PROSEDUR KERJA Dr Zubalqiah Zulkifli Unit Kualiti dan Keselamatan Pesakit OBJEKTIF Arahan KKM untuk mengemukakan maklumbalas pelaksanaan pengemaskinian ID: 806858
Download The PPT/PDF document "TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA & MANUAL" is the property of its rightful owner. Permission is granted to download and print the materials on this web site for personal, non-commercial use only, and to display it on your personal computer provided you do not modify the materials and that you retain all copyright notices contained in the materials. By downloading content from our website, you accept the terms of this agreement.
Slide1
TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA & MANUAL PROSEDUR KERJA
Dr
Zubalqiah
Zulkifli
Unit
Kualiti
dan
Keselamatan
Pesakit
Slide2OBJEKTIF
Arahan
KKM
untuk
mengemukakan
maklumbalas
pelaksanaan
pengemaskinian
MPK & FM
setiap
3
bulan
Mengambil
segala
daya
dan
usaha
untuk
mengemaskinikan
MPK
dan
FM
selaras
dengan
PKPA
Bil
8/
Tahun
1991
Mencapai
tahap
kategori
Lengkap
dan
sempurna
(100%) –
dikemaskini
mengikut
perubahan
semasa
dan
kandungan
mengikut
format yang
telah
diberikan
Slide3Maklumbalas pelaksanaan
pengemaskinian
MPK & FAIL MEJA
Slide4Slide5Portal Rasmi Bahagian
P
embangunan
K
ompetensi
, KKM
http://kompetensi.moh.gov.my/bpk
Slide6Format Fail Meja & Manual Prosedur
Kerja
Slide7Slide8Checklist naziran Manual Prosedur
Kerja
,
Bahagian
Pembangunan
Kompetensi
Slide9Checklist naziran Fail Meja
,
Bahagian
Pembangunan
Kompetensi
Slide10PENGENALAN
Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
Awam
Bilangan
8
Tahun
1991
PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
Semua
jabatan
perlu
menyediakan MPK dan FM
Slide11KONSEP MPK
Jabatan
/
MPK
Pejabat
Jelas
dalam
:
Harapan
jabatan
Tuju
arah
jabatan
Fungsi
jabatan
Pembahagian
aktiviti
/
tugas bahagian/ unitRangkaian prosedur dan tanggungjawab pegawai/ staf
Kecekapan
dan
keberkesanan
jabatan
/
pejabat
Slide12KONSEP FM
Individu
/
FM
Jawatan
Jelas
dalam
:
Tuju
arah
jabatan
Tugas
dan
t/
jawab
Kedudukan
dalam
jabatan
Dasar dan peraturanProsedur dan aliran kerja
Kecekapan & keberkesanan
individu
Slide13FAIL MEJA
Slide14MPK vs FMMPK
Dokumen
peringkat
jabatan
Berasaskan
kepada
fungsi
&
bidang
tugas
jabatan
Satu
MPK
satu
jabatan
Semua
aktiviti
jabatanFAIL MEJADokumen peringkat individu / jawatanBerasaskan kepada tugas & t/jawab individu/ jawatanSatu FM satu jawatanSemua tugas yang ditetapkan bagi sesuatu jawatan
Slide15FAEDAH MPK & FM
Slide16PERLU TAHUMPK & FM
perlu
dikaji
semula
dari
semasa ke
semasa
.
Jabatan
/
pejabat
hendaklah
membuat
kajian semula ke
atas
MPK
dan FM mereka sekurang
- kurangnya setahun sekali.
