Minden v - PDF document

Minden vállalkozás csak papíron vezetni (Érdekll vagy szakemberektl, hogy milyen hardverek és szoftverek kellenek a szoftver Szoftverkövetés, garanciák (Ne hagyjuk figyelmen kívül a hibajavítási garanciákat és a szoftverkövetéseket. Milyen áron, milyen gyakran frissítenek? Nincs hibátlan szoftver és ne dk által hangoztatott „Ez a szoftver a legjobb és nincs benne hiba és Önnek ez .” állításnak. ) (Törekedjünk arra, hogy a szoftverben legyen jogosultsági gátolva az illetéktelen behatolásokat és információszerzést.) Nem spóroljunk a hardveren és az használjunk korszer védelmi eljárásokat.) spórolhatunk! Vonjuk be az alkalmazooktatásukra az idLegyünk tisztába azzal, hogy ha egyedi fejlesztést kérünk a fejlesztszámolnunk. Teremtsünk pontos, kkel fenntartott szigorú, korrekt információ áramláshoz. Legyen , pontos szerzdésünk, mely tartalmazza a két fél részérgaranciákat és a betartható határidfolyamatokat, mert az plusz költséggel járhat. Mérje fel, hogy mire van szüksécégen belüli munkafolyamatokat és a cég felépítését! Felmerülhet Önben a kérdés, hogy miért kell átgondolni a cégen belüli munkafolyamatokat, amikor Önnek csak egy szoftver kell, amivel gyorsan és hatékonyan meg tudja oldani a számlázást, készletkezelést, vevi megrendelések követését. Több tucat ilyen szoftver van a piacon. Csak ki kell választani a legjobban t és már meg is oldódott a problémája. Ha kis vállalkozásról van szó, akkor az ó. Viszont ha bonyolultabb a vállalkozás struktúrája vagy speciális tevékenységeket folytat, akkor a legnagyobb tévedések forrása, ha a munkafolyamatok átvizsgálására nem helyez megfelel hangsúlyt, Kétféle vállalkozói típus jellemzfolyó munkafolyamatok optimalizációjára és meggondolatlanul bevezeti az elsszoftvert, amit látott az ismersénél vagy az interneten. A munkafolyamatokra százszázalékosan megfelel szoftvert keres a piacon a tökéletességre törekedve. A tapasztalatain leghatékonyabban és a lehet legjobb választást hozzuk meg, mindenképpen szükség van arra, hogy a cégen belüli munkafolyamatokkal a vezetnek (a döntéshozóknak) tökéletesen tisztában kell lennie. sének vizsgálata és értékelése a választandó szoftver függvényében: A vállalkozók és a cégvezetk egy számlázó készletnyilvántartó szoftver vagy egy ügyviteli rendszer kiválasztásakor három alapvet problémába ütköznek a munkafolyamataik vizsgálata után. A piacon található általános szoftv apró problémák merülnek fel. A sok szoftver közül hoarányában legjobbat és mennyi idt szánjunk a bevezetésre? A piacon található általános szoftverek majdnem megfelelnek az igényeinknek. Ebben az esetben a dilemma abból adódik, hogy a vállalkozás felépítését és munkafolyamatait igazítjuk a kiválasztott kkel a kapcsolatot és megpróbáljuk egyedi áron kialkudni a számunkra szükséges változtatásokat a A cégünk munkafolyamatai és felépítése bonyolult és nem találunk az tt olyan változatot, ami megfelelne számunkra. Ilyenkor a legnagyobb probléma, hogy megtaláljuk azt a mi igényeink alapján. Ez a választás jár a legtöbb idl, hanem a vállalkozás vállalati szakembereknek szorosan együtt kell vel már a szoftver tervezési fázisában is, nem A fent említett problémák mindegyikére megvan a megoldás, de itt kell a vezetknek en figyelni a részletekre, ugyanis a választás nagyban befolyásolhatja, hogy ki tudják-e használni az új szoftver (rendszer) adta elnyöket és a jó választással