P Hidayat SE MSi Ak CA Pesan Bisnis lewat Pesan Moral Direct request atau permintaan langsung suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain seseorangindividu atau organisasi ID: 725494
Download Presentation The PPT/PDF document "Penulisan Pesan Bisnis Iman" is the property of its rightful owner. Permission is granted to download and print the materials on this web site for personal, non-commercial use only, and to display it on your personal computer provided you do not modify the materials and that you retain all copyright notices contained in the materials. By downloading content from our website, you accept the terms of this agreement.
Slide1
Penulisan Pesan Bisnis
Iman P. Hidayat, SE., M.Si., Ak., CASlide2
Pesan Bisnis
lewat Pesan Moral???Slide3Slide4
Direct request atau permintaan langsung suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi)
Contoh : informasi tentang produk baru, menggunakan faks, e-mail, telepon dsb.A. Direct RequestSlide5
Pengorganisasian direct request :
Bagian awal : sajikan ide pokok dengan diikuti dengan fakta-fakta yang rinci. Misalnya dapat dibuat kalimat pembuka :
….Saya adalah Manajer Pemasaran Toko Buku Diponegoro dan terarik untuk
..
Gunakan bahasa yang sopan :
“Saya senang sekali atau saya sangat berterima kasih..Slide6
Pengorganisasian Direct Request
2. Bagian Pertengahan : Biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya “ Saya ingin sekali memesan buku Komunikasi Bisnis, dengan pengaran Djoko Purwanto.
Bagian Akhir :
Nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah.
Slide7
Pengorganisasian Direct Request
Pembukaan Pada kalimat permulaan Anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat.
Penjelasan Rinci
Jika permintaan Anda lebih dari satu jenis, Anda sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya.
Penutup
Sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus Lengkap dengan batas waktunya. Unutk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja dan petugas yang dapat dihubungi.Slide8
Permintaan Informasi Rutin
Dibagi dua
:
Permintaan
di
dalam
organisasi
contoh
: memo,
Memo
mempunyai
beberapa
kelebihan
,
yaitu
:
Memberikan
suatu
catatan
permanen
Menghemat
waktu
dan
pertanyaan
Menunjukkan apa yang benar-benar diinginkan untuk dilakukan
2.
Permintaan
ke
luar
organisasi
.
Meminta
informasi
produk
baru
,
buku-buku
terbaru
,
keinginan
untu
berlangganan
koran
,
majalahSlide9
Menulis Direct request untuk Pengaduan.
Pengembalian arang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali.Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesananPenjelasan atas perubahan kebijakan atau proedur, dsb..Slide10
Menulis Direct request untuk Pengaduan
.Dalam menulis
surat
pengaduan
perludiperhatikan
beberapa
hal
berikut
ini
:
Jelaskan
masalah
yang
Anda
hadapi
secara
rinci
Lampirkan
informasi
pendukung
,
seperti
faktur
pembelian
Usahakan
nada
surat
Anda
tidak
marah
atau
emosional
Permintaan
tindakan
khusus
.Slide11
Contoh direct request untuk pengaduan.
Palembang, 16 Mei 2011Yh.
Manajer
Departemen
Pakaian
Olah
Raga
Raganata
Store
Dengan
hormat
,
Saya
kirimkan
kembali
sweater yang
telah
Bapak
kirim
pada
tanggal
14 Mei 2011
karena
ukurannya
tidak
sesuai
dengan
yang
saya
pesan
.
Saya
mohon
agar sweater
tersebut
diganti
dengan
ukuran
dan
warna
yang
saya
inginkan
yaitu
ukuran
L
warna
biru
muda
.
Melalui
telepon
9 Mei 2011,
saya
telah
memesan
sweater yang
berukuran
L
warna
biru
muda
agar
segera
dikirim
ke
rumah
saya
.
Namun
yang
saya
terima
adalah
sweater
ukuran
S
warna
merah
dan
tentu
saja
saya
tidak
dapat
memakainya
.
Saya
mohon
agar
dikirim
kembali
sweater
ukuran
L
warna
biru
muda
secepatnya
.
