Tujuan Pembelajaran 2 Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu proyek yg baik Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal proyek Menjelaskan b a g ai m a n a manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan ketergantungan utk menentukan urutan aktivitas ID: 552504
Download Presentation The PPT/PDF document "1 Project Time Management" is the property of its rightful owner. Permission is granted to download and print the materials on this web site for personal, non-commercial use only, and to display it on your personal computer provided you do not modify the materials and that you retain all copyright notices contained in the materials. By downloading content from our website, you accept the terms of this agreement.
Slide1
1
Project Time ManagementSlide2
Tujuan Pembelajaran
2
Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu proyek yg baik
Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal proyek
Menjelaskan
b
a
g
ai
m
a
n
a
manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan ketergantungan utk menentukan urutan aktivitas
Memahami hubungan antara estimasi sumber daya dan jadwal proyek
Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt membantu manajer proyek utk melakukan estimasi durasi aktivitasSlide3
3
Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis proyek, dan menjelaskan bgmn critical chain scheduling dan PERT
(Program Evaluation and Review Technique)
mempengaruhi pembuatan jadwal
Menjelaskan bgmn sofware manajemen proyek dpt membantu dlm manajemen waktu proyek
Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan manajemen perubahan pd jadwal proyek
Tujuan PembelajaranSlide4
Pentingnya Jadwal Proyek
4
Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat
pa
a
da
waktunya
ad
a
l
ah
tantangan
y
an
g p
a
l
in
g
besar
Isu mengenai jadwal
m
e
r
u
p
a
k
an
sebab utama terjadinya konflik dlm proyek, khususnya pd paruh kedua jalannya proyek
Waktu
m
e
r
u
p
a
k
an
besaran
y
an
g p
a
l
in
g
tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun
y
an
g
terjadi pada proyek Slide5
Intensitas Konflik Selama Jalannya Proyek
5Slide6
Konflik Jadwal
6
Penyebab konflik:
Individual
work style
Perbedaan budaya
Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu terhadap struktur dan tengat
(deadline)
B
e
b
e
r
a
p
a
individu memilih
u
n
t
u
k
mengikuti jadwal dan memenuhi
teng
g
at
sementara
b
e
b
e
r
a
p
a
individu
y
an
g
lain tidak
Perbedaan budaya bahkan
u
n
t
u
k
negara yang sama akan mempunyai perilaku yg berbeda terhadap jadwalSlide7
Proses Manajemen Waktu Proyek
7
Definisi aktivitas
:
identifikasi aktivitas khusus
y
an
g
hrs dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder
u
n
t
u
k
menghasilkan
deliverables
Pengurutan aktivitas (activity sequencing)
:
identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek
Estimasi sumberdaya
u
n
t
u
k
setiap aktivitas
Estimasi durasi aktivitas
Pembuatan jadwal
:
analisis urutan aktivitas, analisis estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas utk membuat jadwal proyek
Pengendalian jadwal
:
pengendalian dan pengaturan perubahan jadwal proyekSlide8
Definisi Aktivitas
8
Aktivitas atau tugas
ad
a
l
ah
elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd WBS yg membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya
Jadwal proyek
m
en
j
a
d
i
dokumen mendasar yg mengawali proyek
Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga mengenai informasi anggaran
Pernyataan lingkup dan WBS membantu
b
a
g
ai
m
a
n
a
proyek akan dilaksanakan
Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg lbh rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian ttg bgmn pekerjaan akan dilakukan, shg dpt dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yg realistisSlide9
Daftar Aktivitas dan Atributnya
9
Daftar aktivitas
ad
a
l
ah
tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup:
Nama aktivitas
Nomor atau identitas aktivitas
Deskripsi singkat
t
en
t
an
g
aktivitas
Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg setiap aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitasSlide10
Milestone
10
Milestone
ad
a
l
ah
kejadian penting yang biasanya
t
i
d
a
k m
em
p
u
y
ai
durasi
Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan utk menyelesaikan sebuah milestone
Milestone
m
e
r
u
p
a
k
an
tool yg sangat berguna utk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan
(progress)
Misalnya:
Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh
customer
Penyelesaian produk-produk spesifikSlide11
Pengurutan Aktivitas
11
Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dgn yg lain
Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek
H
a
r
u
s
ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk kepentingan
critical path
analysisSlide12
Tiga Tipe Ketergantungan
12
Ketergantungan mandatori
: sejalan dgn sifat pekerjaan yg akan dilakukan dlm proyek; sering disebut jg