több pénzt is meg lehet spórolni. Mind a három megoldásnak vannak elhátrányai, ezt a következ pontban részletesen fogjuk tárgyalni. Sok cégvezet csak kiadja a feladatot az alkalmazottnak, hogy kell egy számlázó készletnyilvántartó szoftver, vegyük meg a legjobbat, és úgy gondis zárta a problémát. Ebben az esetben úgnök élni a régi számlázó szoftvert, mert már nem tudják a szoftverben nyomon követni. Mivel a könyvelramozó végezte, megkérték, hogy fejlesszen ki nekik szoftvert. Nem volt pontos elképzelés, hogy mit is kéne csinálnia a programozónak, ezért a munka nem akart elkészülni idben. A felvesztette a türelmét, utasította az agilis fiatal frissdiplomás irodavezett, aki majd megoldja a gondjukat. A megbízott alkalmazott az addigi tapasztalatai szerint el kezdett nézelsködni az ismersöknél és talált egy új programozót. De elkövette azt a hibát, hogy nem vette figyelembe, hogy a cég az elmúlt két évben dinamikusan fejldött, irodista munkatárssal kezdett el dolgozni. Nem hívta segítségül a régebbi dolgozókat, ket hogy közösen kitalálják és pontosítsák a munkafolyamatokat. Helyette egy kapkodva, nem átgondolt munkafolyamatokra épül igénylista alapján kellett a programozónak befejezni a nök által megállapított re. A programozó hiába említette több soron is, hogy nem tökéletesek a folyamatok és nincs felkészülve intellekrendszer bevezetésére, nem hallgattak rá. a nem átgondolt valós munkafolyamatok alapján csak nagy vonalakban volt használható.ködött hibátlanul, a munkafolyamatok hiányosságai, a felhasználók hozzá nem értése és a rossz kezekben lév szervezi munka miatt a teljes projekt kudarcra volt nök szidta az irodavezet a programozót. A programozó a nem megfelel körülményeket nem tudta megértetni a megbízóival, ezért a fejlesztés leállt. A cég nem fizette ki teljesen a szoftver árát és nem kapott egy számára plusz munkaórákról és a kidobott pénzrl. A programozó nem tudta tökéletesíteni a szoftvert, mert nem voltak jól átgondolva a folyamatok cégen belül. Ebben az megrendeléskor átgondolta, vagy támaszkodott volna a fontosabb beosztású alkalmazottaira, hogy segítsenek neki abban, hogy pontosan milyen folyamatok zajlanak a cégen belül és a ben milyen folyamatokat kell majd beépíteni a bvítés során, akkor már az programozóval is sikerült volna egy használható jó szoftvert készíteni, negyed annyi pénzért és fele annyi id Van olyan vezet típus, aki tökéletesen tisztában van a cégében zajló munkafolyamatokkal, és olyan rendszert keres a piacon, ami teljes egészében . Az ilyen vezet átesik t kockáztatja, hogy nem talál idben megfelelszoftvert és emiatt késve lesz bevezetve teljesen egyedi szoftvert kell készíteni az általános szoftverekhez képest sokkal magasabb áron. Tisztában kell lenni azzal, hogy még a nagy ügyviteli rendszereket is olyan emberek készítik, akik nem a cégnél dolgoznak, így nincs rálátásuk a belsfolyamatokra, tehát mindenképpen testre kell szabni az adott cégnek. Ez pedig azt jelenti, hogy jóval több idt, energiát és pénzt kell befefordulhat, hogy a rendszer esetleg szhasználható lesz. Ha vezetmilyen módon dolgoznak a cégnél, meg tudjuk határozni, hogy mik azok a követelmények, amik elengedhetetlenek a szoftvernél, akkor könnyebb kompromisszumos megoldást találni a már teljesen kész, piacon kapható szoftverek közül és hamarabb lehet bevezetni az új szoftvert. Tájékozódjon a piacon és ismerje meg a korlátait