Apabila
sweater yang
saya
pesan
tidak
tersedia
,
mohon
uang
saya
dikembalikan
saja
.
Terima
kasih
.
Hormat
saya
,
(
Nama
..)Slide12
Contoh direct request untuk meminta rekomendasi :
Palembang, 16 Mei 2011Kepada
Yth
.
Prof. Justin
Beiber
MDP Business School
Jl
Rajawali
14 Palembang
Dengan
hormat
,
Perkenalkan
saya
Joana
Lamora
,
mahasiswa
bapak
di
MDP business school program
studi
sistem
informasi
dan
sudah
wisuda
bulan
Maret
lalu
.
Saya
baru
saja
lolos
seleksi
tahap
wawancara
di
PT X. PT X
meminta
surat
rekomendasi
dari
dosen
sewaktu
kuliah
.
Bolehkah
saya
meminta
rekomendasi
dari
bapak
justin
?
Mengingat
Bapak
Justin
adalah
Ketua
Program
Studi
Sistem
Informasi
.
Jika
Bapak
berkenan
,
surat
rekomendasi
tersebut
harus
diterima
oleh
Bapak
Blackmon
di
bagian
HRD paling
lambat
tanggal
30 Mei 2011.
Untuk
itu
saya
sertakan
juga
alamat
dan
amplop
beserta
perangko
.
Saya
sangat
menghargai
waktu
dan
usaha
Bapak
untuk
surat
rekomendasi
ini
.
Atas
perkenannya
saya
ucapkan
banyak
terima
kasih
.
Hormat
saya
,
(
Nama
..)Slide13
Contoh lain Direct Request
Surat UndanganSurat pesanan dan Reservasi.Slide14
B.
Pesan Rutin, Good News dan Good WillMenulis surat undangan, proposal untuk internal maupun eksternaldan memo merupakan hal yang rutin.Berikut ini pengorganisasi untuk pesan rutin dan good news :Slide15
B. Permintaan Rutin dan good News
Routin messages
(
Pesan
Rutin
)
Good News
(
Berita
baik
)
Pembuka
:
Pernyataan
ide
pokok
(main)
Pembuka
:
Pernyataan
good News
Pertengahan
/
isi
:
Penjelasan
Rinci
Pertengahan
/
Isi
:
Penjelasan
rinci
Penutup
:
Mengingatkan
kembali
ide
pokok
atau
mencakup
pemikiran
penutup
yang
berorientasi
masa
depan
.
Penutup
:
Mengingatkan
kembali
good news
atau
mencakup
pemikiran
penutup
yang
berorientasi
masa
depan
.Slide16
Strategi Permintaan Pesan – Pesan Rutin
Bagian Pembukaan : mulai dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Bagian Pertengahan : Perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca
Bagian penutup : kemukakan pernyataan keramahan, penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan
.Slide17
C. Strategi penulisan pesan-pesan positif
(good will) Goodwill : suatu
perasaan
positif
yang
dapat
mendorong
orang
untuk
menjaga
hubungan
bisnis
.
Dapat
menggunakan
pendekatan
langsung
Apapun
bentuk
permintaan
yang
diinginkan
,
usahakan
selalu
sopan
,
ramah
dan
tidak
emosional
.
Usahakan
bagian
awal
pesan
positif
dimulai
dengan
pernyataan
yang
jelas
dan
tegas
dan
mampu
menarik
perhatian
pembaca
.Slide18
Strategi penulisan pesan-pesan positif
(good will) Hal-hal yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan positif : a. Ide pokok yang jelas, b. Penjelasan rinci
c. Penutup Surat.Slide19
Contoh pesan good news dan Good will :
FinansialNonfinansial
Kenaikan
gaji
Promosi
jabatan
Bonus
lembur
kerja
Tanda
penghargaan
Insentif
Fasilitas
kendaraan
atau
perumahan
THR
Proposal (
usulan
)
suatu
proyek
diterima
.
