/
TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA & MANUAL TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA & MANUAL

TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA & MANUAL - PowerPoint Presentation

agentfor
agentfor . @agentfor
Follow
350 views
Uploaded On 2020-08-28

TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA & MANUAL - PPT Presentation

PROSEDUR KERJA Dr Zubalqiah Zulkifli Unit Kualiti dan Keselamatan Pesakit OBJEKTIF Arahan KKM untuk mengemukakan maklumbalas pelaksanaan pengemaskinian ID: 806858

jabatan yang aktiviti dan yang jabatan dan aktiviti kerja bagi tugas amp dengan perlu mpk tindakan fungsi dalam individu

Share:

Link:

Embed:

Download Presentation from below link

Download The PPT/PDF document "TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA & MANUAL" is the property of its rightful owner. Permission is granted to download and print the materials on this web site for personal, non-commercial use only, and to display it on your personal computer provided you do not modify the materials and that you retain all copyright notices contained in the materials. By downloading content from our website, you accept the terms of this agreement.


Presentation Transcript

Slide1

TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA & MANUAL PROSEDUR KERJA

Dr

Zubalqiah

Zulkifli

Unit

Kualiti

dan

Keselamatan

Pesakit

Slide2

OBJEKTIF

Arahan

KKM

untuk

mengemukakan

maklumbalas

pelaksanaan

pengemaskinian

MPK & FM

setiap

3

bulan

Mengambil

segala

daya

dan

usaha

untuk

mengemaskinikan

MPK

dan

FM

selaras

dengan

PKPA

Bil

8/

Tahun

1991

Mencapai

tahap

kategori

Lengkap

dan

sempurna

(100%) –

dikemaskini

mengikut

perubahan

semasa

dan

kandungan

mengikut

format yang

telah

diberikan

Slide3

Maklumbalas pelaksanaan

pengemaskinian

MPK & FAIL MEJA

Slide4

Slide5

Portal Rasmi Bahagian

P

embangunan

K

ompetensi

, KKM

http://kompetensi.moh.gov.my/bpk

Slide6

Format Fail Meja & Manual Prosedur

Kerja

Slide7

Slide8

Checklist naziran Manual Prosedur

Kerja

,

Bahagian

Pembangunan

Kompetensi

Slide9

Checklist naziran Fail Meja

,

Bahagian

Pembangunan

Kompetensi

Slide10

PENGENALAN

Pekeliling

Kemajuan

Pentadbiran

Awam

Bilangan

8

Tahun

1991

PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Semua

jabatan

perlu

menyediakan MPK dan FM

Slide11

KONSEP MPK

Jabatan

/

 MPK

Pejabat

Jelas

dalam

:

Harapan

jabatan

Tuju

arah

jabatan

Fungsi

jabatan

Pembahagian

aktiviti

/

tugas bahagian/ unitRangkaian prosedur dan tanggungjawab pegawai/ staf

Kecekapan

dan

keberkesanan

jabatan

/

pejabat

Slide12

KONSEP FM

Individu

/

 FM

Jawatan

Jelas

dalam

:

Tuju

arah

jabatan

Tugas

dan

t/

jawab

Kedudukan

dalam

jabatan

Dasar dan peraturanProsedur dan aliran kerja

Kecekapan & keberkesanan

individu

Slide13

FAIL MEJA

Slide14

MPK vs FMMPK

Dokumen

peringkat

jabatan

Berasaskan

kepada

fungsi

&

bidang

tugas

jabatan

Satu

MPK

satu

jabatan

Semua

aktiviti

jabatanFAIL MEJADokumen peringkat individu / jawatanBerasaskan kepada tugas & t/jawab individu/ jawatanSatu FM satu jawatanSemua tugas yang ditetapkan bagi sesuatu jawatan

Slide15

FAEDAH MPK & FM

Slide16

PERLU TAHUMPK & FM

perlu

dikaji

semula

dari

semasa ke

semasa

.

Jabatan

/

pejabat

hendaklah

membuat

kajian semula ke

atas

MPK

dan FM mereka sekurang

- kurangnya setahun sekali.

