12 . Project Procurement Management - PowerPoint Presentation

Slide1

12

.

Project Procurement ManagementSlide2

Project Procurement Management

mencakup proses-proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, yang dibutuhkan dari luar organisasi .Why OutsourceAgar Organisasi dapat tetap fokus pada bisnis utamanyaMempermudah akses keterampilan dan teknologiMemberikan fleksibilitasMeningkatkan akuntabilitas

12.

Project Procurement ManagementSlide3

Project Procurement Management

Project Procurement Management

Control Procurement

Conduct Procurement

Plan Procurement

Close ProcurementSlide4

Proses

menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus

diambil

dari

luar, tipe kontrak

dan menggambarkan kerja yang harus

dilakukan oleh distributor kelak

12.1 Plan Procurement ManagementSlide5
Slide6

12.1.1.1

Project Management PlanDigunakan untuk membuat plan procurement , Di dalam nya terdapat Scope Baseline yang berisi Project Scope Statement, WBS , dan WBS dictionary 12.1.1 Input Plan ProcurementSlide7

12.1.1.2

Requirement DocumentationRequirement Documentation terdiri atas :Informasi penting tentang persyaratan proyek yang di pertimbangkan selama perencanaanPersyaratan –persyaratan dengan inplikasi bersifat kontrak dan hukum12.1.1 Input Plan ProcurementSlide8

12.1.1.3

Risk RegisterMenyediakan data tentang Resiko-resiko yang mungkin di temui di proyek , dan juga penangananya.untuk mengupdate Risk register harus mengupdate project document update12.1.1 Input Plan ProcurementSlide9

12.1.1.4

Activity Resource RequirementBerisi informasi tentang requirement yang bersifat khusus seperti orang , peralatan , atau lokasi12.1.1 Input Plan ProcurementSlide10

12.1.1.5

Project ScheduleBerisi informasi tentang jadwal yang diperlukan atau jadwal yang dicantumkan dalam laporan.12.1.1 Input Plan ProcurementSlide11

12.1.1.6

Activity Cost EstimateMerupakan perkiraan biaya yang berhubungan dengan aktivitas pengadaan , digunakan untuk mengevaluasi kewajaran tawaran dan juga seller yang potensial.12.1.1 Input Plan ProcurementSlide12

12.1.1.7

Stakeholder RegisterMemberikan rincian tentang Stakeholder yang terlibat dalam proyek dan juga peran dan kepentingan mereka dalam proyek12.1.1 Input Plan ProcurementSlide13

12.1.1.8

Enterprise Environmental FactorsFaktor- faktor luar yang mempengaruhi plan procurement meliputi:Kondisi pasarProduk, layanan, dan hasil yang tersedia di pasarSeller , termasuk kinerja masa lalu atau reputasinyaPersyaratan umum dan persyaratan untuk produk/jasaKebutuhan –kebutuhan lokal yang unik.12.1.1 Input Plan ProcurementSlide14

12.1.1.9

Organizational Process AssetsYang termasuk organizational process assets meliputi:Kebijakan formal pengadaan , prosedur , dan pedoman.Sistem manajemen yang dipertimbangkan dalam mengembangkan procurement management plan dan memilih hubungan yang bersifat kontrak yang akan digunakanSistem Seller yang terpercaya yang diputuskan memenuhi syarat berdasarkan pengalaman-pengalaman sebelumnya.12.1.1 Input Plan ProcurementSlide15

1. Fixed Price Contracts

Kategori kontrak ini melibatkan pengaturan harga yang tetap untuk produk, layanan , atau hasil yang akan diberikan.Tipe-tipe kontrak sepertiFFP(Firm Fixed Contracts)FPIF(Fixed Price Incentive fee contracts)FP-EPA(Fixed Price With Economic Price Adjustment Contracts)Kategori-kategori kontrakSlide16

Firm Fixed Contracts(FFP)