Kredit
bunga
sangat
ringanSlide20
Contoh goodwill :
1. Ucapan Selamat (Congratulations) Ucapan selamat dilakukan untuk memberikan ucapan selamat kepada perusahaan atau individu yang berhasil meraih suatu penghargaan tertentu.
2.
Ucapan penghargaan (messages of appreciation
)
Dalam perusahaan adalah penting untuk mmeperhatikan apa yang telah diberikan karyawan secara individual terhadap perusahaan. Siapa pun yang secara khusus membantu Anda atau organisasi Anda harus menerima ucapan terima kasih secara tertulis. Di bawah ini contoh penghargaan yang ditujukan kepada pemasok :Slide21
Contoh goodwill :
3. Ucapan belasungkawa (condolence) Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu yang menerimanya. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan kalimat yang menunjukkan rasa simpati. Di bagian tengah, sebutkan sifat baik atau kontribusi positif / hikmah yang dapat diambil. Kemudian ditutup dengan harapan, seperti referensi untuk masa depan yang lebih cerah.
Slide22
Contoh pernyataan goodwill
Terima kasih karena mengirimkan suku cadang AC via kiriman semalam. Anda telah membantu kami untuk memuaskan kebutuhan pelanggan yang sangat membutuhkan AC.Terima kasih khusus kepada Susan Brown yang pertama kali menerima telepon dari kami dan tidak pernah menolak untuk membantu .Inisiatifnya sangat kami hargai.Slide23
Good news :
Surat persetujuan kredit Bagian pembuka berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit mencakup beberapa hal a. batas maksimal jumlah kredit yang diberikan.
b. tanggal rekening dikirim,
c. beban administrasi dan bunga
d. tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan kredit tsb.Slide24
Berita baik untuk pelamar pekerjaan.
Selamat datang ke
Lake Valley rehabilitation Center.
Anda
berhasil
terpilih
dari
sekian
banyak
pelamar
yang
telah
diwawancarai
.
Anda
berhasil
menduduki
posiis
koordinator
catatan
medis
karenapendidikan
dan
pengalaman
Anda
di
Memorial Hospital.
Anda
diharapkan
datang
pada
hari
senin
tanggal
9
mei
2001,
pukul
09.00
untuk
menemui
Ibu
Nancy
staf
HRD
untuk
mendapatkan
orientasi
lebih
mendalam
.
Atas
perhatiannya
diucapkan
terima
kasih
.
Hormat
kami
,
(Nick
Oshinski
)
Manajer
HRDSlide25
C. Bad News.
Strategi Pengorganisasian
Pesan
bad News :
Menciptakan
Audience centered tone
Memilih
pendekatan
organisasional
Pendekatan
langsung
:
Pembuka
Alasan
Bad news
Penutup
Slide26
C. Bad News
b. Pendekatan tidak langsung Suatu pendekatan organisasional direct approach dapat diterapkan jika : Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.
Pesan disampaikan secara empati. Slide27
Berita Buruk
Nyatakan berita buruk dg jelas dan singkat. Tekankan berita baik apapun
kurangi tekanan berita buruk
Penutup Positif
Tutup dengan pernyataan positif, menyenangkan melihat ke depan.
BAD NEWS DAN PESAN PERSUASIF
A. MEMILIH PENDEKATAN ORGANISASIONAL
Menggunakan Rencana
Menggunakan Rencana
Tidak Langsung
Langsung
Penyangga
Mulai dengan pernyataan netral
atau positif
BeritaBuruk
Nyatakan berita buruk di depan
Alasan
Secara logis, netral dan singkat
jelaskan alasan berita buruk.
Alasan
Jelaskan alasan berita buruk. Tawarkan
beberapa alternatif bila memang ada
Penutup Positif
Tutup dengan pernyataan positif, sesuatu yang bermaksud untuk menenangkan pembaca.Slide28
C. Bad News
Mengkomunikasikan informasi dan jawaban
negatif
.
Bad news
tentang
produk
,
Kenaikan
harga
produk
,
penarikan
kembali
produk
,
kadaluwarsa
produk
,
produk
rusak
atau
cacat
.
2.
Penolakan
undangan
.
3.
