STRUKTUR KOMUNIKASI ORGANISASI - PowerPoint Presentation

Slide1

STRUKTUR KOMUNIKASI ORGANISASISlide2

Struktur Komunikasi Organisasi

Terdapat 3 konsep mengenai struktur komunikasi organisasi, yaitu:

Perspektif Channels

(Goldhaber, 1993; Koehler, Anatol, & Applbaum, 1981)

Perspektif Jaringan Pengamatan

(Stohl, 1995),

Perspektif Jaringan yang Dirasakan

(Stephen Corman and Craig Scott)Slide3

PENDAHULUAN

Pace dan Faules: proses arus informasi disebutkan sebagai suatu proses yang rumit walaupun berlangsung secara terus menerus sepanjang waktu. Penyebabnya adalah karena di dalam suatu organisasi, proses ini bersifat dinamik, dimana pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, serta diinterpretasikan.

3 Pola penyebaran pesan :

Simultaneous message dissemination

/ secara serentak

Serial message dissemination

/ secara berurutanSecara serentak dan berurutan (kombinasi)

”who talks to whom”

Slide4

Communication Network Roles

Setiap individu dalam suatu organisasi memiliki peran yang berbeda

Clique Member

atau anggota klik

Isolate

atau penyendiri

Bridge atau jembatanLiaison atau penghubungGatekeeper

atau penjaga gawangOpinion Leader atau pemimpin pendapat

Cosmopolite

peranan tersebut :Slide5

Arah Arus Komunikasi Organisasi

Downward communication

Upward communication

komunikasi horisontal Cross-Channel Communication Slide6

The Grapevine Communication

Arah arus informasi yang tidak stabil atau tidak diduga, baik itu ke bawah, ke atas, horisontal ataupun

cross channel

disebut juga dengan komunikasi informal/ personal yang dikiaskan sebagai

grapevine

atau anggur.

”The Jason Company” karakteristik grapevine :kecepatan transmisi.

tingkat selektifitas : grapevine acts

menyebabkan berbagai hal, kapan saja dan dimana saja.

terjadi di tempat kerja,

sistem komunikasi formal dan informal cenderung untuk aktif atau in-aktif bersamaan.

Keith Davis

The Grapevine Communication

(Stein, 1967; Pace & Faules, 1994, hlm. 137):

”metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa”

.

Dikendalikan dengan menjaga dan membiarkan saluran komunikasi formal tetap dibuka, sehingga memberi kesempatan dari berbagai arus untuk saling menerima dan mengirim informasi

.Slide7

Struktur Komunikasi sbg Network

Hubungan-hubungan dapat diuji dengan :

Reciprocity

:

timbal balik atau dua arah.

Intensity

: komitmen dari tiap anggota yang saling berhubungan.Multiplexity: beberapa cara yang dapat menghubungkan para anggota Menurut Noel Tichy (1981): network atau jaringan dapat dipahami dengan cara menelaah empat unsur, yaitu roles (peran), karakteristik hubungan (link), karakteristik struktural, dan isi atau kandungannya.

Kelebihan perspektif

Network

memasangkan karakteristik yang sebenarnya tidak mudah dilihat

memecahkan ambiguitas formalitas

memahami aspek konstruksi sosial dari struktur komunikasi organisasional

Kegunaan Analisis

Network

Self-report surveys

:

Naturalistic observation

:

Constitutive ethnography

:

wawancara non-direktif

menyediakan gambaran pola interaksi yang dapat menentukan struktur komunikasi organisasional

Slide8

Jenis-jenis komunikasi

A.

Komunikasi Formal

B.

Komunikasi Informal/PribadiSlide9

A. Komunikasi Formal

Komunikasi Formal:

Adalah komunikasi yang dilakukan berdasarkan dari posisi yang terdapat di dalam struktur organisasi.

Menurut (DSP6):

Jaringan komunikasi yang menggunakan corak-corak ttt untuk menyalurkan pesan.Slide10

Tiga Jenis Komunikasi Formal(DSP6)

Komunikasi ke bawah

Mengalir dari tingkatan yang tinggi ke tingkatan yang lebih rendah (dari level atas ke level bawah).

