Margarita Vázquez de Parga Consultora gestión Documental y Archivos ITAMIFAI Ciudad de México 28 de noviembre 2013 Seminario Internacional Gestión de la Información y Transparencia ID: 581261
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La gestión documental para el mejor Gobierno y la cultura de los derechosMargarita Vázquez de Parga Consultora gestión Documental y Archivos
ITAM-IFAI, Ciudad de México 28 de noviembre 2013
Seminario Internacional “Gestión de la Información y Transparencia”Slide2
El valor añadido
de la Política de Gestión documental y archivística
……Esto no ocurriríaSlide3
Gobierno AbiertoMinister for Cabinet Office and Paymaster General UK:
“Ha llegado el momento de la transparencia y el Gobierno abierto. La gente, en todo el mundo, está demandando a sus gobiernos un mayor grado de apertura, democracia y rendición de cuentas. Los ciudadanos están demandando que el estado
esté a su servicio, no que sea
su dueño, y que se abra la información del gobierno a quien quiera consultarla. Al mismo tiempo, nuevas tecnologías están
irrumpiendo en la
burocracia y creando oportunidades para un gobierno mas abierto y
responsable
. Alrededor del mundo, las reformas para un gobierno abierto están produciendo beneficios tangibles:
mayor crecimiento, mejores servicios públicos, menos corrupción y menos pobreza”.
Greg Goulding, Chief Archivist and General Manager of Archives New Zealand:
“Rendición de cuentas, transparencia y acceso a la informacon son importantes porque justifican la necesidad de un buen sistema de gestión de documentos …Sin acceso no hay transparencia, sin transparencia no hay rendición de cuentas y la rendición de cuentas es el objetivo central para la buena gestión documental”
.
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Gobierno AbiertoEstudio de la demanda y uso de Gobierno Abierto en España (Edición 2013)
“Se entiende por Gobierno Abierto un modelo de gobierno que incorpora como pilares fundamentales de su funcionamiento los principios de transparencia, participación y colaboración con la ciudadanía, aprovechando las oportunidades que ofrecen las Tecnologías de la Información
y la Comunicación”
Algunos de los principales datos del informe son:
El 75% de los encuestados creen que la transparencia mejoraría la confianza en el Gobierno.
El 42,2% realizan trámites electrónicamente con las administraciones públicas y el 65,2% consultan las webs públicas para informarse de actividades o actuaciones administrativas.
El 81,4% de la ciudadanía reclama nuevos canales para incrementar la participación y apuesta por la convivencia entre canales digitales y canales tradicionales.
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E-Gobierno: Un nuevo concepto de relación con los ciudadanos Transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información generada por todas las instituciones del EstadoParticipación ciudadanaRespeto
a la privacidad de los ciudadanosSeguridad de la información
Inmediatez
y ubicuidad en el
acceso
Leyes y Planes de Gobierno abierto y transparencia
en el mundo
El Leit motiv del Gobierno AbiertoSlide6
E-Gobierno: Un nuevo concepto de relación con los ciudadanos En México:Ley Federal de procedimiento AdministrativoLey Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental
Reglamento de la Ley de Transparencia….
Lineamientos de desarrollo del Reglamento
Ley Federal de Archivos
Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la información pública,que deberá ser:
Clara
Completa
Veraz,
Oportuna
Confiable
El Leit motiv del Gobierno AbiertoSlide7
E-Gobierno: Un nuevo concepto de relación con los ciudadanos El e-Gobierno mantiene los principios fundamentales de la actuación administrativa:El principio de legalidad de las actuaciones administrativas
El procedimiento administrativo es garantía de legalidad
El expediente administrativo es el instrumento de prueba legal de la resolución de los asuntos
Los procesos del tratamiento archivístico se mantienen
El Leit motiv del Gobierno AbiertoSlide8
CLOUD
Tramitación
Presencial
Electrónica
Archivo
Físico
Electrónico
Registro
Presencial
Electrónico
Multicanal
Presencial
Electrónico
Movilidad
Telefónico
Gestión del ciclo de vida del expediente y del documento
Un nuevo modelo de gestión de las instituciones
La política de gestión documental y archivística es fundamental en este nuevo modelo de gestiónSlide9
Hacia una Gestión Documental integrada y unificadaAparición de documentos electrónicos Convivencia de documentos físicos y documentos electrónicosNecesidad de contar con políticas y herramientas que posibiliten la gestión ordenada, integrada y unificada de los documentos:
Gestionar el ciclo de vida de los documentos y expedientes en su totalidad: concepto del ciclo continuo
La gestión unificada de los documentos físicos y electrónicos
Un nuevo ecosistema documentalSlide10
Relevancia de la gestión documental y archivística ¿Qué entendemos por gestión documental ?