Jenis kontrak yang umum digunakanHarga barang di tetapkan di awalSetiap kenaikan harga , merupakan tanggung jawab SellerBuyer harus tepat menentukan produk atau jasa yang akan di beli Setiap perubahan pada spesifikasi pengadaan meningkatkan biaya pada buyerSlide17

Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF)

Memberikan beberapa fleksibilitas kepada buyer dan seller ketika terdapat penyimpangan performanceTerdapat biaya insentif keuangan yang berkaitan dengan biaya ,jadwal , atau kinerja teknis dari seller.Harga kontrak akhir ditentukan setelah selesai semua pekerjaan berdasarkan kinerja seller.Ditetapkan price ceiling dan semua biaya di atas price ceiling tanggung jawab seller.Slide18

Fixed Price with Economic Price Adjusment Contract(FP-EPA)

Digunakan ketika periode kinerja seller mencakup periode bertahuntahun(jangka panjang)Kontrak dengan harga tetap, tetapi dengan ketentuan khusus memungkinkan untuk penyesuian akhir harga kontrak karena kondisi berubah, ex inflasiFP-EPA kontrak dimaksudkan untuk melindungi seller dan buyer dari kondisi eksternal di luar kendali merekaSlide19

2. Cost Reimbursable Contracts

Merupakan kategori kontrak yang melibatkan pembayaran (biaya pengganti )kepada seller untuk semua biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan , ditambah biaya yang mewakili keuntungan seller.Tipe-tipe kontrak meliputi:CPFF(Cost Plus Fixed Fee Contracts)CPIF(Cost Plus Incentive Fee Contracts)CPAF(Cost Plus Award Fee Contracts)Slide20

Cost Plus Fixed Fee Cntracts (CPFF)

Pembayaran hanya dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang telah di selesaikan oleh sellerSlide21

Cost Plus Incentive Fee Contracts (CPIF)

Pembayaran sesuai dengan kinerja dari seller tetapi jika biaya akhir tidak sama dengan perkiraan Estimasi Cost maka akan ada share dari cost antara seller dan buyer sesuai dengan kesepakatanya.Slide22

Cost Plus Award Fee Contracts(CPAF)

Pembayaran diberikan sesuai dengan kinerja seller dan juga biaya award karena kepuasan kepada kinerja seller. Slide23

3. Time and Material Contracts(T&M)

Campuran dari kontrak harga tetap dan kontrak harga penggantian . Kontrak ini sering digunakan untuk tambahan staff, akuisisi ahli , dan dukungan luar ketika sebuah pernyataan yang tepat untuk pekerjaan tidak dapat dengan cepat ditentukan.Slide24

12.1.2.1

Make or buy AnalysisAdalah teknik yang umum digunakan untuk menentukan apakah pengadaan ,dapat di upayakan oleh organisasi atau harus di beli dari sumber luar.12.1.2 Tools and Technique Plan ProcurementSlide25

12.1.2.2

Expert JudgementDigunakan untuk mengevaluasi proposal dari seller.dan juga masukannya di perlukan dalam proses plan procurement12.1.2 Tools and Technique Plan ProcurementSlide26

12.1.2.3

Market ResearchMeliputi pemeriksaan industri dan kemampuan vendor tertentu .Terdapat Review dari berbagai sumber tentang kemampuan pasarDapat mengevaluasi tujuan pengadaan yang dihubungkan dengan perkembangan teknologi serta analisis resiko agar mendapat vendor yang dapat menyediakan bahan-bahan atau jasa yang diinginkan12.1.2 Tools and Technique Plan ProcurementSlide27

12.1.2.4

MeetingsPerlu diadakan Meeting agar dapat membantu dalam proses plan procurement. Agar dapat di tentukan opsi palaing menguntungkan dalam proses pengadaan.12.1.2 Tools and Technique Plan ProcurementSlide28

12.1.3.1

Procurement management planmenggambarkan bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari dokumen pengadaan Diantaranya terdapat:-Tipe kontrak yang digunakan-Masalah manajemen resiko -Manajemen beberapa supplier yang terlibat,dll12.1.3 Output Plan ProcurementSlide29