Menurut Khaz dan Khan (1978)

ada lima jenis komunikasi ke bawah melalui saluran komunikasi sbb:

Petunjuk-petunjuk tugas yang spesifik; instruksi-instruksi pekerjaan.

Informasi yang didesain untuk menghasilkan pengertian tentang tugas dan hubungannya dengan tugas-tugas organisasi lainnya (rasionalitas pekerjaan).Slide11

Informasi tentang kebijaksanaan perusahaan dan pelaksanaan operasionalnya (prosedur dan praktek Informasi).

Umpan balik kepada para bawahan tentang kinerja mereka.

Informasi tentang karakteristik ideologi sebagai misi perusahaan dengan cara mengulang-ulang latihan dan pengajaran supaya bawahan terkesan dengan misi tersebut

.

Komunikasi ke Bawah

(lanjutan…)Slide12

Efektivitas Komunikasi ke Bawah

Sering diasumsikan bahwa saluran-saluran komunikasi ke bawah cukup berfungsi secara efektif. Asumsi serupa itu sering meleset, ternyata informasi yang dikirim melalui saluran-saluran ke bawah tidak hanya hilang, tetapi sering mengalami Distorsi atau tidak dapat dimengerti oleh si penerima.

Slide13

Efektivitas Komunikasi ke Bawah

Interpretasi orang-orang dalam komunikasi biasanya mengikuti jalur yang aman.

Orang-orang akan lebih terbuka terhadap pesan-pesan yang sesuai dengan citra pribadi yang dimilikinya, kepercayaan dan nilai-nilai yang dianutnya.

Pesan-pesan yang bertentangan dengan nilai-nilai cenderung lebih banyak menghadapi perlawanan daripada pesan-pesan yang bertentangan dengan logika rasionalSlide14

Kenyataan bahwa orang-orang itu lebih menilai positif pemenuhan kebutuhan maka pesan-pesan yang memfasilitasi pemenuhan kebutuhan akan lebih mudah diterima daripada pesan-pesan yang tidak seperti itu.

Selagi orang-orang itu dapat mengantisipasi perubahan-perubahan lingkungan, mereka lebih terbuka pada datangnya pesan-pesan baru.

Situasi total dapat mempengaruhi komunikasi; sebuah pesan yang diinterpretasikan sesuai pada satu situasi dapat diinterpretasikan tidak sesuai/bertentangan pada situasi yang lain.

Efektivitas Komunikasi ke Bawah (lanjutan)Slide15

Komunikasi ke Atas

Komunikasi keatas mengalir dari satu tingkatan organisasi ke tingkatan yang lebih tinggi (dari level bawah ke level atas)Slide16

Komunikasi ke Atas

Katz and Kahn (1978) telah mengidentifikasikan jenis informasi yang sering mengalir melalui saluran-saluran komunikasi ke atas :

Informasi tentang keberhasilan, kemajuan dan rencana-rencana datang dari para bawahan.

Informasi tentang masalah-masalah pekerjaan yang memerlukan bantuan dari tingkatan lebih atas dalam organisasi

Ide-ide untuk perbaikan dalam aktivitas dan fungsi yang berhubungan dengan pekerjaan

Informasi mengenai perasaan para bawahan tentang pekerjaan atau isu yang berhubungan dengan pekerjaan.Slide17

Efektivitas Komunikasi ke Atas

Komunikasi ini lebih banyak mengalami

filtering

(proses penyaringan bahan-bahan informasi dalam komunikasi sebagai lalu lintas informasi antar orang karena para bawahan cenderung untuk menyimpulkan informasi secara terpilih sebelum disampaikan ke atas)

Slide18

Efektivitas Komunikasi ke Atas

Cara untuk lebih mengefektifkan komunikasi bawahan ke atasan sebagai berikut :

Prosedur penyampaian Keluhan;

Kebijaksanaan pintu terbuka;

Konseling;

Teknik Partisipatif;

Perantara nonstruktural yang ditugaskan untuk menanggulangi keluhan karyawan.