Slide17

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

Slide18

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

Sebagai

rujukan

semua

pegawai

/

staf

Satu

MPK

bagi

satu

jabatan

Fokus

kepada

Jabatan

Bertujuan

meningkatkan

kecekapan

dan keberkesanan jabatan keseluruhan

Slide19

Slide20

KANDUNGAN MPK

Slide21

LATAR BELAKANG JABATAN

Sejarah

penubuhan

Tujuan

dan

matlamat

penubuhan

Akta

atau

perundangan

yang

berkaitan

Maklumat

dalam

latar

belakang dijadikan

asas bagi membentuk strategi bertindak jabatan

Slide22

Contoh

:

Slide23

Contoh

:

Slide24

OBJEKTIF

Kenyataan

mengenai

apa

yang

hendak

dicapai

oleh

jabatan

selaras

dengan

matlamat

penubuhanObjektif

amat

penting

– menjelaskan

dengan tepat tuju arah jabatan, asas bagi proses pengurusan strategikObjektif jabatan menjadi asas kepada pembentukan objektif bahagian/ unit / seksyen

Slide25

Slide26

Slide27

Slide28

CARTA ORGANISASI

Struktur

fungsi

,

aktiviti

&

hierarki

Jelaskan

aktiviti

yang

dijalankan

oleh

jabatan

melalui

perwujudan

Unit/

Seksyen

/

Bahagian

Rantaian

perintah (chain of command)/ hierarki – siapa ketua yang boleh beri arahan / buat keputusan/ menyelia & mengawal kerjaAlat perancanganKeperluan anggotaPerluasan fungsiKeperluan latihan

Slide29

Slide30

Slide31

FUNGSI UTAMA JABATAN

Tugas-tugas

utama

Bergantung

kepada

jenis

kegiatan

Khusus

untuk

jabatan

/

pejabat

tesebut

sahajaUmum

merupakan

kegiatan

biasa (common activity)

Slide32

Slide33

FUNGSI UTAMA KHUSUS (CONTOH)

Jabatan

:

Jabatan

Pendaftaran

Negara

Fungsi

Utama

:

Pendaftaran

Contoh

fungsi-fungsi

utama

yang

biasa

bagi

setiap

jabatan/pejabat

:PerkhidmatanPentadbiran AMKewangan

Slide34

Slide35

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA

Kerja

di

bawah

fungsi

utama

Contoh:

Fungsi

Utama

:

Pentadbiran

AM

Aktiviti

:

Penggunaan

kad perkam

waktu

Urusan

surat-menyuratKeselamatan

PejabatKebersihan Pejabat

Slide36

Slide37

PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI

Rangkaian

tindakan

yang

perlu

diambil

secara

berturutan

mengikut

peraturan

yang

ditetapkan

bagi

melaksanakan

aktiviti

Cara

s

ediakan

:Kenalpasti

aktiviti Sedia turutan tindakanMulakan dengan perkataan “perbuatan” bagi menyenaraikan setiap prosesSenaraikan jawatan yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah berkenaan

Slide38

Slide39

CARTA ALIRAN KERJA

Gambaran

secara

grafik

/

gambarajah

ke

atas

tindakan

-

tindakan

yang

terlibat

dalam

melaksanakan

aktiviti

/

tugas

Memperlihatkan

setiap

langkah/ tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, daripada peringkat mula & peringkat selesai dengan ringkasLangkah:Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibatSediakan carta aliran proses kerja tersebut

Gunakan simbol-simbol yang ditetapkan

Slide40

Slide41

BORANG

Menyimpan

dan

merekodkan

maklumat

Menyenangkan

maklumat

direkod

dengan

cara

yang

teratur

dan sistematikMembolehkan

maklumat

yang

perlu

dan mustahak

sahaja yang direkodkan

Slide42

Slide43

FAIL MEJA (FM)

Slide44

KANDUNGAN FAIL MEJA

Slide45

Slide46

Slide47

Slide48

Slide49

CARTA ORGANISASI

Struktur

fungsi

,

aktiviti

&

hierarki

Jelaskan

aktiviti

yang

dijalankan

oleh

jabatan

melalui

perwujudan Unit/

Seksyen

/

Bahagian

Rantaian

perintah/

hierarki – siapa ketua yang boleh beri arahan / buat keputusan/ menyelia & mengawal kerjaAlat perancanganKeperluan anggotaPerluasan fungsiKeperluan latihan

Slide50

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN ANGGOTA

Pecahan

carta

organisasi

jabatan

Hanya

carta

organisasi

bahagian

dimana

individu

itu

ditempatkan

Kedudukan

individu ditandakan

Bertujuan jelaskan kepada anggota mengenai:Aktiviti yang dilaksanakan oleh jabatan dengan perwujudan unit/ seksyen/ bahagiannyaRakan sejawatnyaPegawai atasannyaKedudukan dirinya di bahagian itu