Slide17MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
Slide18MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
Sebagai
rujukan
semua
pegawai
/
staf
Satu
MPK
bagi
satu
jabatan
Fokus
kepada
Jabatan
Bertujuan
meningkatkan
kecekapan
dan keberkesanan jabatan keseluruhan
Slide19Slide20KANDUNGAN MPK
Slide21LATAR BELAKANG JABATAN
Sejarah
penubuhan
Tujuan
dan
matlamat
penubuhan
Akta
atau
perundangan
yang
berkaitan
Maklumat
dalam
latar
belakang dijadikan
asas bagi membentuk strategi bertindak jabatan
Slide22Contoh
:
Slide23Contoh
:
Slide24OBJEKTIF
Kenyataan
mengenai
apa
yang
hendak
dicapai
oleh
jabatan
selaras
dengan
matlamat
penubuhanObjektif
amat
penting
– menjelaskan
dengan tepat tuju arah jabatan, asas bagi proses pengurusan strategikObjektif jabatan menjadi asas kepada pembentukan objektif bahagian/ unit / seksyen
Slide25Slide26Slide27Slide28CARTA ORGANISASI
Struktur
–
fungsi
,
aktiviti
&
hierarki
Jelaskan
aktiviti
yang
dijalankan
oleh
jabatan
melalui
perwujudan
Unit/
Seksyen
/
Bahagian
Rantaian
perintah (chain of command)/ hierarki – siapa ketua yang boleh beri arahan / buat keputusan/ menyelia & mengawal kerjaAlat perancanganKeperluan anggotaPerluasan fungsiKeperluan latihan
Slide29Slide30Slide31FUNGSI UTAMA JABATAN
Tugas-tugas
utama
Bergantung
kepada
jenis
kegiatan
Khusus
–
untuk
jabatan
/
pejabat
tesebut
sahajaUmum
–
merupakan
kegiatan
biasa (common activity)
Slide32Slide33FUNGSI UTAMA KHUSUS (CONTOH)
Jabatan
:
Jabatan
Pendaftaran
Negara
Fungsi
Utama
:
Pendaftaran
Contoh
fungsi-fungsi
utama
yang
biasa
bagi
setiap
jabatan/pejabat
:PerkhidmatanPentadbiran AMKewangan
Slide34Slide35AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA
Kerja
di
bawah
fungsi
utama
Contoh:
Fungsi
Utama
:
Pentadbiran
AM
Aktiviti
:
Penggunaan
kad perkam
waktu
Urusan
surat-menyuratKeselamatan
PejabatKebersihan Pejabat
Slide36Slide37PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI
Rangkaian
tindakan
yang
perlu
diambil
secara
berturutan
mengikut
peraturan
yang
ditetapkan
bagi
melaksanakan
aktiviti
Cara
s
ediakan
:Kenalpasti
aktiviti Sedia turutan tindakanMulakan dengan perkataan “perbuatan” bagi menyenaraikan setiap prosesSenaraikan jawatan yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah berkenaan
Slide38Slide39CARTA ALIRAN KERJA
Gambaran
secara
grafik
/
gambarajah
ke
atas
tindakan
-
tindakan
yang
terlibat
dalam
melaksanakan
aktiviti
/
tugas
Memperlihatkan
setiap
langkah/ tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, daripada peringkat mula & peringkat selesai dengan ringkasLangkah:Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibatSediakan carta aliran proses kerja tersebut
Gunakan simbol-simbol yang ditetapkan
Slide40Slide41BORANG
Menyimpan
dan
merekodkan
maklumat
Menyenangkan
maklumat
direkod
dengan
cara
yang
teratur
dan sistematikMembolehkan
maklumat
yang
perlu
dan mustahak
sahaja yang direkodkan
Slide42Slide43FAIL MEJA (FM)
Slide44KANDUNGAN FAIL MEJA
Slide45Slide46Slide47Slide48Slide49CARTA ORGANISASI
Struktur
–
fungsi
,
aktiviti
&
hierarki
Jelaskan
aktiviti
yang
dijalankan
oleh
jabatan
melalui
perwujudan Unit/
Seksyen
/
Bahagian
Rantaian
perintah/
hierarki – siapa ketua yang boleh beri arahan / buat keputusan/ menyelia & mengawal kerjaAlat perancanganKeperluan anggotaPerluasan fungsiKeperluan latihan
Slide50CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN ANGGOTA
Pecahan
carta
organisasi
jabatan
Hanya
carta
organisasi
bahagian
dimana
individu
itu
ditempatkan
Kedudukan
individu ditandakan