hard logic
Ketergantungan
diskresionari
: ditentukan oleh tim proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan dgn hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya
Ketergantungan eksternal
: mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyekSlide13
Diagram Jaringan
13
Diagran jaringan
m
e
r
u
p
a
k
an
teknik yg digunakan utk memperlihatkan pengurutan aktivitas
Sebuah diagram jaringan
ad
a
l
ah
tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek
Terdapat dua format utama, yaitu:
Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)
Preceden
c
e Diagramming Method
(PDM)Slide14
Contoh AOA
14
Asumsikan bahwa semua durasi
ad
a
l
ah
d
a
l
a
m
satuan hari; A=1 berarti aktivitas A
m
em
p
un
y
ai
durasi 1 har
iSlide15
Arrow Diagramming Method (ADM)
15
Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow)
Aktivitas dinyatakan
d
en
g
a
n
anak panah (arrow)
Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan ujung akhir aktivitas
Hanya
d
a
p
a
t
memperlihatkan ketergantungan finish-to-start Slide16
Membuat Diagram AOA
16
Temukan semua aktivitas yg berawal dr node 1. Gambarkan node selesainya dan
k
e
m
u
d
ian
gambarkan anak panah antara kedua node tsb. Berikan nama aktivitas dan estimasi durasi utk aktivitas ybs
Lanjutkan dgn menggambar diagram dr kiri ke kanan. Perhatikan jika ada
burst
dan
merge
. Burst
t
er
j
a
d
i
j
i
k
a
node tunggal diikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Merge
t
er
j
a
d
i
j
i
k
a
dua atau lebih node mendahului sebuah node tunggal
Lanjutkan hingga semua aktivitas yg
m
em
p
un
y
ai
ketergantungan satu sama lain telah dimasukkan ke dlm diagram
Semua
a
nak panah mengarah ke kanan dan tdk ada anak panah yg menyilang
di
a
gram
jaringan AOASlide17
Precedence Diagramming Method (PDM)
17
Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes)
Anak panah menunjukkan hubungan antara aktivitas-aktivitas
PDM
l
e
b
i
h
populer
d
a
r
i
p
a
d
a
metode ADM dan digunakan oleh perangkat lunak manajemen proyek
Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe ketergantungan yg berbedaSlide18
Tipe Ketergantungan Tugas (Microsoft Project)
18Slide19
Contoh Diagram Jaringan PDM
19Slide20
Estimasi Sumberdaya Aktivitas
20
Sblm estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih dulu mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg dibutuhkan setiap aktivitas
Isu penting:
Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas tertentu dalam proyek ybs?
Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm mengerjakan aktivitas yg serupa?
Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan?Slide21
Estimasi Durasi Aktivitas
21
Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg hilang (elapsed time)
Effort
ad
a
l
ah
jumlah hari-kerja atau jam kerja yg dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas
Effort biasanya tdk sama dgn durasi
Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu dlm membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs ditinjau ulang oleh seorang ahliSlide22
Estimasi Tiga-Titik
22
Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret, misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk membuat estimasi tiga-titik:
Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis, rata-rat
a
, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimis
Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan simulasi Monte CarloSlide23
Pembuatan Jadwal
23
Gunakan hasil proses manajemen waktu utk menentukan tanggal mulai dan selesainya proyek
Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg realistis yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau kemajuan proyek dlm dimensi waktu
Tool dan teknik yg terkait
ad
a
l
ah
:
Gant
t
Charts
Critical Path Analysis
Critical Chain Scheduling
PERT AnalysisSlide24
PERT (Program
Evalution Review Technique) Analysis
24
Suatu
alat
manajemen
proyek
yang
digunakan
untuk
melakukan
penjadwalan
,
mengatur
dan
mengkoordinasi
bagian-bagian
pekerjaan
yang
ada
didalam
suatu
proyek
Metodologi
PERT :
Divisualisasikan
dengan
suatu
grafik
atau
bagan
yang
melambangkan
ilustrasi
dari
sebuah
proyek
Diagram
jaringan
ini
terdiri
dari
beberapa
titik
(nodes) yang
merepresentasikan
kejadian
(event)
atau
suatu
titik
tempuh
(milestone)
Titik-titik
tersebut
dihubungkan
oleh
suatu
vektor
(
garis
yang
memiliki
arah
) yang
merepresentasikan
suatu
pekerjaan
(task)
dalam
sebuah
proyek
.
Arah
dari
vektor
atau
garis
menunjukan
suatu
urutan
pekerjaan
.Slide25
Manfaat PERT
25
Mengetahui
ketergantungan
dan
keterhubungan
tiap
pekerjaan
dalam
suatu
proyek
.
Dapat
mengetahui
implikasi
dan
waktu
jika
terjadi
keterlambatan
suatu
pekerjaan
.
Dapat
mengetahui
kemungkinan
untuk
mencari
jalur
alternatif
lain yang
lebih
baik
untuk
kelancaran
proyek
.
Dapat
mengetahui
kemungkinan
percepatan
dari
salah
satu
atau
beberapa
jalur
kegiatan
.