Slide51

SENARAI TUGAS/KUASA & HUBUNGAN

Perincian

mengenai

tugas

,

tanggungjawab

dan

kuasa

seseorang

individu

yang

bertugas

di

jabatan

Mengandungi

:Nama

jawatan

/

jabatan

/

bahagian/unitJawatan

yang disandangTugas dan tanggungjawabHubungan kerja dengan pegawai lain iaitu melalui 4 cara:Pegawai atasanPegawai bawahanRakan sejawatPegawai dari agensi luar

Slide52

PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

Arahan

pentadbiran

Ditetapkan

oleh

jabatan

Perlu

dipatuhi

dalam

menjalankan

aktiviti

/

tugas

Slide53

PROSES KERJA BAGI SETIAP TUGAS

Rangkaian

tindakan

yang

perlu

diambil

secara

berturutan

mengikut

peraturan

yang

ditetapkan

bagi

melaksanakan

aktiviti

/

tugas

Cara

sediakan:

Kenalpasti aktivit/tugas yang perlu proses kerjaSedia turutan tindakanMulakan dengan perkataan perbuatanSenaraikan jawatan yang dirujukSenaraikan undang-undang & peraturan berkaitan

Slide54

LANGKAH-LANGKAH SEDIAKAN PROSES KERJA

Slide55

CONTOH

Slide56

CARTA ALIRAN KERJA

Gambaran

secara

grafik

/

gambarajah

ke atas

tindakan-tindakan

yang

terlibat

dalam

melaksanakan

aktiviti

/tugasMemperlihatkan

setiap

langkah

/tindakan yang perlu

diambil mengikut turutan yang betul, daripada peringkat mula & peringkat selesai dengan ringkasLangkah:Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang berkaitan dengan individu dalam MPKAmbil carta aliran proses kerja tersebutLorekan

tindakan yang melibatkan individu sahaja

Slide57

PENGGUNAAN SIMBOL DALAM CARTA ALIRAN

Slide58

CONTOH

Slide59

SENARAI SEMAK

Alat

perancangan

dan

kawalan

kerjaMengandungi

tindakan-tindakan

yang

perlu

dalam

melaksanakan

tugas

/aktivitiBerbentuk

soalan

,

jawapan

atau pernyataan

peringatanPenting bagi:Semakan perkara-perkara pentingAlat pengawasanElak lupa dan kesilapanSebagai peringatanDisiplin

Slide60

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Petikan

kecil

arahan-arahan

rasmi

yang perlu dirujuk

Tujuannya

:

Rujukan

asas

yang

membolehkan

sesuatu

aktiviti dilakukan dengan

sah

dan

betulMenjimat masa

mengesan arahan bila diperlukanContoh:1. Pekeliling-pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam;2. Surat Pekeliling-pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam;3. Surat Pekeliling Am;4. Pekeliling Am;5. Pekeliling Perbendaharaan;

Slide61

Cara penyediaan:

Kumpulkan

semua

perundangan

dan

peraturan

yang

berkaitan

dengan

tugas

Senaraikan

dengan

mencatatkan bilangan,

tahun

dikeluarkan

,

tarikh dan

tajuk ringkasKandungkan petikan yang ada kaitan sahaja

Slide62

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Jawatankuasa

yang

individu

menjadi

pengerusi

/urusetiaJawatankuasa

yang

individu

menjadi

ahli

/

anggota

Jawatankuasa

hendaklah wujud sekurang-kurangnya

6

bulan

Catatkan

nama jawatankuasa

, kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan

Slide63

SENARAI BORANG

Membantu

anggota

mengetahui

borang-borang

yang ada kaitan

dengan

tugasnya

Slide64

NORMA KERJA

Jangkamasa

atau

lain-lain

pengukuran

prestasi

yang

ditetapkan

bagi

menyiapkan

sesuatu

kerja

Piagam

Pelanggan Jabatan

Objektif

Kualiti

Petunjuk

prestasi/KFABoleh diubahsuai selaras dengan penambahbaikan dalam melaksanakan tugas

Slide65

SENARAI TUGAS HARIAN

Format

bagi

mengingati

dan

merancang aktiviti-aktiviti

utama

yang

perlu

dilaksanakan

pada

hari

berkenaanDitempatkan di atas

meja

supaya

mudah rujukMenggalakkan

pengurusan masa yang cekapBoleh disediakan pada petang atau pagiTandakan aktiviti yang selesai dan nota sebab bagi yang tidak selesai

Slide66