és A jó döntéshez határoljuk be azt, hogy micégben zajló munkafolyamatok elbb lesz behatárolni a a bizonylatadást szeretnénk felgyorsítani, akkor ne vegyünk egy komplett öljünk a kelleténél több idtesztelésébe, mert ez a folyamat is idbe és a kelleténél nagyobb volumen szoftver egy vagyonbafolyamatosan támogatnak a fejlesztk. Ha úgy gondoljuk, hogy nekünk ennél azért jóval többre lenne bizonylatainkat azonnal átlátni, azokra pénzügyi teljesülés a saját megrendeléseinket is követni, szeretnénk látni a raktárkészlet értékeit és különböz áruanalitikákat, akkor azmiatt, sokkal jobban meg kell ismerni a piacon található szoftvereket. Ebben az esetben ne sajnáljuk a fáradságot arra, hogy megnézzük a piaci kínálatot, és minden esetben próbáljuk is ki a lehet legtöbb szoftvert. Kérjük ki azoknak az seinknek a véleményét, akik már használnak ilyen programot, ha lehet ködés közben. Hallgassuk meg a bevezetési nuljunk az ismer Mérje fel, hogy a kiválasztott szoftve a mai középkategóriás számítógép konfigurációkon tökéletesen elfut, ugyanakkor elfordul, hogy ha nem mérjük fel a cég technikai hátterét, akkor kínos meglepetésekben lehet részünk. A régi számítógépünk, amin egy régi DOS-os szoftver jól mködött, azon bizony nem biztos, hogy jól fog mködni az új szoftver. Ha egyszerre nek dolgozni az új szoftverrel, akkor nem csak jó számítógépeket kell venni, hanem helyi hálózatot is. Ha sikerült kiválasztani a szoftvert, ne legyünk ket megkérdezni a minimális és maximális hardver és rendszer l, az esetleges hardver hibákból történ adatvesztések és adatbázis sérülések kivédésének lehetk azt javasolják, hogy cseréljenek számítógépet vagy építsenek ki egy jól m hálózatot, ne sajnálják a hogy felesleges partnereiket, hiszen minél stabilabb hardver és szoftver környezetben mködik az általuk készített számlázó szoftver, ügyviteli rendszer, annál kevesebb küls hibaforrás lehetséges, könnyebb karbantartani. használt számlázó szoftver, ügyviteli rendszer, csak egy program a sok közül. A jó mstabil operációs rendszer. Hálózatos m Ha ezekre, a dolgokra nem figyelünk eléggé, és nem hallgatunk a szakemberekre, akkor bizony rendkívül sok problémánk lesz az új szoftverrel. Ugyanakkor legyünk , és ha nincs meg az anyagi háttér egy komplex stabil számítógépek beszerzésére, és ennek ellenére mégis bevezettük a szoftvert, akkor igyekezzünk megteremteni az ideális körülményeket. Különben úgy járhatunk, mint az a vállalkozó, aki megvásárolt egy számlázó készletnyilvántartó programot szakemberének véleményét. Tetszett neki a szoftver és számára minden igényt kielégített, de úgy gondolta, hogy tt 3 évvel több, mint 300 000 Ft-ért vásábemutató verziója is tökéletesen mködött rajta. „Jó lesz ez így, nincs pénzünk felesleges kiadásokra” mondta. A szakember hiába tanácsolta neki, hogy nem ártana gi számítógép bármikor meghibásodhat és nagyobb adatbázis méretnél már lelassulhat a program, nem hallgatott rá. A bevezetés után 3 hónappal számlarögzítés közben megállt a számítógép és nem indult újra többet. Egy hardveres szakember megállapította, hogy tönkre ment a sége a vállalkozónak, mégis csak be kellett ruházni és ekkor már nem a régi gépet javíttatta meg, hanem vásárolt egy új számítógépet. A különbség csak az, hogy így a számítógép árán kívül újra fel kellett építeni a számlázó szoftver adatbázisát és ezzel több, mint 1 hónap plusz munkát is magára kellett