlux de travail lié aux dépensesDépensesChèques

Flux de travail relatif aux dépenses dans QuickBooks en ligne Saisir les factures à payer Opérations en espèces Comptes fournisseurs Dépense Chèque Payer les factures Imprimer des chèques Les dépenses comprennent : Débits Interac Prélèvements automatiques Virements électroniques Débits de carte de crédit PayPal Autres…

Démonstration de l’ajout de fournisseurs

C’est à vous n o  1... Leçon 4 Créez le fournisseur suivant : Nom : Service de voiturier VincentAdresse : 300, rue Principale, Sainte-Adèle (Québec). J8B 1Z2Créez le fournisseur suivant :Nom : Les Gâteaux de GaétanAdresse : 7, Côte-Sainte-Catherine, Montréal (Québec)H2V 1Z9Créez le fournisseur suivant :Nom : Super serveursAdresse : 677, rue Verchères, Sherbrooke (Québec)J1N 1X8

C’est à vous n o  2... Leçon 4 Créez les fournisseurs suivants : Caisse populaire du coin Bureau en grosLa compagnie d’électricité Postes CanadaIntuit***Pas besoin de consigner les coordonnées de ces fournisseurs.

Flux de travail lié aux dépenses dans QuickBooks en ligne Opérations en espèces Dépense Chèque Imprimer des chèques (facultatif) Les dépenses comprennent : Débits Interac Prélèvements automatiques Virements électroniques Débits de carte de crédit PayPal Autres...

Démonstration d’une dépense

C’est à vous n o  3... Leçon 4 Vous avez fait les achats suivants le 10 du mois en cours. Consignez-les dans QuickBooks en ligne 86,65 $ (TVH comprise) de fournitures de bureau chez Bureau en gros.Location de matériel de la Salle Garcia pour 1 209 $ + TVH sur la carte de crédit Visa.15 $ de frais bancaires liés au compte chèques à la Caisse populaire du coin (non taxables)Services comptables fournis par Michèle Lalonde pour 547,60 $ + TVH. Faites le suivi des dépenses liées aux Honoraires professionnels.

Flux de travail lié aux comptes fournisseurs dans QuickBooks en ligne Saisir les factures à payer Comptes fournisseurs Payer les factures Imprimer des chèques (facultatif)

Démonstration Factures  Payer les factures (Comptes fournisseurs)

C’est à vous n o  3... Leçon 4 Vous avez reçu quelques factures à payer le dernier jour du mois dernier. Saisissez les factures suivantes : 296 $ + TVH au Service municipal des eaux. Sélectionnez le compte.5 871 $ + TVH à un sous-traitant, Service de voiturier Vincent. Ajoutez la description suivante : « Service de voiturier lors d’un mariage à l’église communautaire ».Imprimerie Gibson (Kristina Gibson), pour des services d’impression. Le montant est de 348,50 $, TVH comprise.

C’est à vous n o  4... Leçon 4 Vous avez reçu quelques factures à payer le dernier jour du mois dernier. Saisissez les factures suivantes : 1 876 $ + TVH pour Les Gâteaux de Gaétan. Sélectionnez le compte.4 619 $ + TVH à un sous-traitant, Super serveurs. Description : « Service lors de la réception de mariage Perron-Brûlé ».

C’est à vous n o  5... Leçon 4 Vous devez tirer des chèques. Payez les factures suivantes en date du 15 du mois en cours : Service municipal des eaux , à partir du compte chèques.Service de voiturier Vincent, à partir du compte chèques. Un paiement partiel (200 $) a été versé à l’Imprimerie Gibson à partir du compte chèques.Payez le montant complet de la facture établie par Les Gâteaux de Gaétan à partir du compte Visa.

Démonstration de l’utilisation de chèques dans QuickBooks

C’est à vous n o  6... Leçon 4 Vous tirez un chèque de 12 000 $ + TVH, en date d’aujourd’hui, pour les services d’une adjointe particulière pour l’année. Vous libellez le chèque à l’ordre de Services d’adjointe personnelle Gina (Gina Han) . Note : Utilisez le chèque portant le numéro suivant.