Dapat
mengetahui
batas
waktu
penyelesaian
proyek
.Slide26
Analogi PERT
26Slide27
Contoh Soal
27
Pemerintah
akan
membangun
rumah
sakit
berstandar
internasional
,
rumah
sakit
tersebut
akan
di
bangun
dan
harus
melalui
delapan
kegiatan
yakni
:
membangun
komponen
internal
memodifikasi
atap
dan
lantai
membangun
tumpukan
menuangkan
beton
dan
memasang
rangka
membangun
pembakar
temperatur
tinggi
memasang
sistem
kendali
polusi
membangun
alat
pencegah
polusi
udara
dan
kegiatan
terakhir
yaitu
pemerikasaan
dan
pengujian
.Slide28
… Contoh
Soal
28
Kegiatan tersebut dapat kita buat dalam tabel di bawah beserta susunan kegiatannya:Slide29
Diagram PERT
29Slide30
Critical Path Method (CPM)
30
Jalur
terpanjang
yang
diperlukan
untuk
menyelesaikan
proyek
.
Beberapa
hal
yang
perlu
diperhatikan
berkaitan
dengan
jalur
kritis
ini
:
Tertundanya
pekerjaan
di
jalur
kritis
akan
menunda
penyelesaian
jalur
proyek
ini
secara
keseluruhan
Penyelesaian
proyek
secara
keseluruhan
dapat
dipercepat
dengan
mempercepat
penyelesaian
pekerajaan
–
pekerjaan
di
jalur
kritis
.
Slack
pekerjaan
jalur
kritis
sama
dengan
0 (
nol
). Hal
ini
memungkinkan
relokasi
sumber
daya
dari
pekerjaan
non
kritis
ke
pekerjaan
kritisSlide31
Istilah Dalam
CPM
31
E
(earliest event occurence time
)
:
Saat tercepat terjadinya suatu peristiwa.
L
(Latest event occurence time)
:
Saat paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.
ES
(earliest activity start time)
:
Waktu Mulai paling awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan dalam jam, maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai.
EF
(earliest activity finish time)
:
Waktu Selesai paling awal suatu kegiatan. EF suatu kegiatan terdahulu = ES kegiatan berikutnya
LS
(latest activity start time)
:
Waktu paling lambat kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan.
LF
(latest activity finish time)
:
Waktu paling lambat kegiatan diselesaikan tanpa memperlambat penyelesaian proyek.
t
(activity duration time)
:
Kurun waktu yang diperlukan untuk suatu kegiatan (hari, minggu, bulan)Slide32
Menghitung Critical Path
32
T
iga asumsi dasar yaitu:
P
royek hanya memiliki satu
initial event
(start) dan satu
terminal event
(finish).
S
aat tercepat terjadinya
initial event
adalah hari ke-nol.
S
aat paling lambat terjadinya
terminal event
adalah LS = ESSlide33
… Menghitung Critical Path
33
Hitungan Maju
(Forward Pass)
Dimulai dari Start
(initial event)
menuju Finish
(terminal event)
untuk menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan
(EF), waktu tercepat terjadinya kegiatan
(ES) dan saat paling cepat dimulainya suatu peristiwa (E)
Hitungan Mundur
(Backward Pass)
Dimulai dari Finish menuju Start untuk mengidentifikasi saat paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LF), waktu paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LS) dan saat paling lambat suatu peristiwa terjadi (L).
Apabila kedua perhitungan tersebut telah selesai maka dapat diperoleh nilai
Slack
atau
Float
yang merupakan sejumlah kelonggaran waktu dan elastisitas dalam sebuah jaringan kerja. Slide34
Forward Pass
34
Kecuali kegiatan awal, maka suatu kegiatan baru dapat dimulai bila kegiatan yang mendahuluinya
(predecessor)
telah selesai.
Waktu selesai paling awal suatu kegiatan sama dengan waktu mulai paling awal, ditambah dengan kurun waktu kegiatan yang mendahuluinya.
EF(i-j) = ES(i-j) + t (i-j)
Bila suatu kegiatan memiliki dua atau lebih kegiatan-kegiatan terdahulu yang menggabung, maka waktu mulai paling awal (ES) kegiatan tersebut adalah sama dengan waktu selesai paling awal (EF) yang terbesar dari kegiatan terdahulu.Slide35
Backward Pass
35
Waktu mulai paling akhir suatu kegiatan sama dengan waktu selesai paling akhir dikurangi kurun waktu berlangsungnya kegiatan yang bersangkutan.
LS(i-j) = LF(i-j) – t
Apabila suatu kegiatan terpecah menjadi 2 kegiatan atau lebih, maka waktu paling akhir (LF) kegiatan tersebut sama dengan waktu mulai paling akhir (LS) kegiatan berikutnya yang terkecil.Slide36
Contoh
36Slide37
Jaringan Kerja
37Slide38
Forward Pass
38Slide39
Backward Pass
39Slide40
Slack/Float
40Slide41
Kesimpulan
41
Kegiatan
Kritis
:
A, F, I, J
Jalur
Kritis
:
1-6-11-14-15Slide42
42
selesai