vállalni az összes költségével együtt. Milyen szempontok alap A szoftver beszerzés els nagy dilemmája a vállalkozvel a vállalkozók vagy éppen a drágább megoldást választják. Ebben a pontban megpróbálunk segíteni, hogy milyen szempontok alapján válasszanak szoftvert (ügyviteli rendszert). Célközönség: pontban már beszéltünk a cégünkben zajló munkafolyamatokról, amely kiindulópontja a vezetnek az ideális szoftver kiválasztásnál. Nem vékenységi köre szerint keresünk szoftvert vagy a cégünkben zajló munkafolyamatokat igazítjuk a megvizsgálni a piacon kapható számlázó és készletnyilvántartó progral, hogy kik használják, milyen tevékenység cégek számára fejlesztették ki. Ha sikeresen le tudjuk szkíteni a szoftverek listáját, sokkal Rendívül kicsi a piac és nagyon sok az ügyviteli szoftver. Ezek között vállalatirányítási rendszerek is. A jó szoftver kiválasztásához hangsúlyt kell fektetni arra, hogy meghatározzuk a cégünkben zajló munkafolyamatokat. Hiszen nem mindegy, hogy a szoftver milyen modulokkal, funkciókkal rendelkezik. Fokozottan kell figyelni a megvásárolható modulok cég betesztelt szoftvert ajánl az ügyfeleinek, de , hogy új modul esetén nem tökéletesen mködnek a modul is rossz Az ügyviteli szoftverek egyik sarkalatos pontja, a kezelhet következetes adatrögzítés, adat rendkívül megkönnyítheti és leegyszersítheti az alkalmazottaink napi adminisztrációs feladatait. Egy rosszul kezelhet szoftver nagyon megnehezítheti a cégben zajló munkafolyamatokat, a kezelhetetlen ez gátolhatja a gördülékeny munkát, alááshatja a cégen belüli emberi kapcsolatokat, összhangot. Az új szoftver bemutató változatának áttanulmányozásakor fokozottan figyeljünk arra, hogy számunkra kezelhetek-e a szoftverben zajló folyamatok. A kezelhetséghez tartozik, hogy a szoftverben használt funkciók ablakai átláthatóak legyenek azonnal, ezzel is egyszersítve az új munkatársak betanítását és a napi munkát. Figyeljünk arra, hogy a választásba vonjuk be az alkalmazottakat is, mert több szem, többet lát. Nagyon sok esetben az, hogy egy cég melyik szoftvert választja az ár a egyik legnagyobb tévedés, ugyanis ha sikerül megtalálnunk a számunkra n a cégünk egyik legjobb beruházása lehet. Természetesen nem mindegy, hogy egy általános szoftvert veszünk, cég ajánl bérleti megoldásokat a rendszerükre, ha nem akarunk sokat rákölteni egyszerre a szoftverre, akkor nyugodt szívvel válasszuk ezt a megoldást. Természetesen vigyázva a bérleti szerzrögzített feltételekre és figyelembe véve a bérleti díj mértékét és a használandó idben a végösszeg arányát, nehogy jóval többet fizessünk a ha azonnal megvettük volna. Ez a szempont sok esetben ellentmondásos az eddigi szempontokkal. Ugyanis egy szoftver kinézete nagyon szubjektív tud lenni, hiszen van akinek nagyon tetszik van akinek egyáltalán nem. De ne felejtsük el, hogy az, aki használja a szoftvert az nagyon sok idt fog eltölteni vele, tehát ha nem tetszik, vagy nem jól átláthatók az ablakok a rendszerben, akkor az után zavaró és kéAz egyik legkomolyabb dilemma egy szoftver vagy ügyviteli rendszer vásárlásakor, hogy lehet-e továbbfejlenet közben lehet-e testreszabni a szoftvert. Természetesen ez is az igényeink szerint változhat. Ha mi megelégszünk az alsó árkategóriás szoftverekkel, aminek készítségeket ajánlanak, akkor ne csodálkozzunk azon, hogy ha a cégünk túlnövi a szofnagyobb szoftver bevezetésének procedúráját kell