Leçon 5 – Activités de l’entreprise, partie 1

Leçon 5 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : Les autres listes dans QuickBooks Le travail à l’aide du plan comptable La modification, la suppression et la fusion d’éléments de liste

Leçon 5 – Autres listes dans QuickBooks Les autres listes comprennent : Opérations récurrentes  – liste d’opérations planifiées ou enregistrées Catégories de produits – une façon de classer les produits et servicesStyles de formulaire personnalisés – modèles de formulaires de venteDevises – utile lorsqu’on achète ou vend des devises étrangèresModes de paiement – moyens que peuvent utiliser les clients pour payer votre entrepriseModalités – conditions à communiquer aux clients ou reçues de fournisseursPièces jointes – une liste de pièces jointes conservées relativement à des opérations ou à des listes de noms

C’est à vous n o  1... Leçon 5 Trouvez la Liste des devises .Trouvez la Liste de modalités. Trouvez la liste Catégories, puis ajoutez une nouvelle catégorie.Vous devez trouver une Pièce jointe dans QuickBooks Trouvez la liste.Vous désirez automatiser une opération. À quelle liste ajouteriez-vous l’opération? Où se trouve cette liste?

Revue des autres listes

Plan comptable

Aperçu du plan comptable Détails et soldes de tous les comptes se trouvant dans QuickBooks Le plan comptable indique les comptes de bilan dans le haut de la liste et les comptes de l’état des résultats au bas de la liste. Vous pouvez modifier l’affichage du plan comptable en cliquant sur la roue dentée de la liste.

Comptes de bilan Compte bancaire  – on ajoute un compte bancaire pour chaque compte dans l’entreprise Comptes clients  – pour le suivi des débiteurs, y compris les factures, les crédits et les paiements liés au compte des clients Actif à court terme – éléments d’actif qui seront probablement convertis en espèces ou dépensés dans l’annéeImmobilisation corporelle – biens amortissables que possède votre entrepriseAutres actifs – tout actif qui n’est ni une immobilisation corporelle ni un actif à court termeComptes fournisseurs – pour le suivi des créanciers, y compris les factures à payer, les crédits de fournisseurs et les paiements de facturesCarte de crédit – pour le suivi des achats et des paiements par carte de crédit ainsi que des relevésPassifs à court terme – des éléments de passif qu’il faut payer en moins d’un an, comme la taxe de vente ou les cotisations socialesPassif à long terme – des éléments de passif dont le paiement sera échelonné sur plus d’un an, comme les hypothèques ou les prêts bancaires Capitaux propres – pour le suivi des investissements et des retraits du propriétaire à l’égard de l’entreprise Types de comptes dans QuickBooks

Comptes de l’état des résultats Revenus  – ce compte suit les rentrées d’argent dans l’entreprise Comptes clients  – l’argent reçu pour autre chose que les opérations commerciales normales, comme les intérêts créditeurs Dépenses – ce compte suit les sorties d’argent liées aux dépenses et aux achats de l’entrepriseAutres dépenses – pour le suivi des dépenses à d’autres fins que les activités commerciales normales, par exemple pour l’impôt sur les sociétésCoût des marchandises vendues – le coût des biens et matériaux gardés en stock et vendus par la suite. Ce compte peut également servir à suivre les ventes d’articles hors stocks, par exemple des fournitures et des matériaux pour un entrepreneurTypes de comptes dans QuickBooks

Démonstration de l’ajout d’un compte dans le plan comptable

C’est à vous n o  2... Leçon 5 Ajoutez un compte chèques ayant pour nom Caisse populaire du coin – Chèques .Ajoutez un compte de dépenses pour les frais juridiques. Faites-en un sous-compte de Frais juridiques et professionnels.Votre entreprise a fait l’achat d’un nouveau véhicule. Créez un compte où le coût d’achat sera consigné et un autre compte où votre comptable pourra faire le suivi aux fins de l’amortissement. (Conseil : ne saisissez pas un montant)Vous avez contracté un emprunt en vue de l’achat du véhicule. Créez un compte de prêt. Vous avez accepté un terme de cinq ans. (Conseil : ne saisissez pas un montant)