12.1.3.2

Procurement Statement of workMenjelaskan  pengadaan barang secara cukup rinci untuk menentukankan calon

seller apakah

mereka

mampu memb

erikan

 produk, jasa, atau hasil

yang

tepat dan

sesuai.12.1.3 Output Plan ProcurementSlide30

12.1.3.3

Procurement DocumentsDigunakan untuk mengumpulkan proposal dari calon penjual . Istilah-istilah seperti tawaran, tender, atau quotatiom umumnya digunakan ketika keputusan pemilihan seller akan didasarkan pada harga ( seperti ketika membeli komersial atau item standar ) , sedangkan istilah seperti proposal umumnya digunakan ketika pertimbangan lain , seperti kemampuan teknis, dll

.

12.1.3

Output

Plan ProcurementSlide31

12.1.3.4

Source Selection CriteriaDigunakan untuk menilai proposal penjual (seller). Contoh source selesction criteria seperti :-Understanding of need-Overal of life cycle cost-Technical capability-Risk

-

Management approach(pendekatan manajemen)

-

Technical approach(pendekatan teknis), dll

12.1.3

Output

Plan ProcurementSlide32

12.1.3.5

Make or buy DecisionLaporan pekerjaan yang berupa keputusan dari pilihan apakah barang dan jasa diperoleh dari luar organisasi proyek, atau akan dilakukan secara internal oleh tim proyek12.1.3 Output Plan ProcurementSlide33

12.1.3.6

Change RequestSebuah keputusan yang melibatkan barang pengadaan, jasa, atau sumber daya biasanya mengalami perubahan. Juga berkaitan dengan permintaan

perubahan

tambahan

dan perubahan permintaan yang kemudian

diproses untuk diperiksa dan

dan dikontrol melalui proses terpadu

12.1.3 Output Plan ProcurementSlide34

12.1.3.7

Project Document UpdateMerupakan update dokumen yang terjadi karena dalam kegiatan proyek terjadi perubahan. Perbaikan tetap harus mendukung target dan capaian akhir

dari

suatu

proyek 12.1.3

Output Plan ProcurementSlide35

proses

mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak. Dalam proses ini, tim akan menerima tawaran atau proposal yang kemudian akan

menerapkan

kriteria

seleksi

yang ditetapkan sebelumnya untuk

memilih satu atau lebih

seller yang memenuhi syarat untuk

melakukan pekerjaan dan diterima sebagai seller.

12.2 Conduct ProcurementSlide36
Slide37

12.2.1.1

Procurement Management planMenjelaskan bagaimana proses procurement akan di kelola dari pengembangan procurement dokumentation.berdasrkan kontrak. 12.2.1 Input Conduct ProcurementSlide38

12.2.1.2

Procurement DocumentMenyediakan data tentang audit dari kontrak dan persetujuan lainya12.2.1 Input Conduct ProcurementSlide39

12.2.1.3

Source Selection Criteria Berisi informasi yang menjadi kriteria dipilihnya para suplier dalam proyek . Kriteria seperti capability, technical expertise , life cycle cost , delivery date, product cost , berdasarkan kontrak. 12.2.1 Input Conduct ProcurementSlide40

12.2.1.4

Seller proposalSeller proposal dibutuhkan untuk menentukan Seller yang potensial dan juga diperlukan dalam memilih seller yang akan diajak berkerja sama.12.2.1 Input Conduct ProcurementSlide41

12.2.1.5

Project DocumentBerisi risk register dan risk related contract decision12.2.1 Input Conduct ProcurementSlide42

12.2.1.6

Make or Buy Decision Merupakan hasil dari Make-or-buy analysis yang menentukan apakah produk atau servis tertentu dibuat/ dilakukan dalam organisasi atau dibeli

saja

dari

pihak ketiga. Keputusan ini

mempertimbangkan kondisi keuangan proyek, sehingga analisa keuangan harus dilakukan secara cermat.