végig szenvednünk. Azt se felejtsük el, hogy ha egy nagyobb szoftvert vásárolunk egy nagy múltú l, akkor valószínleg minden nagyobb problémára lesz megoldás, de fontos új modul létrehozását nem biztos, hogy a nagy fejlesztHardveres igények: minimális és ajánlott hardver kö betartani az ott leírtakat, mert a fejlesztknek nagyobb tapasztalata és ismerete van ebben. Ha nem értünk hozzá és nem tudjuk felmérni a cégünk hardver forrásait, akkor keressünk meg felvilágosítást tud adni. Ezáltal elkerülhetjük, hogy elkészítetlenül Szoftverkövetés, garanciák: l nem kapunk információt a szoftverkövetés idtartamáról és nem adnak „rossz” szoftver is lehet jó választás abban az esetben, ha számunkra garanciákat kaptunk a szoftverkövetésrdni a kiválasztott és nekünk tetszi háza táján. Kérjünk referenciákat a l, hol használják a szoftverüket. Érdeklk megadnak, vagy esetlegesen a referencia listáról válasszunk ki egy-két céget, hogy mi történik, ha a cégüknél a k hozzáállása az esetleges hibák alatt javították ki a hibát? Nézzük meg, hogy k fejlesztéssel, biztos-e az anyagi hátterük. Van-e állandó segítség vonaluk, ahol el lehet ket érni probléma esetén? Milyen gyakoriak a frissítések? Biztonság: nem is tartja fontosnak, hogy egy szoftver vagy egy y cég teljesen átáll a szoftveres bizonylatolásra és ügyvitelszervezésre, akkor az eddiginél jobban koncentrálja az üzleti titkait. Evvel egyszerbbé téve sok esetben az üzleti titkok (Beszerzési források, árrés százalékok, partnereinek listája, forgalmi zetésekor fokozottan ügyeljünk arra, giailag fontos adatok kezelését. l? A mai világban fontos, hogy még a legegyszer jogosultsági rendszerrel. Evvel persze nem túlmisztifikálva egy szoftver védelmét. Egy komoly küls támadás vagy egy len nehéz védeni az adatbázisában tárolt lata és üzemeltetése Mire kell figyelni abban az esetben, ha kiválasztottuk a számunkra legmegfelelnálni? Minden adatbázis kezel szoftver bevezetésekor problémákkal fog szembesülni az új cég: alap törzsadatok felrögzítése (ha nem volt még ügyviteli szoftvere) alkalmazottak oktatása, az új rendszer kezelésének megtanulása oftveres változtatások végrehajtása végett és hatékony kommunikáció a fejleszt céggel munkafolyamataihoz (ha a szoftver szinte változtatás nélkül adoptálható a cégre vagy fordítva) a testreszabott változtatások tesztelése Minden adatbázis kezel használatának kulcsa az alap törzsadatok jó felépítése, az új adatok elre megadott, átlátható sablonok alapján történgy gyorsan, egyszeren lehessen keresni valamilyen adatot, tt, ltatástörzzsel rendelkezzen a cég, ami logikusan egyértelmen van felépítve többszint csoportosításokkal. Feltehetjük a kérdést, hogy miért fontos rendezetten, jól átláthatóan rögzíteni az példával tudjuk megadni: Adva van két megnevezés és két árucikk, az els áru neve Balaton ostyaszelet 200g étcsokoládés a másodiké Balaton étcsokoládés nápolyi szelet 200g. Amikor a kiadásnál kézzel kell rögzíteni a számla tétejelentenek. Tehát ilyen árucikk elnevezés nebb utóbb el fog térni valamelyik áru irányába, hiába ugyanaz a termék fizikailag. Nem csak akkor kell fokozottan figyelni az új szoftver bevezetésénél, ha ez az elsilyen szoftver a cégben, hanem akkor is, amikor egy régi szoftvert cserélünk újra. Ilyenkor sok esetben kérhetjü új szoftver adatbázisába. Mielmellett döntenénk, el kell gondolkozni azon, hogy mit is nyerhetünk ezzel a velettel. Ha a régi