C’est à vous n o  3... Leçon 5 Consignez l’achat du véhicule. Vous avez acheté le véhicule pour 20 000 $ + TVH. Payez le montant correspondant à la différence entre le prix du véhicule (TVH comprise) et le financement accordé. (Voir le point 2)Pour la même opération d’achat, consignez le montant du prêt : 15 000 $.

C’est à vous n o  4... Leçon 5 Activez les numéros de compte et ajoutez des numéros de compte aux comptes de dépenses (l’instructeur fournira des instructions à l’égard du système de numérotation) Remplacez le nom du compte Caisse populaire du coin – Chèques par CPC – Chèques.Ajoutez un compte de revenus portant le nom Commissions.Vous remarquez l’existence d’un compte en double qui s’appelle Revenus de commissions. Vous voulez supprimer le compte Commissions, mais conserver son historique. Prenez les mesures qui s’imposent pour faire cela. Supprimez le compte Frais du compte marchand.

Leçon 6 – Les opérations bancaires dans QuickBooks

Leçon 6 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : Connecter votre compte bancaire Catégoriser des opérations de connexion bancaire Rapprocher les comptes Transférer des fonds

Pourquoi utiliser les services bancaires en ligne? On gagne du temps en éliminant la saisie de données La saisie des données pour vos fichiers de clients est automatisée Cette automatisation fonctionne pour les comptes de banque et de carte de crédit Vous réalisez des économies, puisque le service est gratuit Le rapprochement de compte est automatiséLes comptes de vos clients sont toujours à jour

Le traitement des opérations téléchargées Suivi des CF? (2) Faire (1) Approuver

Règle créée par l’utilisateur? Même nom déjà catégorisé? Est-ce que QBE peut « deviner » la catégorie? Correspondance avec une opération déjà saisie? Correspondance avec le solde courant d’une facture à payer ou d’une facture? Logique appliquée aux opérations téléchargées – Revue

Démonstration des services bancaires en ligne

C’est à vous n o  1... Leçon 6 Vous ouvrez votre fichier et constatez que des opérations touchant la carte de crédit Visa ont récemment été téléchargées. Faites ce qui suit : Excluez l’opération de 1 000 $ pour la Banque de n’importe où.Ajoutez toutes les opérations appariées à QuickBooks.Configurez une règle bancaire ordonnant à QuickBooks de classer dans les Frais de bureau toutes les opérations de moins de 50 $ à Bureau Dépôt. Note : n’oubliez pas d’ajouter la TVH.Classez toutes les opérations touchant Le Petit café dans la catégorie Repas et divertissements. Note : n’oubliez pas d’ajouter la TVH.

Rapprochement de compte

Aperçu du rapprochement de compte Appariez les opérations de votre compte QuickBooks et vos opérations bancaires. Appariez votre Solde compensé de QuickBooks et le Solde de fermeture de votre relevé de compte.

Démonstration du rapprochement de compte

C’est à vous n o  2... Leçon 6 Vous devez rapprocher le compte de la carte de crédit Visa. Utilisez les renseignements suivants Solde de fermeture : 378,20  $Date de fin :Dernier jour du mois dernier

Démonstration relative au virement

C’est à vous n o  3... Leçon 6 Vous devez effectuer un paiement Visa de 378,20 $ . Faites un virement à partir du compte chèques aux fins du paiement.