Las operaciones implicadas en la producción, tratamiento, difusión, valoración, conservación y eliminación de los documentos producidos como resultado de las actividades de las entidades, sean documentos físicos o electrónicos
la nueva ISO- 15489 (en discusión): Captura, Agregación, Clasificación, Indexación, Implementación del acceso, Implementación de la disposición, Mantenimiento de la usabilidad, Migración y Almacenamiento.Slide11
Producción de documentos electrónicos
Producidos por las
administraciones
Por la automatización
De la gestión
Imágenes Digitales de documentos analógicos: Sustitución de originales: Digitalización certificada
Consulta y difusión, conservando los originales
Para garantizar la transparencia y rendición de cuentas del e-Gobierno los documentos electrónicos deben ser auténticos, íntegros y accesibles a largo plazo
Documentos presentados
por los ciudadanos en
las Oficinas de enlace
Documentos nativos electrónicos
Documentos digitalizados
Requisito: deben contar con signos de validación electrónica: firma, sello de tiempoSlide12
Sistemas de Gestión documentalNormas y estándares internacionales
La gestión de los documentos electrónicos
La plataforma de gestión
Diseño del Sistema
ISO 15489: Diseño e implementación de Sistemas de Gestión documental
Familia ISO 30300: Certificación de calidad del Sistema de Gestión documental
ISO 14721-Modelo OAIS:
Sistemas de gestión de documentos electrónicos
ISO 19005-1 PDF/A: formato de conservación a largo plazo
ISO 23081 de metadatos para gestión de documentos
Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo
ISO 16175 1, 2 y 3: Diseño y funcionalidades de los Sistemas de Gestión de documentos electrónicos en fase de oficina
La participación de archivistas en su definición ha sido fundamentalSlide13
Sistemas de gestión documental: norma ISO 15489Fase 1AnálisisSituación
Fase 2
Análisis
Actividad
Fase 4
Informe
Sistemas
existentes
Fase 6
Diseño del
Sistema
Fase 5
Definición
Estrategia
Fase 3
Identificación
Documentos
necesarios
Política
Normas
Diseño
Implantación
Fase 7
Implementación
Fase 1
Análisis
Situación
Fase 1
Análisis
Situación
Fase 2
Análisis
Actividad
Fase 1
Análisis
Situación
Fase 5
Definición
Estrategia
Fase 3
Identificación
Documentos
necesarios
Fase 2
Análisis
Actividad
Fase 1
Análisis
Situación
Fase 5
Definición
Estrategia
Fase 3
Identificación
Documentos
necesarios
Fase 2
Análisis
Actividad
Fase 1
Análisis
Situación
Fase 5
Definición
Estrategia
Fase 3
Identificación
Documentos
necesarios
Fase 2
Análisis
Actividad
Fase 1
AnálisisSituación
Fase 5
Definición
Estrategia
Fase 3Identificación
Documentos necesarios
Fase 3
Identificación
Documentos
necesarios
Fase 3
Identificación
Documentos
conservación
Fase 7
Implementación
Fase 7
Implementación
Fase 8
Seguimiento
Y
Adaptaciones
Fase 7
Implementación
El conocimiento archivístico es fundamental para el diseño e implementación del Sistema de Gestión DocumentalSlide14
Gestión de documentos electrónicos: OAIS/ISO 14721
ADMINISTRACIÓN
PLAN DE PRESERVACIÓN
CAPTURA
B.D. Gestión de información
Sistema de Almacenamiento
PIA
PIA
PIC
Información descriptiva
Información descriptiva
CONSULTA
Y
ACCESO
PRODUCTORES
PIT
USUARIOS
PIC
E-firma
Sello de
tiempo
E-ÍndiceSlide15
Plataforma de gestión del SGDEACuadro de Clasificación jerárquico multinivel
Requisitos funcionales obligatorios
Descripción
Transferencia Captura y Registro de documentos
Búsquedas
,
Recuperación y Presentación
Valoración
,
Conservación y Eliminación
Auditoría y Seguridad
Administración
La participación de archivistas es fundamental para el diseño funcional de la plataforma Slide16
E-Administración en España: Esquema Nacional de InteroperabilidadRequisitos funcionales obligatoriosElementos principales de interoperabilidad:
Operativos: Introducir elementos comunes de actuación
Semánticos: Aportar un lenguaje común en la AA PP
Técnicos: Facilitar la compatibilidad
Firma electrónica y certificados aceptados
Estructura y composición del documento y expediente
electrónicos , Metadatos
Formatos aceptados para conservación a largo plazo
Objetivo: Hacer posible que las Administraciones puedan interoperar entre sí
Digitalización de documentos
Modelo de datos para intercambio de asientos registrales
Procedimiento de copiado auténtico y conversión
de formatosSlide17
¿Es posible dar cumplimiento a los objetivos del Gobierno abierto?Gobierno abiertoDefinición clara de la Política de Gestión documental de la organización, incluyendo la gestión de la información y documentos electrónicos,Aplicación de la metodología archivística a la gestión de la información,
Disponer de tecnología de la información y la comunicación avanzadas que faciliten la gestión y el acceso a la informaciónDisponer Departamentos de comunicación con
los ciudadanosSlide18
© Informática El Corte Inglés
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www.informaticaelcorteingles.com