adatbázis alapadatai jól fel vannak építve, akkor gyakorlatilag unkaidejét és a kollégák új alapadat t. Ha viszont a régi szoftver rend, akkor az adatbázis konvertálással többet ártunk magunknak, mint amennyit segíthetnénk. Az új szoftver megörökli a régi szoftver hibás, nem jól átgondolt alapadatait és így ugyanazokkal a hibákkal fogunk küzdeni az új rendszerben is, mint a régiben. Alkalmazottak oktatása az új rendszer kezelésének megtanulása Egy teljesen új szoftver bevezetésekor az egyik enkednek az új dolgok ható, hogy az új szoftver használatát mennyi idalkalmazottak vagy akár mi magunk is. A szoftverfejlesztehhez több segítséget is adnak, amit célszervenni, mieltt megkezdenénk a tényleges munkát az új rendszerrel. Minden l demó változatot, amivelpróbálni a szoftvert, el tudja sajátítani a kezelését. Minden szoftverhez jár felhasználói kézikönyv papír vagy elolvasni és áttanulmányozni. Sok szoftverfejleszt cég tart bemutatókat, s is, aki komplett videó oktató anyaggal l. A gördülékeny bevezetéshez használjuk ki az új Sok felhasználó a szoftverek tudásának töredékét használja ki, ködési elvét és elhanyagolta a szoftver funkcióinak Specifikáció készítése a számunkra szükséges változtatásokhoz vagy új modulok beépítéséhez és ezek tesztelése Ha úgy döntöttünk, hogy az új szoftverbe számunkra nélkülözhetetlen változtatások modult akarunk beépíttetni a n a pontos terv szerinti megvalósítás, mind az cégnél, mind pedig a fejlesztknél. Ahhoz, hogy ezmaradéktalanul megfeleljünk pontos, minden részletre kiterjed(specifikációval) kell rendelkezzünk. Nem szabad elfelejteni, honincsenek tisztában a cégünknél zajló munkafolyamatokkal és nem találhatják ki unk megvalósítani (ez még akkor is igaz, ha egy nagy fejleszt Azon túl, hogy a kért változtatásokhoz pontos, érthet specifikációt készítünk, és azt k maradéktalanul meg is valósítják, Ez pedig nem más, mint az új modul vagy változtatások betesztelése. Mit is jelent a szoftver tesztelése? A szoftver tesztelése az újonnan beépített módosításokba, forduló hibák és felmerülködik és az összes hiba ki nem lesz javítva. Ahhoz, hogy a tesztelés során gördülékenyen tudjunk együttdolgozni a fejlesztkkel hibákról, problémákról pontos hibajelentést írjunk a fejlesztknek. Ebben a hiba listában le kell írni, hogy az adott probléma, hiba mikor jelentkezik, hogyan hoztuk elk nem, vagy csak késüzem során tudják kijavítani azt. A tesztelés során a legnagyobb hangsúlyt el folyamatokra és lekérdezésekre kell heszoftver alapszerkezetét. esztésnél figyeljünk arra, hogy minden munkafázisnak meg legyen a felelse mind a cégünknél, mind pedig a fejlesztknél! A két cég között oblémákról, hibákról és azok javításáról vezessünk munkanaplót középkategóriás a 4-ikben egy alsó kategóriás az 5-ikben pedig egy fels kategóriás Axel számlázó készlet- nyilvántartó Hermesz rendszer Actual Ügyviteli rendszer Revol Express Készlet és Számla SAP Business One Funkcionalitás Kicsi Jó Közepes Kiváló Listák kimutatások Vezet információk Kicsi Jó Közepes Kiváló ség Közepes Hardver igény Kicsi Kicsi Nagy Bevezetési költségek Nincs Kicsi Nagy Alapverzió 3 kliens esetén Nincs alkalmazás Korlátlan felhasználó és használhatja Hermesz változat Max. 3 felhasználó figyelembe. Reméljük, hogy az ismertetkérjük, forduljon hozzánk bizalommal! Ügyvezet igazgató Iroda: 6000 Kecskemét, Pillangó u. 4. honlap: ©Future Labs Kft.www.flabs.net