Leçon 7 – Clients et vente, partie 2

Leçon 7 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : Options avancées liées aux opérations de vente Crédits et remboursements Relevés de compte du client Débits et crédits différésDevisFacturation et dépenses remboursables

Options de vente avancées Voici les options avancées offertes dans QuickBooks : Modalités de facturation privilégiées  – Détermine les conditions par défaut figurant sur les factures remises aux clients. Mode de livraison privilégié  – Le mode de livraison privilégié détermine comment vous livrerez les formulaires de vente aux nouveaux clients. Relevés de compte du clientExpédition – Ajoute les champs d’expédition (date, numéro de suivi, destination, total partiel) aux formulaires de vente.Champs personnalisés – Ajoute des champs supplémentaires aux formulaires de vente.Sélectionnez « Interne » pour afficher le champ dans QuickBooks; sélectionnez « Public » pour afficher le champ sur les formulaires du client.Numéros d’opérations personnalisés – Vous permet d’utiliser votre propre système de numérotation. Si vide, les numéros de facture sont automatiquement attribués par QuickBooks.

Options de vente avancées Date du service  – Ajoute un champ Date de service si vous devez faire le suivi de la date de prestation du service séparément de la date de la facture. Rabais  – Ajoute un champ Rabais aux factures et aux autres formulaires de vente. Dans un paramètre connexe, sous Plan comptable (Options avancées), vous pouvez indiquer à quel compte le rabais doit être associé.Dépôt – Ajoute un champ Dépôt aux factures afin que vous puissiez déduire le dépôt du montant total et calculer le solde à payer.

C’est à vous n o  1... Leçon 7 Réglez Modalités de facturation implicites à Net 30.Désactivez l’option Rabais.Réglez le Mode de livraison privilégié à Envoyer plus tard.

Plus – Options touchant les formulaires enregistrés Copier  – Copie l’opération. Copiez l’opération si vous devez créer une opération identique ou similaire pour un client. Annuler  – Cliquez sur Annuler pour annuler la facture.L’annulation de la facture permet de ramener le montant de l’opération à 0,00 $ tout en conservant l’historique du numéro de facture et d’autres détails. Supprimer – Cliquez sur Supprimer pour retirer l’opération de QuickBooks. Le logiciel supprime l’opération de QuickBooks, mais il conserve un historique de l’opération dans le Journal de bord. Vous pouvez consulter l’historique de l’opération dans le Journal de bord.Journal des opérations – Cliquez sur Journal des opérations pour découvrir l’écriture de journal effectuée par QuickBooks lorsque vous enregistrez une opération. Le Journal des opérations indique le débit et le crédit de l’opération.

C’est à vous n o  2... Leçon 7 Allez à la dernière facture créée et sélectionnez l’option Plus .Choisissez l’affichage des débits et des crédits.Annulez la facture.Copiez la facture no 1004 et créez la nouvelle facture pour le client Benjamin Lejeune.

Aperçu des crédits et des remboursements

Notes de crédit et reçus de remboursement Note de crédit  – Vous utiliserez une Note de crédit dans QuickBooks si vous voulez accorder un crédit et l’appliquer à une facture en souffrance. Reçu de remboursement  – Créez un Reçu de remboursement pour rembourser un client qui a payé pour obtenir des produits ou des services. Si vous avez créé un Reçu de vente pour le client, vous allez habituellement recourir au Reçu de remboursement.

Revue des flux de travail des crédits et remboursements Reçu de remboursement Faire un chèque (facultatif) Note de crédit Appliquer une note de crédit (Recevoir un paiement) Le client a déjà payé Il y a des factures impayées

C’est à vous n o  3... Leçon 7 Désactivez la fonction Appliquer automatiquement les crédits .Créez une Note de crédit de 400 $ + TVH pour un client qui s’appelle Adwin Ko. Appliquez la Note de crédit à la facture no 1010.

C’est à vous n o  4... Leçon 7 Émettez un Reçu de remboursement de 3 738,61 $ pour Plomberie Berry. Émettez le remboursement à partir du compte chèques.