12.2.1 Input Conduct ProcurementSlide43

12.2.1.7

Procurement Statement of workDibutuhkandalam proses pengadaan. Statement Of Work yang baik memberikan kesempatan

bagi

S

eller

untuk

memahami dengan baik

apa harapan

dari buyer (pelakuproyek

), sehingga penawar dapat

menilaia apakah dirinya

mampu

memenuhi

kebutuhan

buyer

/

tidak

12.2.1

Input

Conduct ProcurementSlide44

12.2.1.8

Organization Process Assets Aset – aset organisasi yang mungkin di butuhkan seperti:Daftar Calon seller yang prospektifInformasi tentang pengalaman masa lalu yang relevan dengan seller , yang baik dan yang buruk.12.2.1 Input Conduct ProcurementSlide45

12.2.2.1

Bidder Conferencesadalah pertemuan dengan semua calon seller dan buyer sebelum pengajuan tawaran atau proposal. Konferensi ini digunakan untuk memastikan bahwa semua calon seller memiliki pemahaman yang jelas dan pemahaman yang umum tentang pengadaan (baik teknis dan persyaratan kontrak), dan tidak ada penawar yang menerima perlakuan istimewa. tanggapan terhadap pertanyaan dapat dimasukkan ke dalam dokumen12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurementSlide46

12.2.2.2

Proposal Evaluation TechniquesDalam pengadaan yang kompleks, dimana pemilihan sumber akan dibuat berdasarkan respon seller dengan kriteria pertimbangan yang telah ditetapkan sebelumnya, proses peninjauan evaluasi formal akan ditentukan oleh kebijakan pembeli pengadaan12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurementSlide47

12.2.2.3

Independent EstimateUntuk item pengadaan yang berjumlah banyak, organisasi pengadaan dapat memilih untuk mempersiapkan perkiraan mandiri, atau memiliki perkiraan biaya yang telah disiapkan oleh estimator profesional di luar sebagai benchamrking pada tanggapan yang diusulkan12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurementSlide48

12.2.2.4

Expert JudgementPenilaian ahli dapat digunakan untuk mengevaluasi proposal penjual. Evaluasi proposal dapat dicapai oleh tim review multi-disiplin dengan keahlian di masing-masing area yang dicakup oleh dokumen pengadaan dan kontrak yang diusulkan12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurementSlide49

12.2.2.5

AdvertingDaftar penjual potensial yang ada, sering dikeluarkan dengan menempatkan iklan di publikasi yang beredar seperti koran atau publikasi khusus perdagangan.12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurementSlide50

12.2.2.6

Analytical Techniquedapat membantu organisasi dalam mengidentifikasi kesiapan vendor ke keadaan akhir yang diinginkan, menentukan biaya yang diharapkan untuk mendukung

penganggaran

,

dan

menghindari

pembengkakan biaya akibat

perubahan. Dengan mengamati performansi

masa lalu, tim dapat mengidentifikasi

area yang mungkin beresiko, dan yang perlu diawasi dengan

ketat untuk memastikan keberhasilan proyek

12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurementSlide51

12.2.2.7

Procurement NegotiationNegosiasi ini memperjelas struktur, persyaratan dan ketentuan lain pembelian sehingga kesepakatan bersama dapat dicapai sebelum penandatanganan kontrak. Negosiasi disimpulkan dengan dokumen kontrak yang dapat dieksekusi oleh buyer dan seller.12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurementSlide52

12.2.3.1

Sellected Sellerseller yang dipilih adalah seller yang dinilai berada dalam kisaran yang kompetitif berdasarkan hasil dari proposal atau evaluasi penawaran, dan yang telah dinegosiasikan dalam draft kontrak yang akan menjadi kontrak sebenarnya ketika penghargaan12.2.3 Output Conduct ProcurementSlide53