 Slide19

Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal ini mengalir diantara orang-orang atau kelompok-kelompok yang sama tingkatannya.

Slide20

Komunikasi Horizontal

Fungsi penting dari komunikasi horizontal:

Koordinasi berbagai kegiatan yang dilakukan oleh banyak bagian dalam organisasi.

Informasi tentang berbagai kegiatan pekerjaan dalam bagian-bagian organisasi yang sama tingkatannya.

Persuasi pada orang-orang lain yang sama tingkatannya dalam organisasi.

Informasi mengenai perasaan para sejawat tentang pekerjaan dan isu-isu yang berhubungan dengan pekerjaan.Slide21

Efektivitas Komunikasi Horizontal

Informasi yang diperoleh melalui komunikasi horizontal itu lebih sedikit terkena filter daripada melalui komunikasi vertikal. Keuntungannya adalah bahwa informasi yang diperoleh melalui komunikasi horizontal itu mungkin komplit, yang memberikan kesempatan untuk menginterpretasikan arti dari informasi tersebut sesuai keinginan sendiri.

Slide22

B. Komunikasi Informal

Komunikasi Informal :

komunikasi yang dilakukan tanpa mengindahkan posisi mereka dalam organisasi (komunikasi pribadi).Slide23

Komunikasi Informal

Komunikasi informal/pribadi muncul karena adanya interaksi antara orang-orang dalam organisasi.

Informasi yang diperoleh dapat mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga dan jaringannya digolongkan sebagai “selentingan” (

grapevine

).Slide24

Selentingan/Grapevine

Menurut Stein, 1967;

Grapevine digambarkan sebagai sebagai “metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa”.Slide25

Selentingan/Grapevine

Bagaimana menangani selentingan?

Dapat dikendalikan dengan cara menjaga saluran komunikasi formal tetap terbuka.Slide26

Hubungan (Relationship)

Salah satu ciri komunikasi organisasi yang paling nyata konsep hubungan (

relationship

). Slide27

Rantai Komunikasi SelentinganSlide28

Sifat Selentingan

Kecepatan Transmisi

Derajat Selektifitas

Lokasi

Hubungannya dengan komunikasi formalSlide29

Definisi Organisasi

Definisi Organisasi (Goldbaher, 1979)

Sebuah jaringan adalah suatu hubungan yang saling bergantung (interdependent).Slide30

Jenis-jenis komunikasi

Hubungan Antarpersona

Hubungan Posisional

Hubungan BerurutanSlide31

Hubungan Antarpersona

Hubungan paling intim yang kita miliki dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi, antarteman, sesama sebaya disebut sebagai

hubungan

antarpersona.Slide32

Sifat-sifat hubungan antarpersona

Sifat-sifat hubungan antarpersona yang efektif:

Menurut (Pace & Boren, 1973)

Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa menumbuhkan perasaan bermusuhan.

Menetapkan dan menegaskan identitas dalam hubungan dengan orang lain tanpa membesar-besarkan ketidaksepakatan.

Menyampaikan informasi kepada orang lain tanpa menimbulkan kebingungan, kesalahpahaman, penyimpangan atau perubahan lainnya yang disengaja.

Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa menimbulkan sikap bertahan atau menghentikan proses.

Membantu orang-orang lainnya untuk mengembangkan gaya hubungan persona dan antarpersona yang efektif.Slide33

Hubungan Antarpersona

Hubungan antarpersona cenderung menjadi lebih baik menurut (Pace, Boren, & Peterson, 1975) bila kedua belah pihak melakukan hal-hal berikut:

Menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif.

Menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri (

self

-disclosure).Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons-respons yang relevan dan penuh pengertian.

Bersikap tulus kepada satu sama lainnya dengan menunjukkan sikap menerima secara verbal maupun nonverbal.

Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya melalui respons-respons yang tidak menghakimi dan ramah.

Berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil umtuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur, dan membangun.