Relevés de compte du client

Aperçu des relevés de compte du client Vous pouvez créer un solde à reporter, un article impayé ou un relevé des opérations. Solde à reporter  – Affiche toutes les activités comprises entre les dates de début et de fin.Le montant du Solde à reporter s’affiche dans la partie supérieure. Article impayé  – Affiche toutes les factures impayées depuis une date antérieure précise. Relevé des opérations – Indique non pas le solde, mais uniquement le montant des opérations et le montant reçu pour chacune des opérations.

C’est à vous n o  5... Leçon 7 Créez un relevé des opérations pour tous les clients dans QuickBooks.

Débits différés

Aperçu des débits différés Créez des débits différés pour les frais que les clients engagent maintenant, mais qui seront facturés plus tard. Les débits différés sont des opérations non reportées qui n’auront une incidence sur la comptabilité que lorsqu’on les convertira en ventes Par exemple : Une entreprise d’entretien de pelouses dispense des services de tonte sur une période d’un mois.On pourrait consigner un débit différé pour chaque semaine, puis ajouter les quatre débits différés à la facture à la fin du mois.

Flux de travail lié aux débits différés dans QuickBooks en ligne Débit différé Facture Faire un dépôt Recevoir un paiement Comptes clients Note : le débit différé est une opération non reportée

C’est à vous n o  6... Leçon 7 Créez pour Justine Bouchard un débit différé de 345 $ + TVH pour des Services de traiteur, en date du dernier jour du mois dernier.Créez un débit différé de 764 $ + TVH pour des Services de traiteur, en date du 15 du mois dernier.Créez un débit différé de 198 $ + TVH pour des Services de traiteur, en date du 20 du mois dernier. Créez une Facture datée du dernier jour du mois dernier où sont réunis tous ces frais.

Clients rattachés

Client rattaché Créez un client rattaché lorsque vous avez des projets ou des tâches à réaliser pour un client dans QuickBooks Cela vous permet de faire le suivi des ventes et des dépenses pour un client rattaché particulier au lieu du client

C’est à vous n o  7... Leçon 7 Créez un client rattaché à Équerre design en utilisant les renseignements suivants :Nom du client : Réception de NoëlAdresse de facturation : même que le clientSélectionnez Facturer avec le compte principal

Les devis dans QuickBooks

Devis Le devis est une description du travail que vous réaliserez pour vos clients. On peut produire plusieurs devis pour un projet donné On peut convertir le devis en facture. Cela favorise l’exactitude et facilite la saisie de données Le devis permet d’appliquer au projet une facturation proportionnelle (pourcentage ou montant) Il s’agit d’une opération non reportée

Flux de travail lié aux devis

Flux de travail lié aux devis Ajouter un client et un client rattaché Marquer le devis comme étant accepté Payer les factures Devis Envoyer un devis au client Copier sur une facture (factures proportionnelles)

C’est à vous n o  8... Leçon 7 Créez un devis pour Équerre design  : Réception de Noël en utilisant les renseignements suivants :Date : Le 15 du mois dernierService : Services de traiteurDescription : Services de traiteur pour une réception de NoëlMontant : 12 000 $ + TVH2. Créez une Facture, en date du dernier jour du mois dernier, correspondant à 50 % de la valeur du devis.3. Créez une Facture en date du 15e jour du mois pour les 50 % qui restent.

Leçon 8 – Fournisseurs et dépenses, partie 2

Leçon 8 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : Les débits et paiements liés aux cartes de crédit Les crédits du fournisseur Les opérations récurrentes

Entrées de carte de crédit Pour saisir de l’information au sujet de la carte de crédit, vous avez deux possibilités : La saisir directement à partir des Services bancaires en ligne . Saisir le type d’opération Dépense.