12.2.3.2

Agreementskesepakatan/perjanjian pegadaan meliputi syarat dan kondisi, dan dapat menggabungkan item yang ditentukan buyer mengenai apa yang kontraktor akan

lakukan

at

au

berikan. Ini adalah

tanggungjawab tim manajement proyek untuk

memastikan bahwa semua perjanjian

memenuhi kebutuhan proyek. 12.2.3

Output Conduct ProcurementSlide54

12.2.3.3

Resource CalendarsKalender yang berisi informasi tentang sumberdaya , kapan di butuhkan dan juga berapa banyaknya.12.2.3 Output Conduct ProcurementSlide55

12.2.3.4

Change requestPermintaan perubahan untuk rencana manajemen proyek, rencana anak perusahaan, dan komponen lainnya diproses untuk review dan disposisi melalui proses perform integrated change control.12.2.3 Output Conduct ProcurementSlide56

12.2.3.5

Project management plan UpdateElemen dari perencanaan manajemen proyek dapat di perbaharui, tetapi tidak terbatas pada : -perencanaan biaya,, mengenai waktu

atauu

jadwal

lainnya lingkup awal

jadwal awalperencanaan

manajemen komunikasiperencanaan manajemen

pengadaan12.2.3 Output Conduct ProcurementSlide57

12.2.3.6

Project Document Updatedokumen proyek dapat diperbaharui, tetapi tidak terbatas pada :

-

persyaratan

d

o

k

umentasi-

persyaratan penelusuran dokumentasi

daftar resiko

daftar stakeholder12.2.3 Output Conduct ProcurementSlide58

Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.

12.3 Control ProcurementSlide59
Slide60

12.3.1.1 P

roject Management planPerencanaan manajemen proyek akan mendeskripsikan bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari pengembangan dokumentasi pengadaan hingga penutupan kontrak

.

12.3.1

Input Control ProcurementSlide61

12.3.1.2

Procurement DocumentDokumen pengadaan meliputi pelengkapan laporan pendukung untuk administrasi proses pengadaan. Hal ini mencakup penghargaan pengadaan kontrak dan pernyataan

dalam

bekerja

.

12.3.1 Input

Control ProcurementSlide62

12.3.1.3

AgreementPersetujuan yang di setujui oleh pihak yang terlibat12.3.1 Input Control ProcurementSlide63

12.3.1.4

Approved Change Requestmeliputi modifikasi atas aturan dan kondisi dari kontrak yang meliputi pernyataan pengadaan kerja, harga, dan deskripsi produk

,

jasa

,

atau

hasil untuk disediakan.

12.3.1 Input Control ProcurementSlide64

12.3.1.5

Work Performance RequestSeller performance berhubungan dengan dokumen:Technical documentation – Work Performance Information12.3.1 Input Control ProcurementSlide65

12.3.1.6

Work Performance Datameliputi tingkatan dimana standar kualitas terpenuhi, biaya yang dikeluarkan, seller yang telah dibayar, semuanya dikumpulkan sebagai bagian

dalam

eksekusi

proyek

12.3.1 Input

Control ProcurementSlide66

12.3.2.1

Contract Change Control SystemContract Change Control System mendefinisikan proses dimana pengadaan

dapat

dimodifikasi

.

12.3.2

Tools and techniques Control ProcurementSlide67

12.3.2.2

Procurement Performance Reviewsadalah rangkuman yang terstrukturisasi dari kemajuan penjual untuk mengirimkan

cakupan

proyek

dan

kualitas

, hingga biaya

dan jadwal,

sebagai pembanding dalam kontrak

.12.3.2 Tools and techniques Control ProcurementSlide68

12.3.2.3

Inspection And AuditsUntuk memverifikasi proses penyelesaian dari kerja oleh seller .12.3.2

Tools

and techniques Control ProcurementSlide69

12.3.2.4

Performance ReportingMenyediakan manajemen dengan informasi bagaimana mengefektifkan seller dalam mencapai

tujuan

kontrak

12.3.2

Tools

and techniques Control ProcurementSlide70

12.3.2.5

Payment SystemSeluruh pembayaran seharusnya dibuat dan didokumentasikan dalam penyesuaian yang ketat sesuai peraturan dalam kontrak12.3.2

Tools

and techniques Control ProcurementSlide71

12.3.2.6

Claims AdinistrationPerubahan yang di claim adalah perubahan dimana buyer dan seller tidak dapat mencapai persetujuan dalam kompensasinya, perubahan ini

disebut

klaim

.

