Overview CSA/RCSA (Risk Control Self-Assessment) - PowerPoint Presentation

Slide1

OverviewCSA/RCSA (Risk Control Self-Assessment)

“Expect the best, prepare for the worst, celebrate it all.”

(

MAPCO Inc.

)Slide2

What is RCSA ?Proses

formal dan terdokumentasi yang memungkinkan manajemen dan work teams (tim kerja) yang terkait langsung dengan unit bisnis, fungsi, atau proses, untuk berpartisipasi secara terstruktur untuk mencapai tujuan:Mengidentifikasi faktor risiko dan eksposure yang signifikan.Meng-assess proses pengendalian utk memitigasi risiko.Merumuskan action plans untuk menurunkan risiko hingga ke level yg dpt diterima.Menentukan kemungkinan, atau membantu, pencapaian tujuan organisasi.Slide3

What is RCSA ?Metodologi

yang dapat digunakan oleh manajer untuk meng-assess kecukupan proses manajemen risiko dan pengendaliannya.Ultimate valuenya: utk membantu manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi.Slide4

What is RCSA ?Dalam

bentuk ideal, CSA memfasilitasi perolehan dan komunikasi informasi,yang mendorong peningkatan manajemen risiko dan pengendalian,menumbuhkan proses sharing dan kolaborasi, dan membantu manajemen meningkatkan budaya sharing dan keterbukaan.Slide5

What is RCSA ?Definisi dari

The IIA: Proses pengujian dan penilaian efektifitas pengendalian intern, dengan tujuan memberi jaminan yang masuk akal tentang pencapaian tujuan organisasi.Slide6

Atribut CSA

Perlu didampingi facilitators yang memiliki kompetensi yang sesuaiSuksesnya CSA membutuhkan: Cooperation, Participation, and Partnership (CPC) - Partisipasi kerjasama dan kemitraanProcess owner’s: manajemen dan work-teamsMenggunakan transkripsiDibantu electronic voting technology/meta planMencakup pengembangan action planSegera: Report produced within 24 hrs Slide7

Senior managers: mengawasi

penetapan, administrasi, dan evaluasi proses manajemen risiko dan pengendaliannya.Operating managers: menilai risiko dan pengendaliannya pada unit bisnisnya atau area tanggungjawabnya.Contoh ketentuan terkait: SOA tgl 30 Juli 2002Ownership & Accountability of ControlSlide8

8

Ownership & Accountability of ControlSlide9

Hasil

Kajian Ownership & Accountability of ControlSlide10

10

AspekTradisional FasilitatifExpertExternalPelaku proses bisnis (true expert)Sumber pengetahuanDari konsultanCore knowledge atas proses, rumusan masalah dan solusi ada dalam diri pegawai yang menggeluti pekerjaanPemahaman masalahSatu perspektif konsultanDiskusi dalam group mendorong pemahaman yang tepat dan multi-perspectivePengembangan solusiTergantung konsultanPengembangan solusi (action plan) sangat efisien dan didukung oleh seluruh anggota group Ownership atas rekomendasiRekomendasi milik konsultan, bukan milik manajemen dan pelaksanaManajemen dan pelaksana proses merasa memiliki rekomendasi tersebutPenerapan solusi (action plan)Belum pasti diterapkanChance untuk diterapkan lebih besarPerbedaan Pendekatan

Tradisional dan FasilitatifSlide11

Infrastruktur ORC (objective-risk-control) akan

lebih termonitor dan terpelihara (ter-improve) secara berkelanjutan.Pegawai di unit bisnis akan lebih terlatih dan berpengalaman dalam ORC.Informal & soft control lebih mudah teridentifikasi dari pada dlm metode tradisional.Pegawai akan termotivasi lebih memiliki (take ownership) terhadap ORC, shg corrective action akan lebih efektif dan tepat waktu.Memperkuat tanggung jawab manajemen dalam ORC.Hasil/Manfaat yang Diharapkan (continued)Slide12

Soft – Hard ControlsSlide13

Hasil/Manfaat yang Diharapkan (2)

Memberikan cakupan bahasan yang lebih luas, mendalam, dan menyentuh hal-hal penting karena keikut-sertaan “true experts”.Meningkatkan komunikasi dalam organisasi.Meningkatkan kepedulian terhadap ORC dalam organisasiSlide14

Pegawai

memiliki perspektif yang lebih luas atas proses, risiko dan dampaknyaMeningkatkan pemahaman akan permasalahan secara lebih mendalamMeningkatkan semangat kerja pegawai (motivasi)Memberikan pembelajaran kepada peserta dalam menganalisis internal controlManfaat bagi PegawaiSlide15
Slide16