Démonstration de la saisie d’information au sujet de la carte de crédit

C’est à vous n o  1... Leçon 8 Créez un débit de carte de crédit en utilisant l’information suivante : Fournisseur – Salle Garcia Date : Le 17 du mois dernier.Description de la dépense :Location de matérielMontant : 3 878 $ + TVHCréez un débit de carte de crédit en utilisant l’information suivante :Fournisseur – Michel LabrieDate : Le 19 du mois dernier.Description de la dépense :AssuranceMontant : 1 200 $ + TVH

Crédits de fournisseur

C’est à vous n o  2... Leçon 8 Créez un crédit de fournisseur en utilisant l’information suivante : Fournisseur – Kristina Gibson (Imprimerie Gibson) Date : Le 15 du mois dernier.Description de la dépense :Impression et reproductionMontant : 200 $ + TVHAppliquez le crédit de fournisseur à la facture de Kristina Gibson.

Opérations récurrentes

Opérations récurrentes Dans QuickBooks, les opérations récurrentes peuvent vous aider à exercer diverses fonctions : Programmer des opérations récurrentes automatiques, par exemple des débits bancaires automatiques en vue du paiement d’un prêt, du loyer, de frais bancaires. Configurer un Rappel à l’égard d’opérations précises, comme le paiement d’un prêt ou des écritures de journal mensuelles.Enregistrer des opérations en vue d’une utilisation ultérieure en tant qu’opérations non programmées. Il pourrait s’agir d’opérations délicates comme des écritures de journal ou des résumés des ventes quotidiennes.

Démonstration d’une opération récurrente

C’est à vous n o  3... Leçon 8 Créez un débit bancaire récurrent en utilisant l’information suivante : Compte – Chèques Date : Le 15 de chaque moisDescription de la dépense :Paiement de frais mensuelsMontant : 15 $ (sans taxes)Créez une facture récurrente en utilisant l’information suivante :Cliente – Alba FayDate : Le dernier jour du moisProduit/service et description de la vente : Services de traiteur : dîner hebdomadaireMontant : 1 000 $ + TVH

Leçon 9 – Paie et employés

Leçon 9 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : Configurer des employés Créer des chèques de paie Faire le suivi de vos obligations salariales et effectuer les paiements connexes Créer des feuillets T4 Créer des relevés d’emploi

Leçon 10 – Gestion des stocks

Leçon 10 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : Activer et configurer les stocks Commander et recevoir des stocks au moyen de bons de commande Vendre les articles en stock Rajuster les quantités en stock Créer des rapports sur l’état des stocks

Avantages de la gestion des stocks Lorsque vous utilisez des bons de commande pour l’achat d’articles, QuickBooks met à jour vos stocks pour que vous sachiez quels articles ont été commandés ainsi que la date de réception prévue Vous pouvez facilement assurer le suivi du coût de revient des articles que vous avez vendus (le coût des marchandises vendues) Vous pouvez facilement assurer le suivi des revenus provenant de la vente d’articles en stock Vous êtes toujours au courant des quantités en stock actuelles Vous êtes toujours au courant de la valeur actuelle de votre stock

Comment QuickBooks traite les opérations liées aux stocks QuickBooks en ligne utilise la méthode du premier entré, premier sorti (PEPS) . Il tiendra toujours compte du fait que les premières unités achetées (premier entré) seront les premières unités vendues (premier sorti) et rajustera vos actifs et le coût des marchandises vendues (CMV) en conséquence chaque fois que vous saisissez des ventes d’articles en stock.

C’est à vous n o  1... Leçon 10 Votre entreprise commence à vendre ses produits. Activez la fonction dans QuickBooks. Appliquez le crédit de fournisseur à la facture de Kristina Gibson.