Bertujuan jelaskan kepada anggota mengenai:Aktiviti yang dilaksanakan oleh jabatan dengan perwujudan unit/ seksyen/ bahagiannyaRakan sejawatnyaPegawai atasannyaKedudukan dirinya di bahagian itu
Slide51SENARAI TUGAS/KUASA & HUBUNGAN
Perincian
mengenai
tugas
,
tanggungjawab
dan
kuasa
seseorang
individu
yang
bertugas
di
jabatan
Mengandungi
:Nama
jawatan
/
jabatan
/
bahagian/unitJawatan
yang disandangTugas dan tanggungjawabHubungan kerja dengan pegawai lain iaitu melalui 4 cara:Pegawai atasanPegawai bawahanRakan sejawatPegawai dari agensi luar
Slide52PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI
Arahan
pentadbiran
Ditetapkan
oleh
jabatan
Perlu
dipatuhi
dalam
menjalankan
aktiviti
/
tugas
Slide53PROSES KERJA BAGI SETIAP TUGAS
Rangkaian
tindakan
yang
perlu
diambil
secara
berturutan
mengikut
peraturan
yang
ditetapkan
bagi
melaksanakan
aktiviti
/
tugas
Cara
sediakan:
Kenalpasti aktivit/tugas yang perlu proses kerjaSedia turutan tindakanMulakan dengan perkataan perbuatanSenaraikan jawatan yang dirujukSenaraikan undang-undang & peraturan berkaitan
Slide54LANGKAH-LANGKAH SEDIAKAN PROSES KERJA
Slide55CONTOH
Slide56CARTA ALIRAN KERJA
Gambaran
secara
grafik
/
gambarajah
ke atas
tindakan-tindakan
yang
terlibat
dalam
melaksanakan
aktiviti
/tugasMemperlihatkan
setiap
langkah
/tindakan yang perlu
diambil mengikut turutan yang betul, daripada peringkat mula & peringkat selesai dengan ringkasLangkah:Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang berkaitan dengan individu dalam MPKAmbil carta aliran proses kerja tersebutLorekan
tindakan yang melibatkan individu sahaja
Slide57PENGGUNAAN SIMBOL DALAM CARTA ALIRAN
Slide58CONTOH
Slide59SENARAI SEMAK
Alat
perancangan
dan
kawalan
kerjaMengandungi
tindakan-tindakan
yang
perlu
dalam
melaksanakan
tugas
/aktivitiBerbentuk
soalan
,
jawapan
atau pernyataan
peringatanPenting bagi:Semakan perkara-perkara pentingAlat pengawasanElak lupa dan kesilapanSebagai peringatanDisiplin
Slide60SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
Petikan
kecil
arahan-arahan
rasmi
yang perlu dirujuk
Tujuannya
:
Rujukan
asas
yang
membolehkan
sesuatu
aktiviti dilakukan dengan
sah
dan
betulMenjimat masa
mengesan arahan bila diperlukanContoh:1. Pekeliling-pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam;2. Surat Pekeliling-pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam;3. Surat Pekeliling Am;4. Pekeliling Am;5. Pekeliling Perbendaharaan;
Slide61Cara penyediaan:
Kumpulkan
semua
perundangan
dan
peraturan
yang
berkaitan
dengan
tugas
Senaraikan
dengan
mencatatkan bilangan,
tahun
dikeluarkan
,
tarikh dan
tajuk ringkasKandungkan petikan yang ada kaitan sahaja
Slide62SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
Jawatankuasa
yang
individu
menjadi
pengerusi
/urusetiaJawatankuasa
yang
individu
menjadi
ahli
/
anggota
Jawatankuasa
hendaklah wujud sekurang-kurangnya
6
bulan
Catatkan
nama jawatankuasa
, kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan
Slide63SENARAI BORANG
Membantu
anggota
mengetahui
borang-borang
yang ada kaitan
dengan
tugasnya
Slide64NORMA KERJA
Jangkamasa
atau
lain-lain
pengukuran
prestasi
yang
ditetapkan
bagi
menyiapkan
sesuatu
kerja
Piagam
Pelanggan Jabatan
Objektif
Kualiti
Petunjuk
prestasi/KFABoleh diubahsuai selaras dengan penambahbaikan dalam melaksanakan tugas
Slide65SENARAI TUGAS HARIAN
Format
bagi
mengingati
dan
merancang aktiviti-aktiviti
utama
yang
perlu
dilaksanakan
pada
hari
berkenaanDitempatkan di atas
meja
supaya
mudah rujukMenggalakkan
pengurusan masa yang cekapBoleh disediakan pada petang atau pagiTandakan aktiviti yang selesai dan nota sebab bagi yang tidak selesai
Slide66