Hambatan/Kendala

Resisten karena menganggap “wasted time”.Adanya keengganan untuk berubah.Kurangnya perhatian terhadap ORC.Adanya tekanan dari pihak2 yang memiliki power.Kurangnya support pimpinan.Kurangnya perencanaan dan pelatihan.Biaya yang cukup besar (loss of productivity, biaya pelatihan fasilitator, hardware-software, dll)Slide17

Prinsip Fasilitasi pada CSA

CSA berusaha mengungkap pengetahuan peserta atas present-day facts and issues“Interogasi” sopan terhadap sekelompok orang, dengan pertanyaan mengenai kondisi saat ini, dan mencari penyebab yang ada saat iniMenanyakan what they know, bukan what they can imagineSlide18

Traffic ControlSlide19

Pengembangan CSA Questionaire

Contoh pertanyaan CSA dalam bentuk Likert Scale: Saya paham dengan tujuan bisnis unit kita:Strongly Agree AgreeSomewhat AgreeSomewhat DisagreeDisagreeStrongly DisagreeAtau disajikan dalam bentuk sbb:X

Pernyataan yang harus diberi pendapatPendapat Responden Sangat setuju 

Sangat

tdk

setuju

Saya paham dengan tujuan bisnis unit kita

Sebaiknya

jumlahnya

genapSlide20

Jenis Pertanyaan

General (Core):Saya mengerti tujuan tim kerja sayaSaya mengerti tugas dan tanggung jawab sayaApply to particular business function (eg. Budgeting, finance):Saya mempunyai tool memadai dalam menyusun anggaranSaya mengerti proses kerja unit sayaRelated to very specific business unit involved in workshops:Kebijakan no:364/K/… cukup memadaiSaya dapat mengoperasikan mesin X.Slide21

B. Workshop

Open dan trustFokus pada efektifitas unit ybs. dalam mencapai objektifOverview (30’)Pembahasan masing-masing tujuan (4 jam)Rating efektivitas pencapaian tujuanSlide22

B.1 Workshop - Introduction & presentation

Ground-rulesAgenda Presentation (control)Slide23

Ground RulesFasilitator perlu memastikan bahwa setiap peserta

memahami proses CSA dan tujuan workshop. Melalui suatu presentasi singkat dan sederhana, fasilitator membangun fondasi agar peserta berpartisipasi penuh. Presentasi ini bermanfaat pula untuk menetapkan ‘ground rules’ atau aturan main.Slide24

Ground RulesContoh Ground rules:

Everyone participateNo one monopolizesNo side conversationHargai perbedaanConfidential (informasi milik group)Waktu berharga: start tepat waktu; kembali dari break tepat waktuKemukakan pendapat secara profesionalSlide25

Ground RulesContoh Ground rules:

Laugh with others, not at themDon’t interrupt the speakerSetiap anggota meminta time-out jika diskusi menyimpangSetiap anggota bertanggung jawab untuk menjaga ground rulesSlide26

Atribut presentation skill Bersemangat, antusias dan ramah

Memiliki tujuan yang jelas, dan tahu apa yang harus disampaikanBuat eye contact dengan pesertaVariasikan nada suaraBe animated, walk aroundTepat waktu (menjaga waktu)Gunakan visual aid dengan baikBanyak senyumSense of humorGunakan komunikasi non verbal Slide27

Dapat

menggunakan bantuan teknologi:Data basesElectronic voting technology (or manual) Presentation software & hardwareProject management software B.2 Workshop - AssessmentSlide28

Keunggulan Voting Elektronik

Dapat segera di-create setelah masalah pokok ditemukan, dan memberi hasil segera.Anonim dan confidentialHasil dapat diolah/disimpulkan dengan cepat (grafik, tren)Mudah merevisi pertanyaanSlide29

Voting terbuka (Open Voting)

Dapat diterapkan hanya apabila:Area yang dibahas tidak mengandung perdebatan Terdapat komunikasi yang baikTerdapat leadership yang baikTerdapat budaya terbuka, saling percaya, dan saling menghormatiTerdapat dukungan manajemenSlide30
Slide31

C. Post workshop

CompilationReporting, with facilitator’s commentEnsure action planSlide32

Isi laporan

- ‘Bird’s Eye’ overview atas kondisi ORC- Analysis oleh facilitators- Data yang diperoleh: Semua komentar dan hasil voting- Action plansDiberikan kepada semua workshop participants.Slide33

Contoh risk profileSlide34
Slide35
Slide36
Slide37
Slide38
Slide39
Slide40
Slide41

Sekian

& Terima Kasih