Configurer des pièces en stock Il faut saisir plusieurs renseignements importants au moment de la configuration de pièces en stock : Nom du produit (champ obligatoire)… Catégorie et UGS (champs facultatifs)Quantité en stock initiale (indiquer 0 pour commencer) et En date duSeuil de renouvellement (QuickBooks vous le signale lorsque la quantité franchit un certain seuil et qu’il faut effectuer une commande)Compte de stock (QuickBooks choisit pour vous si vous ne faites pas une sélection)

Configurer des pièces en stock (suite) Saisissez la Description et le Prix de vente (champs facultatifs… laissez ces champs vides si le prix varie)Choisissez le Compte de revenus. Ce compte de revenus servira à faire le suivi des ventesChoisissez la Taxe de vente, au besoin. Saisissez les Renseignements sur l’achat et le Coût (ce que vous payez pour acheter l’article)Saisissez le Compte de dépenses (champ obligatoire… QuickBooks choisit Coût des marchandises vendues si vous ne changez pas la sélection)Saisissez la taxe applicable à l’achat

C’est à vous n o  2... Leçon 10 Votre entreprise a ouvert une boutique de cadeaux, et vous avez commencé à vous procurer les articles qui suivent. Configurez l’article dans QuickBooks : Bouteille d’eau – UGS n o 482379Prix de vente – 18 $ (suivi effectué par rapport au compte Ventes). Ajoutez la TVH.Description – Bouteille d’eau de 16 oz en acier inoxydableCoût d’achat – 7,34 $ (suivi effectué par rapport au compte Coût des marchandises vendues). Ajoutez la TVH.Une fois l’article en stock, faites en sorte que le suivi soit effectué par rapport au Compte de stock.

C’est à vous n o  3... Leçon 10 Ajoutez cet article… Parapluie – UGS n o 89887Prix de vente – 19,95 $ (suivi effectué par rapport au compte Ventes). Ajoutez la TVH.Description – Parapluie noir de taille moyenneCoût d’achat – 3,88 $ (suivi effectué par rapport au compte Coût des marchandises vendues). Ajoutez la TVH.Une fois l’article en stock, faites en sorte que le suivi soit effectué par rapport au Compte de stock.

C’est à vous n o  4... Leçon 10 Ajoutez cet article… Casque d’écoute – UGS n o 99202Prix de vente – 13,95 $ (suivi effectué par rapport au compte Ventes). Ajoutez la TVH.Description – Casque d’écoute blanc, de luxeCoût d’achat – 2,78 $ (suivi effectué par rapport au compte Coût des marchandises vendues). Ajoutez la TVH.Une fois l’article en stock, faites en sorte que le suivi soit effectué par rapport au Compte de stock.

C’est à vous n o  5... Leçon 10 Ajoutez cet article… Chargeur de téléphone cellulaire – UGS n o 99102Prix de vente – 14,95 $ (suivi effectué par rapport au compte Ventes). Ajoutez la TVH.Description – Chargeur multiportCoût d’achat – 5,09 $ (suivi effectué par rapport au compte Coût des marchandises vendues). Ajoutez la TVH.Une fois l’article en stock, faites en sorte que le suivi soit effectué par rapport au Compte de stock.

Bons de commande Principales caractéristiques des bons de commande : Fonction offerte dans QuickBooks en ligne Plus Utilisés pour commander des pièces en stock et gérer la réception de produits et des commandes en retard Les bons de commande sont des opérations non reportées Réception des articles d’un bon de commande pour toute opération d’achat

C’est à vous n o  6... Leçon 10 Commandez les articles suivants au moyen d’un bon de commande adressé à un nouveau fournisseur qui s’appelle Cadeaux en gros Chargeur de téléphone cellulaire – 20 unitésParapluie – 5 unitésBouteille d’eau – 25 unités

C’est à vous n o  7... Leçon 10 Recevez les articles suivants figurant sur une facture à payer (n o  2892) de Cadeaux en grosChargeur de téléphone cellulaire – 18 unitésParapluie – 5 unitésBouteille d’eau – 22 unités

C’est à vous n o  8... Leçon 10 Recevez les articles restants figurant sur une facture à payer (n o  2899) de Cadeaux en grosChargeur de téléphone cellulaire Parapluie Bouteille d’eau

C’est à vous n o  9... Leçon 10 Vous devez rendre des comptes sur la gestion des stocks à votre patron. Créez les rapports suivants : Sommaire de l’évaluation des stocks Détail de l’évaluation des stocks