Slide34

Hubungan Posisional

Hubungan posisional

ditentukan oleh struktur otoritas & tugas-tugas fungsional anggota organisasi.

Hubungan posisional

yang paling umum, & paling penting untuk kerja organisasi secara efektif & efisien, adalah hubungan atasan-bawahan.Slide35

Hubungan Atasan-Bawahan

Sintesa Jablin (1979) mengkategorikan 9 masalah dalam komunikasi atasan-bawahan:

Pola interaksi;

Keterbukaan;

Distorsi ke atas;

Pengaruh ke atas;Jarak informasi-sematik;Atasan efektif VS atasan tidak efektif;

Sifat-sifat pribadi;Umpan balik;

Pengaruh variabel-variabel organisasi sistematik pada kualitas komunikasi atasan-bawahan.Slide36

Hubungan Berurutan

Orang-orang menjalin hubungan antarpersona dan posisional dalam organisasi, selanjutnya akan memiliki hubungan-hubungan berurutan (

serial

relationship

)

Pesan1 Pesan2 Pesan3Cara penyebaran informasi dari orang-ke-orang ini disebut berurutan.Terdapat 3 orang yang terlibat: - orang yang mengawali pesan; - orang yang menyampaikan pesan; - orang yang mengakhiri pesan.Tokoh kunci dalam sistem ini adalah pengulang pesan (relayor) (Pace & Hengstrom, 1977).Slide37

Fungsi Pengulang Pesan

Alfred G. Smith (1973) menyatakan bahwa sebagian komunikator adalah pengirim, sebagian lagi adalah penerima, dan sebagian lainnya ada diantara keduanya.

Orang-orang yang di tengah ini adalah kurier, dan mereka adalah “pengulang pesan”.

Menurut Smith pengulang pesan adalah “tokoh yang amat lazim dalam proses-proses komunikasi”. Slide38

Fungsi Pengulang Pesan

Alfred G. Smith (1973) memperkenalkan 4 fungsi dasar yang dilakukan oleh seorang pengulang pesan, yaitu:

Menghubungkan;

Menyimpan;

Merentangkan;

Mengendalikan.Slide39

Menghubungkan

Proses-proses penghubungan paling sedikit memiliki tiga sifat yang menyulitkan, yaitu:

Menghubungkan atau memutuskan bagian sistem organisasi.

Melanjutkan atau menahan suatu informasi.

Mempertahankan bagian-bagian yang mereka persatukan.Slide40

Menghubungkan

Menurut pendapat Smith, fungsi penghubung ini menciptakan suatu etika yang membuat pengulang pesan menghargai penyesuaian dan asimilasi sudut pandang di atas hal-hal lainnya

.

Dan juga seorang pengulang pesan harus tetap berada di tengah dan tidak condong kepada salah satu pihak

.Slide41

Menyimpan

Penyimpanan bertujuan untuk menyempurnakan beberapa maksud lain, tidak hanya menyimpan pesan saja.

Pengulang pesan menyimpan pesan-pesan untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan pengirim dan penerima.Slide42

Merentangkan

Merentangkan adalah suatu bentuk perubahan yang meliputi perluasan atau penjelasan tambahan dari suatu pesan.

Etika seorang pengulang pesan adalah antara mendangkalkan dan melebih-lebihkan makna suatu pesan.

Pengulang pesan menganalisis makna dan membuat makna yang sama-samar menjadi jelas.Slide43

Mengendalikan

Hal pertama yang dikendalikan oleh seorang pengulang pesan adalah makna, dengan makna inilah dibuat suatu penghubungan.

Dengan mengatur penyampaian, penyimpanan, dan penafsiran pesan, seorang pengulang pesan melakukan pengendalian atas sistem komunikasi.

Pada akhirnya pengulang pesan bukan lagi seorang perantara, pengulang pesan tersebut dapat menjadi penghulu sistem.

Sehingga dalam model Likert (1960) digambarkan bahwa hampir setiap anggota organisasi adalah pengulang pesan, yang berlaku sebagai pemersatu antara unit atas dengan unit unit bawah

.