Penolakan
kerja
samaSlide29
PT.CITRA NIAGA
JL. Dr. Sutomo Nomor 2 YogyakartaKepada Yth.
Ibu Sri Ekanti
Ketua Panitia Lomba Lukis dan mewarnai
Jl. Palagan Tentara Pelajar No. 1
Dengan hormat,
Lomba yang akan Saudara diadakan untuk anak-anak Play Group, Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Dasar tersebut tampaknya menarik dan memberikan kegiatan yang positif. Namun demikian, sebagaimana Saudara ketahui, perusahaan kami adalah perusahaan bisnis dengan bidang usaha perdagangan farmasi dan obat-obatan. Dengan demikian lomba tersebut kurang mengena bagi perusahaan kami. Untuk itu kami menyesal tidak dapat membantu Saudara.
Kami doakan semoga lomba yang akan Saudara adakan berlangsung dengan sukses.
Hormat kami,
Ttd
Bintang Dini Hari
Direktur
BAD NEWS
Bacalah contoh surat yang menolak permintaan bantuan
1. Menolak undangan dan permintaan bantuanSlide30
C. Bad News
Penyampaian bad news ke pelangganBad news
tentang
pesanna
Penolakan
surat
pengaduan
dan
keluhan
.
Mengganti
produk
Tidak
memenuhi
pesanan
.
Bad News
tentang
orang
Penolakan
menulis
surat
rekomendasi
Penolakan
lamaran
pekerjaan
Surat
penolakan
kredit
.Slide31
D. Pesan Persuasif
Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif.: 1. Analisis Audiens 2. Pertimbangan perbedaan budaya 3. Memilih pendekatan organisasionalMengembangkan pesan-pesan persuasif :
1. Menetapkan kredibilitas
2. Kerangka argumentasi, kebanyakan pesan persusif mengikuti rencana organisasional AIDASlide32
D. Pesan Persuasif
AIDA :A = Attention (perhatian)I = Interest ( Minat)
D = Desire (
hasrat
)
A = Action (
tindakan
)
Memilih
daya
pemikat
:
Pemikat
emosional
Pemikat
logika
Pertimbangan
etikaSlide33
D. Pesan Persuasif
Contoh pesan persuaif
HOST MARRIOT SERVICES
INTERNAL MEMORANDUM
To : Larry Paige, Controller
From : Randy Hunt,
Manajer
pembelian
Tgl
: 20 Mei 2011
Subyek
:
Pemotongan
bahan
baku
plastik
.
Sebagai
mana
diketahui,perusahaan
setiap
tahun
membeli
lima ton
bahan
baku
plastik
.
Harga
polyeti
terus
mengalami
fluktuasi
seperti
harga
BBM.
Bapak
meminta
saya
untuk
segera mencari
jalan untuk memotong biaya pembelian
bahan baku plastik. Dalam memo
saya sebelumnya saya menyarankan untuk
membeli dalam jumlah besar bahan
baku plastik selama musim dingin ketika
harga BBM turun. Saya telah mengestimasi penghematan
yang dicapai sebesar 10% per tahun.
Biaya untuk membuat plastic container perusahaan terlalu
tinggi ($ 2juta). Ditambah lagi kami menerima banyak
surat pelanggan yang mengeluh
tentang minimnya program daur ulang
perusahaan. Saya telah melakukan
penelitian awal dan muncul beberapa ide
sebagai berikut : 1. Menyediakan
recycling container
di
semua
restotan
bandara
Host Marriot
2.
Menawarkan
insentif
keuangan
untuk
maskapai
penerbangan
yang
memisahkan
kontainer
berbahan
plastik
3.
Bekerja
sama
dengan
Batt
Wate
Management.
Saya
telah
melampirkan
laporan
rinci
tentang
biaya-biaya
.
Pengehmatan
yang
dapat
dicapai
$ 500.000,-
Proses
daur
ulang
polyetil
akan
membantu
meningkatkan
citra
perusahaan
.
Jika
Bapak
setuju
kita
bisa
mengadakan
pertemuan
minggu
depan
untuk
memulai
rencana
ini
.
Slide34