C’est à vous n o  10... Leçon 10 Vous devez rajuster votre inventaire en fonction des marchandises endommagées ou manquantes. Les articles suivants ont été endommagés ou volés Chargeur de téléphone cellulaire – 2 unités endommagées Parapluie – 1 unité voléeBouteille d’eau – 3 unités volées

Leçon 11 – Rapports dans QuickBooks

Leçon 11 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : La création de rapports de base dans QuickBooks en ligne La personnalisation des rapports au moyen de filtres et de colonnes/rangées L’enregistrement de rapports personnalisés Les rapports automatisés

Types de rapports QuickBooks met plusieurs types de rapports à votre disposition : Rapports d’opérations Rapports de listes Rapports sommaires Rapports détaillés

Rapports d’opérations Plusieurs rapports d’opérations sont utilisés par toutes les entreprises : État des résultats – brosse le portrait du rendement financier de votre entreprise Bilan – fait le point sur la position financière de votre entreprise Sommaire du classement chronologique des CC – porte sur les comptes clients impayés Sommaire du classement chronologique des CF –porte sur les comptes fournisseurs impayés Grand livre général – recense vos opérations par compte

Rapports de listes Plusieurs rapports de listes sont offerts : Liste des comptes   – on produit ce rapport à partir du plan comptable Liste des coordonnées des clients – c’est une liste des clientsListe des coordonnées des fournisseurs – c’est une liste des fournisseurs

Rapports sommaires et rapports détaillés Rapports sommaires Résumé des opérations sous forme de soldes (p. ex. : Sommaire du classement chronologique des CC) Possibilités de personnalisation limitées Rapports détaillés Présentation détaillée de chaque opération Personnalisation complète

C’est à vous n o  1... Leçon 11 Créez les rapports suivants État des résultats cumulatifs pour l’année en cours BilanGrand livre généralSommaire du classement chronologique des CCSommaire du classement chronologique des CF

Personnalisation des rapports Colonnes Modification des colonnes à inclure dans un rapport Personnalisation limitée de la largeur Filtres : Élimination de renseignements d’un rapportUtilisation de filtres multiples dans un rapport

C’est à vous n o  2... Leçon 11 Créez à partir de la Liste des opérations par date un rapport personnalisé selon les paramètres suivants Colonnes à afficher DateType d’opérationNomMontantFiltres :Type d’opération – FactureCC payé – ImpayéDates – Cette année

C’est à vous n o  3... Leçon 11 Enregistrez le rapport personnalisé dans la liste Mes rapports personnalisés Configurez un nouveau groupe de rapports appelé Rapports hebdomadaires, et enregistrez le rapport dans ce groupe. Donnez-lui le nom que vous voulez. Configurez le groupe de rapports pour recevoir les rapports par courriel une fois par semaine, à l’heure de votre choix.

Leçon 12 – Activités de l’entreprise, partie 2

Leçon 12 – Objectifs d’apprentissage Dans la présente leçon, vous allez découvrir les aspects suivants : Production de déclarations de taxe de vente Personnalisation des modèles de formulaires Création des écritures de journal

Démonstration de la production de déclarations de taxe de vente

C’est à vous n o  1... Leçon 12 Produisez une déclaration de taxe de vente pour le plus récent trimestre. Effectuez le paiement immédiatement après avoir soumis la déclaration.

Démonstration de la personnalisation des modèles de formulaires

C’est à vous n o  2... Leçon 12 Créez une nouvelle Facture de vente en utilisant l’information suivante : Nom : Facture de vente no 1Titre : Facture de ventePolice : Helvetica 12Logo : Ajoutez un logo quelconque à partir de votre ordinateurColonnes : Inclure seulement les colonnes Description, Montant et Taxe. Assurez-vous de donner un nom approprié aux colonnes. Supprimez toutes les colonnes inutilesChamps : Supprimez le numéro de compte de l’entreprise du client.

Conclusion Insérez les détails nécessaires aux fins de la conclusion du cours