Klaim itu didokumentasikan, diproses

, dimonitor, dan dikelola di seluruh

daur hidup kontrak, biasanya disesuaikan

dengan aturan kontrak.12.3.2

Tools and techniques Control ProcurementSlide72

12.3.2.7

Record Management Systemdigunakan oleh manajer proyek untuk mengelola kontrak dan dokumentasi pengadaan. 12.3.2 Tools and techniques Control ProcurementSlide73

12.3.3.1

Work Performance Informationmemberikan dasar untuk identifikasi masalah

saat

ini

atau

potensial

untuk

mendukung klaim

yang lainya atau

pengadaan baru

.

12.3.3

Output Control ProcurementSlide74

12.3.3.1

Change RequestPermintaan perubahan seperti biaya awal,jadwal , dan plan procurement management, sebagai hasil dari control procurement.12.3.3 Output Control ProcurementSlide75

12.3.3.3

Project Management Plan UpdateBagian yang akan di Update seperti:Procurement management planSchedule BaselineCost Baseline12.3.3 Output Control ProcurementSlide76

12.3.3.4

Project Document UpdateDocument yang akan di update meliputi,Procurement document termasuk di dalamnya kontrak, aproved change request, unapprove contract change dll. 12.3.3 Output Control ProcurementSlide77

12.3.3.5

Organizational Process Assets UpdateElement yang di update adalah.CorespondensiPayment Schedule dan RequestSeller Performance Evaluation documentation12.3.3 Output Control ProcurementSlide78

adalah

proses menyelesaikan setiap proyek pengadaanMendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.

12.4

Close ProcurementSlide79
Slide80

12.4.1.1

Project Management Plansebuah perencanaan yang matang terhadap kontrak yang akan dilaksanakan. 12.4.1 Input Close ProcurementSlide81

12.4.1.2

Procurement DocumentationAgar kontrak dapat diselesaikan, seluruh procurement documentation harus dikumpulkan. Informasi yang ada meliputi : jadwal kontrak, jangkauan proyek, kualitas, catatan pembayaran, hasil inspeksi. Informasi-informasi ini dapat digunakan sebagai pembelajaran dan dasar untuk bahas evaluasi kontraktor. 12.4.1 Input Close ProcurementSlide82

12.4.2.1

Procurement AuditsReview secara terstruktur dari plan procurement yanng dilakukan.12.4.2 Tools and Techniques Close ProcurementSlide83

12.4.2.2

Negotiation SettlementsPenyelesaian masalah tidak bisa dicapai dengan negoisasi langsung, beberapa alternative dispute resolution (ADR) termasuk mediasi dapat di eksplorasi lebih jauh12.4.2 Tools and Techniques Close ProcurementSlide84

12.4.2.3

Record Management Systemdigunakan oleh manajer proyek untuk

mengelola

kontrak

dan

dokumentasi

pengadaan

dan catatan.

Dokumen kontrak

dan korespondensi

Diarsipkan

melalui

sistem

pengelolaan

catatan

sebagai

bagian

dari

proses close procurement

12.4.2

Tools

and Techniques Close ProcurementSlide85

12.4.3.1

Close ProcurementSupplier biasanya memerikan notifikasi secara formal untuk menginformasikan bahwa kontrak telah selesai. 12.4.3 Output Close ProcurementSlide86

12.4.3.2

Organizational process asstes updateAda beberapa elemen yang biasa di update :Procurement file : sekumpulan dokumentasi , termasuk closed contract yang dipersiapkan untuk final project.Deliverable acceptance

Lessons learned dokumentation : pembelajaran mendalam untuk mengetahui recomendasi kedepan tentang procurement lebih baik.

12.4.3

Output

Close ProcurementSlide87

Terima kasih